В процессе увольнения работодатель часто сталкивается с ситуацией, когда бывший сотрудник не получил бумажную трудовую книжку в день увольнения. В таком случае законодательство РФ предписывает работодателю принять определённые меры и оформить соответствующее уведомление. Ниже подробно рассматривается, как правильно оформить это уведомление, какие требования к нему предъявляются и что делать, если сотрудник уже забрал свою книжку.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения. Если книжка уже получена, работодатель освобождается от обязанности её выдавать, но должен уведомить сотрудника о необходимости её получения (или о возможности отправки по почте).

Ключевые положения:

• Работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку в течение 30 календарных дней со дня увольнения.
• Уведомление должно быть подписано директором и, при наличии, заверено печатью организации.
• Если сотрудник отказывается от получения книжки, работодатель может предложить отправить её по почте или оформить акт об отказе от получения.

Когда составляется уведомление?

Уведомление составляется, когда:

1. Сотрудник в последний рабочий день не получил бумажную трудовую книжку.
2. Сотрудник самостоятельно забрал книжку, но потерял её или не сообщил об этом.
3. Необходимо зафиксировать факт получения (или отказа от получения) трудовой книжки.

Как оформить уведомление?

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку оформляется в свободной форме, но с учётом следующих требований:

• Шапка документа: название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес, телефон).
• Текст уведомления: указание ФИО сотрудника, дата увольнения, просьба явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
• Подпись и печать: документ подписывается директором и, при наличии, заверяется печатью организации.

Пример оформления

ООО «Фея»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110
Тел.: 8 (495) -23-45-67
ИНН: 1234567890
ОГРН: 1234567890123

Уведомление
о необходимости забрать трудовую книжку

Гражданин(ка) _______________________ (ФИО)
дата увольнения: 

Просим в течение 10 (десяти) календарных дней с момента получения настоящего
уведомления явиться в наш офис и забрать трудовую книжку, либо дать согласие
на её отправку по почте.

Подпись: ______________________ Директор
Печать: ______________________

Что делать, если сотрудник уже забрал книжку?

Если сотрудник вручную забрал трудовую книжку, но потерял её или не сообщил об этом, работодателю следует:

1. Сразу же оформить акт об отказе от получения трудовой книжки (образец ниже).
2. В течение 30 дней направить сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (см. пункт 3).
3. После истечения срока, указанного в уведомлении, работодатель освобождается от ответственности за дальнейшую выдачу книжки.

Образец акта об отказе от получения трудовой книжки

АКТ ОТКАЗА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Мы, _______________________ (ФИО сотрудника), находясь в состоянии полного осознания
своих действий, отказываемся от получения Трудовой книжки, выданной в связи
с моим увольнением с _______________________ (наименование организации) 
на основании _______________________ (дата увольнения).

Подпись: ______________________ Дата: __.__.____

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить трудовую книжку по почте? Да, если сотрудник дал письменное согласие. В этом случае в уведомлении указывается способ отправки и адрес для корреспонденции.
• Что делать, если сотрудник отказывается получать книжку? Работодатель должен оформить акт об отказе и уведомить сотрудника о том, что после истечения установленного срока он освобождается от обязанности выдавать книжку.
• Нужен ли акт, если сотрудник уже забрал книжку? Акт нужен только в случае, когда сотрудник отказался от получения или потерял книжку. Если книга получена и подписана, акт не требуется.

Полезные ссылки и ресурсы

Для получения готовых шаблонов и консультаций рекомендуем воспользоваться сервисом FindH.org, где собраны:

• Образцы уведомлений о необходимости забрать трудовую книжку.
• Формы акта об отказе от получения трудовой книжки.
• Примеры заявлений родственников умерших сотрудников.

Зарегистрируйтесь в системе КонсультантПлюс и получите пробный доступ на 2 дня, чтобы скачать готовые образцы и задать вопросы экспертам.