Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже в самом объемном документе может закончиться свободное место, особенно в разделе «Сведения о работе». Что делать, если в трудовой книжке закончились пустые строки? В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. В данной статье мы подробно разберем все нюансы его оформления, нумерации и продолжения записей.
Когда необходимо оформлять вкладыш?
Согласно правилам ведения трудовых книжек, вкладыш оформляется в том случае, если заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки. Чаще всего свободное место заканчивается в разделе «Сведения о работе», реже — в разделах о награждениях.
Важно помнить: если в одном из разделов не осталось пустых строк, а другие разделы еще свободны, вкладыш все равно необходимо оформить. Продолжать вносить записи в пустые графы других разделов категорически запрещено.
Нормативная база: по каким правилам оформлять?
Форма вкладыша и правила его заполнения регламентируются законодательством, которое со временем менялось:
- До 1 сентября 2021 года бланк вкладыша и правила его ведения регламентировались Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (ныне утратило силу).
- С 1 сентября 2021 года актуальный бланк вкладыша содержится в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от № 320н. Именно по этим новым правилам следует оформлять документы сейчас.
При этом стоит отметить важный момент: при необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца 1938 г. или 1973 г.).
Как правильно продолжить запись во вкладыше?
Нумерация записей
Одна из самых частых ошибок кадровиков — начинать нумерацию во вкладыше с номера «1». Это неверно. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию в самой трудовой книжке. То есть, если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет номер 16.
Перенос незаконченной записи
Часто возникает ситуация: строка в трудовой книжке закончилась, а текст записи (например, приказа о переводе или увольнении) еще не дописан. Как быть?
- Разрыв записи допустим. Работодатель должен начать запись в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше.
- Не нужно дублировать. Не нужно переписывать начало записи во вкладыш заново, признавая при этом недействительным начало записи в самой книжке.
- Не нужно повторять наименование организации. В виде заголовка (как графа 3) наименование организации во вкладыше перед продолжением записи писать не нужно. Вы просто вносите продолжение текста в соответствующую графу под следующим порядковым номером (или без номера, если переносится текст в рамках одной записи).
Ознакомление работника
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (и во вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (форма N Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Оформление ьного листа вкладыша
Заполнение ьного листа имеет свои строгие правила:
- Дата на ьном листе вкладыша должна ставиться по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки.
- Заверение печатью. Оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью заверяется новый бланк вкладыша на ьном листе.
Как отметить выдачу вкладыша в трудовой книжке?
Сам по себе вкладыш не имеет юридической силы без трудовой книжки. Поэтому факт его выдачи обязательно фиксируется:
- На ьном листе трудовой книжки (или в разделе «Сведения о выданных вкладышах») ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
- Если штампа нет, запись о выдаче вкладыша вписывается от руки.
Что делать, если закончился сам вкладыш?
Бывает и так, что сотрудник такой активный, что места не хватает даже во вкладыше. В этом случае оформляется вкладыш во вкладыш (второй, третий и т.д.). Правила его оформления такие же:
- Если на ьном листе трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на ьном листе первого (предыдущего) вкладыша.
- Нумерация записей во втором вкладыше продолжает нумерацию первого вкладыша и самой трудовой книжки.
Вшивание вкладыша
Вкладыш не просто вкладывается в книжку, он должен быть надежно вшит. Обычно его вшивают между обложкой и последним листом трудовой книжки (или в конец книжки). Для вшивания используется суровая нитка или специальный шнур. Прошивается вкладыш в 3-4 прокола, концы ниток завязываются узлом и опечатываются сургучной печатью или заклеиваются специальной наклейкой (в зависимости от внутренних регламентов организации, но без повреждения печатей и подписей).
Краткий чек-лист для кадровика
Если в трудовой книжке закончилось место, помните:
- Оформляем вкладыш по Приказу Минтруда № 320н (с ).
- Нумерацию продолжаем, а не начинаем заново.
- Незаконченную запись плавно переносим во вкладыш без дублирования заголовка (наименования организации).
- На ьном листе вкладыша ставим текущую дату и печать текущего работодателя.
- В трудовой книжке (или на предыдущем вкладыше) ставим штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшиваем вкладыш в трудовую книжку.
- Знакомим работника с записями под подпись в личной карточке.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать ошибок в ведении кадрового учета и обеспечит сохранность трудового стажа работника.