Ситуация‚ когда бывший сотрудник приходит в организацию за своей трудовой книжкой‚ является стандартной процедурой кадрового делопроизводства. Однако в 2026 году‚ когда система электронных трудовых книжек (ЭТК) работает в полную силу уже несколько лет‚ этот процесс имеет свои важные нюансы. Работодателю необходимо четко понимать разницу между бумажным и электронным форматами‚ чтобы не нарушить законодательство и права работника.

Что такое трудовая книжка в современных реалиях?

Согласно актуальному законодательству и данным из открытых источников‚ трудовая книжка остается основным документом‚ подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Однако с 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Важно помнить ключевые отличия:

• Электронная трудовая книжка — это не просто скан бумажного документа‚ а сведения о трудовой деятельности‚ содержащиеся в информационных системах Пенсионного фонда России (ныне Социальный фонд России — СФР).
• Бумажная трудовая книжка сохраняется у тех работников‚ кто до конца 2020 года не подал заявление о переходе на ЭТК‚ либо была заведена впервые до 2020 года и работник предпочел оставить бумажный вариант.

Сценарий 1: Сотрудник просит выдать бумажную трудовую книжку

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка‚ и он пришел за ней (например‚ при увольнении или для предоставления новому работодателю)‚ действуют следующие правила:

Проверка статуса документа

Убедитесь‚ что трудовая книжка действительно хранится у вас. Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель обязан хранить трудовые книжки всех своих сотрудников. Выдача производится только в день увольнения или по письменному заявлению сотрудника в течение 3 рабочих дней после регистрации заявления (если книжка нужна не в день увольнения).

Фиксация выдачи

При выдаче бумажной трудовой книжки необходимо:

• Сделать запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей с указанием даты выдачи и подписи сотрудника.
• Получить личную подпись работника в самой трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе» или в журнале выдачи‚ если такой ведется отдельно для фиксации факта получения).

Важное уточнение для 2026 года

Даже если у работника есть бумажная книжка‚ работодатель обязан был параллельно передавать сведения о его работе в СФР в электронном виде (форма ЕФС-1). Бумажная версия без электронной передачи данных в 2026 году может считаться неполноценной для подтверждения стажа в некоторых инстанциях.

Сценарий 2: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Это наиболее распространенная ситуация в 2026 году. Если сотрудник ранее написал заявление о переходе на ЭТК‚ его бумажная трудовая книжка (если она велась до 2020 года) осталась у него на руках или была выдана ранее.

Что делать‚ если такой сотрудник требует «трудовую»?

Разъясните ситуацию. Объясните сотруднику‚ что в электронном формате физический документ не выдается. Все сведения о его работе‚ включая даты приема‚ увольнения‚ должности и причины‚ хранятся в базе Социального фонда России.
Предложите альтернативу. Сотрудник может самостоятельно получить выписку из ЭТК:

• Через портал Госуслуги.
• В клиентской службе Социального фонда России (СФР).
• Через банк (если такая услуга подключена).
• Запросить выписку у текущего или последнего работодателя (работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в течение 3 рабочих дней).

> Важно: Работодатель не имеет права «выдать» электронную трудовую книжку на руки‚ так как она существует только в цифровом виде. Работодатель лишь формирует и отправляет отчетность (ЕФС-1)‚ на основе которой формируются данные в ЭТК.

Алгоритм действий работодателя при приходе сотрудника

Чтобы процесс прошел гладко и юридически грамотно‚ следуйте этому алгоритму:

Идентификация сотрудника; Проверьте паспорт и убедитесь‚ что человек действительно работал в вашей организации.
Определение формата трудовой. Проверьте в личном деле‚ подавал ли работник заявление о переходе на ЭТК.

• Если велась бумажная: Готовьте документ к выдаче.
• Если только ЭТК: Готовьте справку о трудовой деятельности (выписку) по запросу или разъясняйте порядок получения данных через СФР.

Проверка записей. Убедитесь‚ что все записи в бумажной трудовой (если она ваша) внесены корректно‚ заверены печатью (при наличии) и подписью ответственного лица. Все отчеты ЕФС-1 должны быть своевременно отправлены.
Выдача и фиксация.

• Выдайте документ (бумажный) или сформируйте выписку (электронную/бумажную копию из базы).
• Зафиксируйте факт выдачи в учетных документах организации.

Частые ошибки и как их избежать

• Отказ в выдаче бумажной книжки. Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку после увольнения. Это прямое нарушение ТК РФ‚ грозящее штрафами.
• Путаница с «электронной копией». Некоторые работодатели ошибочно думают‚ что должны распечатать скан-копию бумажной трудовой и назвать это ЭТК. Это неверно. ЭТК формируется автоматически на основе отчетов.
• Игнорирование новых бланков. Если в 2026 году требуется завести новую бумажную трудовую (для тех‚ кто впервые устраивается на работу и не выбрал ЭТК‚ хотя таких случаев становится меньше‚ либо для восстановления утерянной)‚ используйте только актуальные бланки‚ утвержденные Минтрудом; Старые бланки могут быть не приняты.

В 2026 году фраза «сотрудник пришел за трудовой книжкой» требует от кадровика внимательности. Главное — правильно определить формат ведения стажа конкретного работника. Для бумажных книжек действует строгий порядок выдачи с фиксацией в журнале. Для электронных трудовых книжек задача работодателя — обеспечить корректную передачу данных в СФР и‚ по запросу‚ предоставить сотруднику актуальную выписку о его деятельности.

Помните: трудовая книжка (в любом формате) — это основной документ о трудовой деятельности и стаже‚ и ошибки при работе с ней могут создать проблемы как работнику при получении пенсии‚ так и работодателю при проверках.