Прием на работу иностранных граждан — стандартная практика для многих российских компаний. Однако у кадровиков и работодателей часто возникают вопросы‚ связанные с оформлением кадровых документов. Один из самых частых: как сделать трудовую книжку иностранцу? В этой статье мы подробно разберем все нюансы законодательства‚ порядок действий и особенности оформления данного документа для сотрудников из-за рубежа.

Общие правила: нужна ли иностранцу трудовая книжка?

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ)‚ трудовые отношения между работодателем и работником подразумевают обязательное ведение трудовой книжки. Это правило распространяется и на иностранных граждан‚ а также на лиц без гражданства‚ если они заключают трудовой договор с работодателем на территории РФ.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ при условии‚ что эта работа является для сотрудника основной.

Варианты оформления: от бумажной к электронной

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам и работающим в РФ иностранцам доступен формат электронной трудовой книжки (ЭТК). Поэтому при трудоустройстве иностранца возможны три сценария:

Иностранец устраивается на работу в РФ впервые

Если иностранный гражданин ранее нигде не работал на территории России и у него нет стажа в российских компаниях‚ работодатель обязан оформить на него новую трудовую книжку. С 2021 года при первом трудоустройстве автоматически оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный вариант новым сотрудникам больше не выдается.

У иностранца есть бумажная трудовая книжка старого образца (СССР)

Если гражданин предъявляет трудовую книжку образца 1974 года (сохраняют граждане стран СНГ‚ например‚ Украины‚ Беларуси‚ Казахстана)‚ работодатель не имеет права продолжать ее ведение. В этом случае необходимо:

• Оформить сотруднику электронную трудовую книжку (так как он устраивается впервые в РФ по новым правилам).
• По желанию работника‚ можно также завести новую бумажную трудовую книжку российского образца и внести в нее запись о текущей работе. Однако основным подтверждением стажа теперь станет ЭТК.

Иностранец уже работал в РФ и имеет российскую трудовую книжку

Если иностранный работник ранее уже работал в России и имеет бумажную трудовую книжку российского образца (или перешел на ЭТК)‚ работодатель просто продолжает ее ведение. В этом случае:

• Если сотрудник уже подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель только сдает отчеты в Социальный фонд России (СФР).
• Если сотрудник сохранил бумажный формат — работодатель вносит записи в бумажный бланк и параллельно сдает отчетность в СФР.

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку иностранцу

Если иностранец устраивается на работу впервые и вам необходимо оформить ему трудовую книжку‚ следуйте этому алгоритму:

1. Проверка документов. Убедитесь‚ что у иностранца есть полный пакет документов для заключения трудового договора (патент‚ разрешение на работу‚ РВП‚ ВНЖ‚ паспорт с нотариальным переводом‚ СНИЛС).
2. Издание приказа о приеме на работу. Издайте приказ по форме Т-1 или по утвержденной в организации форме.
3. Формирование электронной трудовой книжки. При первичном приеме на работу данные автоматически фиксируются в системе персонифицированного учета. Работодатель обязан подать соответствующие сведения в СФР при следующем отчете (форма ЕФС-1).
4. Оформление бумажного бланка (по желанию). Если работник хочет иметь документ на руках‚ приобретите чистый бланк российской трудовой книжки. Заполните ьный лист на основании паспорта (с нотариально заверенным переводом) и документа об образовании (если он предоставлен на русском языке или переведен). Внесите запись о приеме на работу.

Особенности заполнения ьного листа

Заполнение трудовой книжки на имя иностранца имеет свои нюансы‚ на которые стоит обратить особое внимание:

• ФИО сотрудника. Данные вносятся строго на русском языке. Если в паспорте иностранного гражданина сведения написаны латиницей‚ необходимо опираться на нотариально заверенный перевод паспорта‚ где ФИО уже адаптированы под русскую транслитерацию.
• Дата рождения. Указывается на основании перевода паспорта.
• Образование. Заполняется только в том случае‚ если иностранный диплом признан в РФ (в некоторых случаях требуется процедура нострификации). Если документов об образовании нет или они не переведены‚ данная графа остается пустой.
• Подпись работника. На ьном листе иностранный работник должен расписаться. Если он не владеет русским языком и не может написать свои ФИО кириллицей‚ допускается оставление графы без подписи с соответствующим актом‚ однако на практике кадровики просят иностранцев заранее потренироваться расписаться по-русски.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

С внедрением ЭТК вопрос подтверждения стажа стал проще. Работодатель может узнать о статусе трудовой книжки сотрудника:

• Через выгрузку из программ кадрового учета (1С и др.)‚ которые синхронизируются с базами СФР.
• По информации‚ предоставленной самим работником (выписка из СФР или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р).

Ответственность работодателя

Важно помнить‚ что невыдача или неправильное оформление трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. За каждый случай несоблюдения правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Оформление трудовой книжки иностранцу, процесс‚ который требует внимательности к деталям‚ особенно при заполнении персональных данных на основе переведенных документов. Главное правило: иностранные граждане оформляются по тем же правилам‚ что и россияне‚ с учетом того‚ что первичное трудоустройство теперь подразумевает автоматический переход на электронную трудовую книжку. Бумажный бланк оформляется лишь как дополнительный документ по запросу самого работника.