Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий место работы, периоды занятости и стаж сотрудника․ С 2025 года в России действует переход на электронные формы, однако бумажные варианты всё ещё допускаются в ряде случаев․ В статье подробно рассматривается, как оформить трудовую книжку впервые, какие документы нужны и где её можно получить․
Кто обязан оформить трудовую книжку
- Все работники, заключившие трудовой договор, включая:
- предпринимателей‑физических;
- сотрудников организаций;
- удаленных работников;
- иных лиц, привлекаемых к работе по договору․
- Если у сотрудника нет предыдущей записи в книжке, его необходимо внести в первый раз․
Виды трудовых книжек
В 2026 году действует два варианта:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, оформляемый в виде бумажного документа․
- Электронная трудовая книжка – хранится в личном кабинете на портале Госуслуги или в системе СФР․
Когда используется электронный вариант
- С 2025 года все новые сотрудники, впервые начавшие работать, автоматически переводятся на электронный формат․
- Если работник начал трудовую деятельность до 2025 года, он может оставить бумажный вариант, но имеет право перейти на электронный по своему желанию․
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Для перехода необходимо подать в СФР или через Госуслуги заявление с указанием:
- ФИО работника;
- Номер записи в прежней книжке (если есть);
- Дата и основание внесения записи;
- Дата подачи заявления․
Пример оформления:
Заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ___________, место жительства: _______________, прошу внести запись о моём переходе на электронную форму трудовой книжки в соответствии с п․ 5 Приказа Минтруда РФ от № 123․
Пошаговый процесс получения первой трудовой книжки
- Займ по трудовому договору․ Работодатель оформляет трудовой договор и передаёт сотрудникам необходимые документы․
- Подача сведений в СФР․ Работодатель в течение 30 дней с даты начала работы вносит данные о новом сотруднике в систему СФР․
- Получение подтверждения․ Сотрудник получает уведомление о том, что запись внесена, и может запросить выписку․
- Запрос выписки․ По желанию работника выписка может быть получена через:
- портал Госуслуги;
- МФЦ;
- службу СФР․
- Получение первой записи․ В системе отображается номер записи, дата, основание и сведения о работе․
Где посмотреть и как оформить электронную трудовую книжку
Электронную форму можно открыть в личном кабинете на Госуслуги или в личном кабинете СФР:
- Войдите в личный кабинет;
- Выберите раздел «Трудовая книжка»;
- Посмотрите список записей, их детали и выписку;
- При необходимости закажите официальную выписку (PDF) для подачи в другие организации․
Что делать, если у вас нет предыдущей записи
Если у сотрудника нет ни одной записи в книжке, то:
- Работодатель оформляет первую запись в системе СФР;
- В заявлении указывается основание – «первая работа»;
- После подтверждения в системе появляется номер записи, дата и сведения о работе;
- По желанию сотрудник может запросить бумажный экземпляр в отделении СФР․
Советы экспертов
- Проверяйте данные․ Убедитесь, что в системе указаны правильные сведения о месте работы, дате начала и ending․
- Сохраняйте копии․ При получении выписки сохраняйте её в электронном виде и распечатайте для архивных целей․
- Своевременно обновляйте запись․ При смене работодателя или окончании труда необходимо внести соответствующую запись о переходе или увольнении․
- Используйте официальные каналы․ Запросы через Госуслуги и СФР гарантируют подлинность полученной информации․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить трудовую книжку через интернет без посещения МФЦ? – Да, полностью онлайн через портал Госуслуги и личный кабинет СФР․
- Какие документы нужны для первой записи? – Трудовой договор, паспорт, ИНН (при наличии) и заявление о внесении записи․
- Можно ли оформить бумажную книжку в 2026 году? – Да, но только в случае, если работник не желает переходить на электронный формат или если работодатель требует бумажный вариант․
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки? – Через раздел «Выписка» в личном кабинете СФР или на Госуслуги, где можно запросить PDF‑документ․
Получение первой трудовой книжки – обязательный шаг при устройстве на работу․ С 2025 года процесс сильно упрощён: достаточно подать заявление в СФР, после чего запись автоматически появится в электронной системе․ При правильном оформлении вы получите полную информацию о своём стаже, сможете легко предоставлять её вHR‑отделы, банки и другие организации․
Соблюдайте сроки, проверяйте данные и используйте официальные каналы – тогда оформление трудовых книжек будет проходить без лишних сложностей․