Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, в который вносятся сведения о дополнительных местах работы, изменении условий занятости, отпуске и других важных событиях. Правильное оформление вкладыша позволяет избежать недоразумений при проверках и облегчает ведение кадрового учёта.

Общие требования к оформлению

• ьный лист – запись о выдаче вкладыша делается на первой странице (ьном листе) основной трудовой книжки.
• Если на ьном листе нет свободного места, запись помещается на ьном листе первого вкладыша.
• В штампе указывается серия и номер вкладыша.
• Записи вносяться четкими рукописными буквами (чернилами – обычно синяя шариковая ручка, но иногда допускается черная капиллярная).
• Исправления в записи не допускаются – при ошибке оформляют новый лист.

Штамп «Выдан вкладыш»

Штамп ставят на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. В штампе обязательно указываются:

1. Серия вкладыша
2. Номер вкладыша
3. Дата выдачи (по желанию)

Пошаговая инструкция по оформлению

Подготовка вкладыша

Приобретите вкладыш, соответствующий требованиям ГОСТ (обычно это листок формата А5, скреплённый в середине).

На листе делается запись вручную (или печатным шрифтом, если это разрешено вашей организацией).

Заполнение ьного листа

На ьном листе в соответствующее поле вносится запись:

ВЫДАН ВКЛАДЫШ
Серия: I-12
Номер: 001
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Дата выдачи: 

Запись оформляется синей шариковой ручкой (по рекомендациям кадровых специалистов). Если в организации используется черная капиллярная ручка, её также можно применять, но важно, чтобы чернила были стойкими.

Прикрепление вкладыша к книжке

Вкладыш обычно пришивают к середине книги, перед обложкой, но иногда его удобнее разместить перед разделом «Сведения о награждениях»; Главное – чтобы он был надёжно зафиксирован и не смещался.

Запись о последующих вкладышах

Если в дальнейшем понадобится ещё один вкладыш, его запись также делается на ьном листе первой (основной) трудовой книжки или на ьном листе первого вкладыша, если места уже нет.

Что нельзя делать при оформлении

• Не использовать карандаш или тусклую ручку – запись должна быть стойкой.
• Не вносить исправления в уже написанное – оформляйте новый лист.
• Не забывайте ставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
• Не размещайте вкладыш в случайном месте – лучше пришить в середине или перед обложкой.

Пример готовой записи

Ниже приведён пример того, как должна выглядеть запись вручную:

КУДТК. ВЫДАН ВКЛАДЫШ
Серия: I-12
Номер: 001
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Дата выдачи: 

Запись делается чётко, без орфографических ошибок, и после её завершения ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать черную ручку? – Да, черная капиллярная ручка допускается, однако большинство организаций рекомендуют синюю, чтобы запись отличалась от основной информации.
• Нужен ли штамп, если его нет? – По разъяснениям Роструда, если у организации нет штампа, запись может быть сделана обычной рукой, но лучше всё‑равно использовать штамп для официальности.
• Где лучше пришить вкладыш? – В середине листа, ближе к обложке, чтобы он не «выпадал» при перелистывании.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – это ответственный процесс, требующий соблюдения определённых правил:

1. Записать данные в ьном листе (или на ьном листе первого вкладыша).
2. Сделать штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
3. Внести запись чёткими буквами синей (или чёрной) ручкой.
4. Надёжно пришить вкладыш в середину книжки.
5. Сохранять оформление в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем вести кадровый учёт и успешно проходить проверки государственных органов.