С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс затрагивает как новых сотрудников, так и уже работающих граждан. В статье рассмотрим подробно, как правильно оформить трудовую книжку при переходе на электронный формат, какие записи необходимо сделать и на что обратить внимание кадровикам.

Основные положения о переходе на электронные трудовые книжки

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2020 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для новых работников. Для уже работающих граждан переход на ЭТК добровольный.

Действия работодателя при приеме на работу сотрудника, выбравшего электронную трудовую

Ситуация 1: Новый сотрудник (впервые устраивается на работу)

Для лиц, впервые поступающих на работу с 2021 года, трудовая книжка в бумажном виде не заводится. Работодатель:

1. Заключает трудовой договор в установленном порядке
2. Направляет сведения о приеме на работу в Пенсионный фонд РФ (в течение 3 дней)
3. Формирует электронную трудовую книжку в системе ПФР
4. Выдает сотруднику справку о трудовой деятельности (по его запросу)

Ситуация 2: Действующий сотрудник, решивший перейти на ЭТК

Если работник, уже состоящий в трудовых отношениях, подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

1. Получите заявление: Работник должен написать заявление в свободной форме или по рекомендованному образцу
2. Уведомите о возможности ЭТК: Вручите уведомление о праве выбора формы ведения трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)
3. Сделайте запись в бумажной трудовой: Внесите соответствующую запись о подаче заявления на ЭТК
4. Верните трудовую книжку: Выдайте бумажную трудовую на руки сотруднику
5. Направьте сведения в ПФР: В течение 3 дней передайте информацию о переходе на ЭТК в Пенсионный фонд

Как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке

Согласно пункту 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н), при переходе на электронную трудовую книжку в бумажной трудовой делаеться следующая запись:

Запись должна быть:

• Четкой и разборчивой
• Внесена без сокращений
• Заверена подписью ответственного лица и печатью (если она используется)
• Проставлена в разделе «Сведения о работе»

Что делать, если заявление подано в день приема на работу?

Если сотрудник при трудоустройстве сразу заявляет о желании вести трудовую в электронном виде, алгоритм следующий:

1. Заключите трудовой договор
2. Сделайте запись о приеме на работу в бумажной трудовой в общем порядке
3. Вручите уведомление о возможности выбора формы ведения трудовой книжки
4. Получите от сотрудника заявление о переходе на ЭТК
5. Сделайте запись о подаче заявления и выдаче трудовой на руки
6. Передайте сведения в ПФР

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК имеет ряд преимуществ:

• Сокращение бумажного документооборота: Уменьшение объема кадровых документов
• Повышение надежности: Данные хранятся в защищенной системе ПФР
• Удобство доступа: Работник может получить сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР
• Снижение рисков утраты: Нет риска потери или порчи бумажного документа
• Автоматическое обновление: Все записи формируются и обновляются автоматически при смене работы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, законодательством предусмотрена возможность возврата к бумажной форме ведения трудовой книжки. Для этого:

1. Работник подает соответствующее заявление
2. Работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку о возврате к бумажной форме
3. Заводится новая бумажная трудовая книжка

Запись в электронной трудовой книжке будет выглядеть так:

Ответственность работодателя

При неправильном оформлении перехода на ЭТК или ведении бумажной трудовой для сотрудников, выбравших электронный формат, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Возможные санкции:

• Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
• Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей

Пошаговая инструкция для кадровой службы

Алгоритм действий при переходе на ЭТК:

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли не переходить на ЭТК?

Для новых сотрудников (с 2021 года) — нет, это обязательно. Для действующих сотрудников — переход добровольный, но при подаче заявления необходимо соблюдать установленный порядок.

Вопрос 2: Как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности?

Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или через портал Госуслуг.

Вопрос 3: Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую?

В этом случае необходимо:

• Восстановить записи на основании имеющихся документов
• Сделать соответствующую запись о восстановлении
• Выдать дубликат трудовой книжки

Вопрос 4: Можно ли сделать запись о переходе на ЭТК задним числом?

Нет, запись должна быть сделана в день подачи заявления или не позднее следующего рабочего дня.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный этап цифровизации трудовых отношений в России. Правильное оформление перехода позволяет избежать ошибок и штрафов для работодателя, а также обеспечивает прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности для работников.

Следуйте установленному порядку, используйте рекомендованные образцы записей и своевременно направляйте сведения в Пенсионный фонд. Это позволит сделать переход на ЭТК максимально комфортным и безопасным для всех участников процесса.