Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. С 2025 года в России действует новый порядок её оформления: большинство сотрудников могут использовать только электронный вариант, но бумажную книжку можно выдать при определённых условиях. Ниже приведена подробная инструкция, как оформить трудовую книжку впервые, какие документы нужны, где их подать и какие нюансы стоит учесть.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Он заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет все юридические функции: подтверждение стажа, начисление отпусков, пенсионных прав и пр.
- Преимущества: быстрый доступ, отсутствие риска потери, автоматическое обновление сведений.
- Недостатки: при некоторых проверках (например, в банках) может потребоваться бумажный экземпляр.
Кому выдается электронная трудовая книжка?
Согласно ст. 65 ТК РФ (ч. 1, ч. 5) и новым правилам 2025 года:
- Если работник ранее не имел трудовой книжки, ему выдается ЭТК.
- Работодатель обязан подать сведения о новом сотруднике в Федеральную службу по труду и занятости.
- С 2021 года выбор типа трудовой книжки (электронной или бумажной) возложен на работника, но при приёме в штат он автоматически получает ЭТК.
Как оформить трудовую книжку впервые
Подготовка документов
Для оформления необходимо собрать следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ
- СНИЛС
- ИНН
- Копия диплома или сертификата (если требуется)
- Справка о предыдущем трудовом стаже (если есть)
Приём на работу
Подпишите трудовой договор. В договоре обязательно укажите дату начала работы и должность.
Выпустите приказ о приёме на работу. Приказ должен содержать сведения о работнике, его должности и условиях труда.
Подайте заявление о приёме в ФСТЗ. Это можно сделать через портал Госуслуг или в МФЦ. В заявлении указываются все данные, собранные в пункте 3.1.
Оформление в системе ФСТЗ
После подачи заявления ФСТЗ автоматически создаст электронную трудовую книжку. Работник получит ссылку на личный кабинет, где сможет:
- Просматривать сведения о стаже
- Запрашивать выписки
- Подтверждать корректность данных
Когда можно получить бумажную трудовую книжку?
Если работник предпочитает бумажный вариант (например, для банковских заявок), он может подать письменное заявление. В соответствии с ст. 65 ТК РФ (ч. 4) работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку, если работник ранее не перешёл на электронную.
Как заверить копию трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться при открытии банковского счета, оформлении кредита или в других официальных процедурах. Для её заверения необходимо:
- Сделать копию страницы с данными о стаже.
- Подписать копию и поставить печать работодателя.
- Получить нотариальное заверение (если требуется).
Образец заверенной копии можно скачать по ссылке, указанной в официальном ГОСТе 2026 года.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги? Да, через портал можно оформить электронную трудовую книжку, а также запросить выписку.
- Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК? Нет, но рекомендуется сохранять копию выписки для личных нужд.
- Что делать, если данные в ЭТК ошибочны? Работник может подать запрос в ФСТЗ через личный кабинет, указав корректные сведения.
Оформление трудовой книжки в 2026 году стало более удобным благодаря переходу на электронный формат. Тем не менее, бумажная версия остаётся актуальной в ряде случаев. Главное – собрать все необходимые документы, подписать трудовой договор и приказ, подать заявление в ФСТЗ. После этого вы получите доступ к своей электронной трудовой книжке, а при необходимости сможете оформить бумажный экземпляр.
Следуя приведённой инструкции, вы гарантированно получите правильный и юридически действительный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и квалификацию.