Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы для записей, возникает необходимость оформить вкладыш. Это официальный документ, который продолжает учет трудовой деятельности. Для его получения необходимо написать заявление работодателю. В этой статье вы найдете подробные инструкции, образец заявления и ответы на важные вопросы.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?

Вкладыш, это дополнительный бланк, который пришивается (вшивается) в трудовую книжку после исчерпания всех штатных страниц. Он имеет ту же юридическую силу, что и основной документ.

Ситуации, требующие оформления вкладыша:

• В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения об обучении») закончились все страницы.
• В разделе «Сведения о награждениях» не осталось места.
• При замене трудовой книжки (например, из-за порчи или заполнения) выдается новая, а старая сдается, но если в старой были важные записи, их переносят на вкладыш к новой.

Кто инициирует оформление вкладыша?

Инициатива может исходить как от работника (когда он видит, что страницы заканчиваются), так и от работодателя (кадровая служба при подготовке записи об увольнении). Однако официальное заявление, как правило, подает работник.

Образец заявления работника на выдачу вкладыша

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Его лучше оформить на обычном листе А4 или на фирменном бланке организации, если таковой имеется.

Ключевые моменты, которые нужно указать в заявлении:

1. Кому адресовано (должность, ФИО руководителя, наименование организации).
2. От кого (ваши ФИО, должность).
3. Суть просьбы — четко указать, что именно нужно: «оформить вкладыш».
4. Причина — «в связи с окончанием страниц в разделе…». Указать номер и серию трудовой книжки, дату ее выдачи.
5. Готовность оплатить (если в организации эта услуга платная).
6. Дата и подпись.

Какие документы прилагать к заявлению?

Как правило, к заявлению требуется приложить:

• Копию трудовой книжки (ьный лист и страницы с записями, особенно ту, на которой закончилось место).
• Квитанцию об оплате стоимости вкладыша (если услуга платная). Некоторые организации требуют предъявить оригинал платежного поручения, чтобы избежать отказа.

Требуемый пакет документов может незначительно различатся в зависимости от внутренних правил конкретной организации. Уточняйте в отделе кадров (HR).

Как происходит оформление вкладыша после подачи заявления?

1. Рассмотрение заявления. Кадровая служба проверяет факт окончания страниц и правильность оформления заявления.
2. Издание приказа. Обычно издается приказ (распоряжение) руководителя о выдаче вкладыша конкретному сотруднику. В приказе указываются ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, серия и номер выданного вкладыша.
3. Оформление записи. На ьном листе трудовой книжки (первая страница) ставится штамп или делается запись: «Выдан вкладыш серия ___ № ___» с указанием даты. Если на ьном листе нет места (там уже много записей), эту запись делают на ьном листе первого вкладыша.
4. Внесение данных. В самом вкладыше вносятся все последующие записи о работе (прием, перевод, увольнение и т.д.). Первая запись в вкладыше должна быть о его выдаче.
5. Выдача сотруднику. Оформленная трудовая книжка с вкладышем возвращается работнику под подпись в журнале учета выдачи.

Важные нюансы и частые ошибки

• Не заполняйте вкладыш самостоятельно! Все записи вносит только уполномоченный представитель работодателя (кадровик) с подписью и печатью организации.
• Нумерация. Вкладыш имеет свой порядковый номер. Он должен быть указан в записи о его выдаче.
• Хранение. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и храниться вместе с ней.
• Стоимость. С 2021 года бланки трудовых книжек и вкладышей для работодателей являются бесплатными. Однако некоторые организации могут взимать плату за услугу по их оформлению (нотариальное заверение, почтовые расходы и т.д.). Уточняйте этот момент.
• Учет. Работодатель обязан вести журнал учета выданных трудовых книжек и вкладышей, где фиксируется серия и номер каждого документа, а также ФИО сотрудника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — стандартная процедура. Главное для работника — правильно составить заявление, приложить необходимые копии документов и обратиться в отдел кадров своей организации; Запомните, что все записи вносятся исключительно представителем работодателя. В случае возникновения сложностей обращайтесь к специалисту по кадровому делопроизводству или в государственную инспекцию труда.