С переходом на цифровизацию кадрового учета в России возникла двойственная система: сведения о трудовой деятельности сотрудников передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде, но при этом сохраняется право работника вести трудовую книжку в традиционном бумажном формате. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить выбор в пользу бумажного носителя и какие обязательства это накладывает на стороны.
Право выбора: бумажная или электронная книжка?
Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право выбрать способ фиксации своего стажа. Важно понимать, что выбор осуществляется путем подачи письменного заявления работодателю.
Существует два основных сценария:
- Сохранение бумажной книжки: Работодатель продолжает вносить записи в бумажный документ и одновременно подает сведения в СФР в электронном виде.
- Переход на электронную книжку (ЭТК): Бумажная книжка выдается работнику на руки, и все последующие записи ведутся только в цифровом формате.
Порядок подачи заявления о ведении бумажной книжки
Шаг 1. Составление заявления
Работник должен составить заявление в свободной форме на имя руководителя организации. В документе необходимо четко указать волеизъявление: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе».
Шаг 2. Регистрация и подача
Заявление подается в отдел кадров или бухгалтерию. Рекомендуется делать это в двух экземплярах, чтобы на копии работника была отметка о принятии документа с датой и подписью ответственного лица.
Шаг 3. Оформление в учетных системах (на примере 1С:ЗУП)
Для автоматизации процесса и корректной отчетности перед государственными органами, кадровику необходимо отразить этот выбор в программе. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) это делается следующим образом:
- Перейдите в раздел «Кадры».
- Откройте журнал документов «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В документе укажите сотрудника и выберите вариант ведения книжки (в данном случае — на бумажном носителе).
Обязанности работодателя при ведении бумажной книжки
Если работник выбрал бумажный вариант, работодатель не освобождается от цифровой отчетности. Напротив, нагрузка на кадровика возрастает, так как теперь необходимо выполнять двойную работу:
- Вносить записи в бумажную трудовую книжку в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек.
- Подавать сведения в СФР в электронном виде для формирования цифровой базы данных.
Важные нюансы и сроки
Изменение решения
Работник может изменить свое решение в любой момент. Если сотрудник, ранее выбравший электронный формат, решит вернуться к бумажному, он снова подает соответствующее заявление. Однако стоит помнить, что если бумажная книжка уже была выдана на руки при переходе на ЭТК, восстановить её ведение в прежнем виде может быть сложнее (потребуется внесение записей на основании сведений из СФР).
Сроки выдачи книжки при отказе от бумажного варианта
Если же работник решил отказаться от бумажной книжки в пользу электронной, работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- Если заявление подано менее чем за три дня до увольнения, выдать книжку не позднее дня увольнения.
- Внести в книжку запись о том, что сведения о трудовой деятельности теперь предоставляются в электронном виде.
Резюме
Ведение бумажной трудовой книжки в 2025-2026 годах — это законное право работника. Главное условие, наличие письменного заявления. Для работодателя это означает необходимость параллельного ведения бумажного документа и подачи электронных сведений в Социальный фонд России.