С 2020 года в России произошли масштабные изменения в сфере трудового документооборота — была введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Если вы устраиваетесь на работу впервые именно сейчас, в 2026 году, процесс оформления документа будет существенно отличаться от того, что было раньше. В этой статье мы подробно разберем, как сделать трудовую книжку в текущих реалиях, какие существуют правила и куда обращаться.
Зачем нужна трудовая книжка?
Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работающего гражданина (согласно ст. 66 ТК РФ). Она выполняет несколько важнейших функций:
- Подсчет стажа: необходим для расчета больничных листов и определения права на пенсию.
- Решение спорных моментов: помогает разрешить конфликты при начислении пенсии, если данные в базах расходятся.
- Поиск новой работы: работодатель видит ваш профессиональный путь и стаж.
Электронная или бумажная: что выбрать в 2026 году?
Согласно актуальным требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 66, 66.1 ТК РФ), теперь трудовые книжки ведутся в двух форматах. Ваш выбор зависит от того, впервые ли вы устраиваетесь на работу:
Если вы устраиваетесь на работу ВПЕРВЫЕ
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, трудовая книжка не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант для таких работников больше не предусмотрен законодательством.
Если у вас уже есть стаж работы
Работники, которые уже имели опыт работы по трудовому договору до 2026 года, вправе самостоятельно выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК);
- Традиционная бумажная трудовая книжка.
Важно помнить, что вы можете сохранить бумажную книжку, либо перейти на электронный формат, написав соответствующее заявление работодателю.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не физический документ, который можно потрогать или положить в сейф. Это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
В ЭТК отражается вся ключевая информация:
- Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС);
- Место работы и должность;
- Дата приема и дата увольнения;
- Основания для приема, перевода или увольнения (ссылки на приказы, статьи ТК РФ).
Как сделать (оформить) трудовую книжку в 2026 году: Пошаговая инструкция
Если вы устраиваетесь на работу впервые, процесс оформления вашей первой трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:
Вы находите подходящую вакансию (например, через Государственный портал «Работа России» — Общероссийскую федеральную базу вакансий и резюме) и заключаете с работодателем трудовой договор.
Шаг 2. Передача данных работодателем в СФР
На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Именно подача этой формы и является фактическим «открытием» вашей электронной трудовой книжки. Работодатель делает это за вас, никаких заявлений на открытие ЭТК писать не нужно — это происходит автоматически при трудоустройстве.
Шаг 3. Получение выписки из ЭТК
Чтобы убедиться, что ваша трудовая книжка сформирована корректно, вы можете запросить выписку из ЭТК. Это можно сделать несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- Лично в клиентской службе Социального фонда России (СФР);
- Через МФЦ;
- У текущего работодателя (он обязан предоставить сведения по вашему заявлению).
Обязанности работодателя
Работодатели несут строгую ответственность за ведение вашей ЭТК. Они обязаны:
- Своевременно отчитываться по каждому сотруднику в СФР по форме ЕФС-1;
- Вносить корректные данные о приеме, переводе и увольнении;
- Предоставлять работнику по его запросу сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронном виде.
Подведение итогов
Оформление трудовой книжки в 2026 году для тех, кто только начинает свой карьерный путь, стало максимально простым. Вам не нужно покупать бланк, не нужно нести его в отдел кадров — достаточно просто заключить трудовой договор, а ваш работодатель автоматически передаст данные в базу Социального фонда России. Электронный формат надежно защищает ваши данные от потери и повреждения, делая процесс учета стажа прозрачным и удобным.