Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш профессиональный стаж․ Иногда в ней может потребоваться добавить второй вкладыш (дополнительный лист)․ Это может быть необходимо в следующих случаях:
- Книга полностью заполнена и нет свободных страниц для новых записей․
- Книга была утрачена, но часть записей (например, записи о пенсии) необходимо сохранить․
- Требуется оформить дополнительные сведения (например, перевод в другую организацию) в отдельный лист․
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 65) и приказу Минтруда России от № 199н «Об утверждении формы трудовой книжки», в трудовую книжку может быть вложен один дополнительный лист (вкладыш); При полном заполнении основной части книги работодатель обязан оформить второй вкладыш и вложить его в специальный карман․
Какие документы нужны
- Заявление работника о необходимости оформления второго вкладыша․ Форма заявления не регламентирована, но в нем должны быть указаны ФИО, должность, причина (заполнение основной части)․
- Трудовой договор (копия) или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства․
- Справка от работодателя о том, что в основной части книжки нет свободных страниц․
- Идентификационный документ (паспорт) – копия первой страницы․
- Если книжка была утрачена, дополнительно требуется заявление о её восстановлении и копия приказа о восстановлении․
Порядок действий
Процесс оформления второго вкладыша состоит из нескольких этапов:
Шаг 1․ Подготовка заявления
Составьте заявление в свободной форме․ Пример:
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, занимающий должность инженера-электрика, прошу оформить второй вкладыш в мою трудовую книжку в связи с полным заполнением основной части книги․ Дата, подпись․
Шаг 2․ Сбор документов
Соберите перечисленные выше документы и предъявите их в отдел кадров вашего предприятия․
Шаг 3․ Оформление вкладыша
Отдел кадров:
- Заполняет новый лист согласно установленной форме (фамилия, имя, отчество; дата рождения; сведения о предыдущих местах работы; сведения о текущем месте работы)․
- Подписывает лист и ставит печать организации․
- Вкладывает готовый лист в специальный карман трудовой книжки․
Шаг 4․ Подтверждение
После вкладыша работник получает подтверждение (подписанный лист с печатью)․ При желании можно попросить копию заполненного вкладыша для личного архива․
Где подавать документы
Оформление второго вкладыша производится внутри организации работодателем․ Если вы увольняетесь и хотите оформить вкладыш до увольнения, сделайте это за несколько дней до даты увольнения, чтобы у отдела кадров было время подготовить лист․
Сроки оформления
По закону работодатель обязан оформить вкладыш в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления․ На практике сроки могут варьироваться в зависимости от загруженности кадровой службы, но обычно процесс занимает от 1 до 5 дней․
Возможные проблемы и как их решить
- Отказ в оформлении․ Если работодатель отказывается, уточните причину․ Чаще всего отказ связан с неполным набором документов․ Предоставьте недостающие бумаги․
- Ошибка в записи․ При обнаружении ошибки сразу же требуйте её исправления․ Работодатель обязан внести исправления в течение 5 дней․
- Отсутствие свободного места в книжке․ Если книжка полностью заполнена, но второй вкладыш уже использован, потребуется оформить новую трудовую книжку и перенести все записи․
Полезные рекомендации
- Проверяйте заполнение каждой записи сразу после её внесения – так избежать ошибок․
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовой книжкой (договор, справки, заявления)․
- Если планируете менять работу, уточняйте у нового работодателя, нужен ли второй вкладыш, чтобы избежать задержек․
- При увольнении просите работодателя предоставить заверенную копию всей трудовой книжки, включая второй вкладыш․
Оформление второго вкладыша в трудовую книжку – достаточно простой процесс, если знать правовые основания и иметь полный пакет документов․ Главное – своевременно подать заявление, собрать необходимые справки и взаимодействовать с отделом кадров․ Следуя рекомендациям, вы сможете без проблем добавить необходимые записи и сохранить свой профессиональный стаж в полном объёме․
Дата актуализации статьи: