Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на введение электронного формата, многие организации и сотрудники всё ещё пользуются бумажными версиями, особенно при оформлении дубликатов, восстановлении утерянных записей или подтверждении стажа для пенсии, кредита и других целей. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно оформить трудовую книжку со стажем в соответствии с действующим законодательством РФ на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 и ст. 66.1 (ведение и хранение трудовых книжек, выдача дубликатов).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронной трудовой книжки (ЭТК) и положения о бумажных книжках для лиц, впервые поступивших на работу.
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – утверждён образец бланка трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Приказ Минтруда России от № 30н – инструкция по ведению трудовых книжек (действует с учётом поправок 2023‑2025 гг.).

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант сохраняет юридическую силу при условии правильного заполнения и хранения.

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за заполнение трудовой книжки лежит на работодателе (или уполномоченном лице – кадровик, специалист по кадровому делопроизводству). Конкретные обязанности:

1. Обеспечить наличие бланка трудовой книжки установленного образца.
2. Внести записи о приёме, переводах, награждениях, увольнениях и других событиях трудовой жизни сотрудника.
3. Проверить достоверность сведений (подписи, печати, даты).
4. Хранить книжку в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от света место).
5. При выдаче дубликата или вкладыша заполнить ьный лист с данными о работнике.

Нарушение этих требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц).

Когда трудовая книжка в бумажном виде не заполняется?

Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, для лиц, впервые поступивших на работу после , трудовая книжка в бумажном виде не заполняется. Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронной форме через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя. Однако если сотрудник ранее имел бумажную книжку (до 2020 г.) и продолжает работать в той же организации, бумажный вариант ведётся параллельно с ЭТК.

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку со стажем

Подготовка документов

Перед внесением записи о стаже необходимо собрать:

• Трудовой договор (или соглашение о приёме).
• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
• Справки о предыдущих местах работы (если стаж подтверждается извне).
• Трудовая книжка сотрудника (если она уже ведётся).
• Паспорт и СНИЛС (для сверки личных данных).

Заполнение ьного листа (при выдаче дубликата или вкладыша)

Если требуется выдать дубликат трудовой книжки, заполните ьный лист:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата рождения.
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда).
• Образование (по желанию).
• Дата заполнения листа.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Внесение записи о стаже

Запись о стаже делается в разделе «Сведения о работе» (строка с порядковым номером). Формат записи:

№ п/п | Дата приёма | Дата увольнения | Наименование организации | Должность, род работы | Основание (приказ № и дата) | Подпись ответственного лица

Пример записи:

 – | ООО «ТехноСервис» | Инженер‑программист | Приказ № 45 от | Подпись: __________
 – настоящее время | ЗАО «Инноватика» | Старший инженер‑программист | Приказ № 12 от | Подпись: __________

Важно:

Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Наименование организации пишется полностью, без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
После каждой записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и ставится печать организации.

Подтверждение стажа извне
Если стаж необходимо подтвердить документально, предоставьте:

Справку с предыдущего места работы (форма СТД‑Р).
Выписку из трудовой книжки (заверенную копию).
Трудовой договор и приказы о приёме/увольнении.
Выписку из ПФР о стаже (можно получить через личный кабинет на портале ПФР).

Хранение и выдача дубликата
Трудовая книжка хранится в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от огня, влаги и механических повреждений. При утере или порче книжки работник подаёт заявление о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в течение трёх рабочих дней, заполняется ьный лист и переносятся все записи из оригинала (или из электронной трудовой книжки, если она ведётся).

Особенности оформления трудовой книжки в 2026 году

Электронная трудовая книжка (ЭТК) остаётся основным источником данных. При оформлении бумажной версии необходимо сверять её с записями в ЭТК через личный кабинет на «Госуслугах».
С введено обязательное цифровое подписание записей в бумажной книжке при помощи квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченного лица. Это снижает риск подделки.
Для подтверждения стажа при назначении пенсии теперь достаточно выписки из ЭТК; бумажная книжка используется только как вспомогательный документ.
В случае совмещения работы (внутреннее совместительство) каждая должность оформляется отдельной записью с указанием «внутреннее совместительство».


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде?
Да, если сотрудник принят на работу после и у него нет бумажной книжки. В этом случае все сведения хранятся в ЭТК.
Что делать, если в трудовой книжке обнаружены ошибки?
Ошибка исправляется путём вычеркивания ошибочной записи, написания правильной информации сверху, подписи уполномоченного лица и печати организации. Исправление должно быть заверено надписью «Исправлено верить».
Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?
Для большинства целей (пенсия, кредит, трудоустройство) достаточно заверенной копии, сделанной отделом кадров организации. Нотариальное заверение требуеться только при подаче документов в суд или при оформлении заграничных виз по требованию консульства.
Как учесть периоды работы по договорам ГПХ?
Периоды работы по гражданско‑правовым договорам не отражаются в трудовой книжке, так как они не считаються трудовой деятельностью в смысле ТК РФ. Для подтверждения такого стажа используются договоры, акты о выполненных работах и выплаты.
Срок хранения трудовой книжки после увольнения?
Трудовая книжка хранится у бывшего работника бессрочно. Работодатель обязан хранить копию книжки (или выписку из неё) в течение 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).


Оформление трудовой книжки со стажем – процесс, требующий внимательности к деталям и знания нормативных требований. Следуя представленной пошаговой инструкции, вы сможете:

Корректно заполнить ьный лист и записи о работе;
Подготовить необходимые документы для подтверждения стажа;
Избежать типичных ошибок и штрафных санкций;
Обеспечить законное хранение и, при необходимости, выдачу дубликата трудовой книжки.

Помните, что в 2026 году ключевым источником данных остаётся электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант по‑прежнему имеет юридическую силу при условии правильного ведения. Соблюдая установленный порядок, вы защищаете права сотрудников и интересы организации.
Удачной работы с трудовыми книжками!