Сотрудники часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке закончились страницы для новых записей. Как правильно оформить такие записи, какие нюансы предусмотрены законодательством и какие ошибки часто допускают работодатели? В этой статье подробно разберём все аспекты вкладышей и дополнения к основной книжке.
Что говорит закон?
По пункту 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому Приказом Минтруда России от № 320н, когда заполнены все страницы одного из разделов, необходимо оформить вкладыш. Он считается частью трудовой книжки и оформляется в том же порядке, что и основной документ.
- Вкладка вшивается (или пришивается) в конец первой части книжки.
- Все последующие записи вносятся в этот вкладыш.
- В случае полного заполнения вкладыша – создаётся новый, который также вшивается в книгу.
Как правильно вшить вкладыш?
Вкладыш размещается между обложкой и последней страницей основной части. При этом он должен быть надёжно закреплён, чтобы не отделялся от книги при эксплуатации.
Как оформить записи, если места в книжке мало?
Если в основной книжке закончились страницы, но есть ещё свободный вкладыш, все новые сведения вносятся в него. При этом соблюдаются следующие правила:
- Последовательность – записи продолжаются без пропусков.
- Нумерация – вкладыш нумеруется как продолжение основной части (например, «Раздел 2‑В»).
- Содержание – в него вносятся сведения о работе, награждениях, премиях и иных сведениях, предусмотренных ТК РФ.
Пример оформления вкладыша
Раздел 2‑В (вкладыш) Дата приёма на работу: Должность: Инженер‑конструктор Разряд: 2‑й разряд Сведения о премировании: премия за 2025 г. – 15 000 р.
Что делать, если вкладыш тоже заполнен?
Когда и вкладыш полностью заполнен, необходимо завести следующий вкладыш. Он оформляется аналогичным образом и вшивается в конец уже существующего вкладыша, образуя цепочку страниц.
- Каждый новый вкладыш нужен только после полного заполнения предыдущего.
- В конце всей цепочки (последний вкладыш) вносится запись о завершении работы сотрудника, если это необходимо.
Как правильно заверить трудовую книжку при окончании страниц?
Заверяющая запись может быть сделана на последнем листе книжки, но не обязательно. Важно, чтобы она была проставлена в том месте, где продолжается ведение записи (вкладка или следующий вкладыш).
Некоторые организации предпочитают ставить заверяющую отметку на каждой странице, однако это не обязательное требование.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное расположение вкладыша – вкладыш должен быть вшит в начало первой части книги, а не в произвольное место.
- Отсутствие подписи работодателя – каждая новая запись должна быть подписана уполномоченным представителем организации.
- Неучёт даты – дата записи должна соответствовать фактическому событию.
- Неправильный порядок нумерации – вкладыш следует нумеровать как продолжение основной части, а не как отдельный документ.
Как оформить копию и её заверивание?
Если требуется сделать копию трудовой книжки, то по ГОСТу копируются только заполненные страницы. На каждой копии ставятся печать, дата и подпись нотариуса или уполномоченного лица.
Запись в трудовой книжке при нехватке места – это не проблема, а стандартный процесс, регулируемый внутренними нормами и законодательством. Главное правило – вкладыш должен быть вшит в книгу, а все новые сведения вносить последовательно в него. При полном заполнении вкладыша создаётся новый, который также вшивается в книгу. Соблюдая эти простые правила, работодатель обеспечивает корректность и законность ведения трудовых книжек.
Обновлено: 16:27:43