В процессе работы сотрудника часто требуется оформить вкладку в трудовую книжку. Это может быть необходимо при продлении срока действия предыдущего вкладыша, при добавлении новых сведений о работе или при оформлении новых трудовых отношений. Главное – правильно подготовить заявление на выдачу вкладыша и оформить соответствующий штамп.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
- Вкладыш – отдельный документ, который фиксирует сведения о трудовой деятельности сотрудника (дата начала, место работы, должность и т.д.).
- Вкладыш вносится в трудовую книжку и фиксируется штампом «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Если на ьном листе уже есть запись о выдаче первого вкладыша, а место для последующего отсутствует, запись делается на ьном листе первого вкладыша.
Когда требуется заявление о выдаче вкладыша?
Заявление необходимо, когда:
- Сотрудник получает второй и последующие вкладыши в свою трудовую книжку.
- Необходимо оформить вкладку в трудовую книжку по новому месту работы или по изменению данных.
- Работодатель требует письменного подтверждения сотрудника о желании получить вкладыш.
Как правильно оформить заявление
Заявление может быть составлено в любой форме, однако рекомендуется использовать официальный бланк, предусмотренный в системе КонсультантПлюс. Ниже – основные элементы, которые должны быть включены:
- Шапка – наименование организации, реквизиты (ИНН, ОГРН).
- Адресат – отдел кадров, руководитель отдела персонала.
- Текст обращения – просьба о выдаче вкладыша в трудовую книжку.
- Данные сотрудника – ФИО, должность, подразделение, дата начала работы.
- Причина выдачи – например, «в связи с переходом в новое подразделение», «для оформления нового места работы» и т.п.
- Подпись сотрудника и дата составления заявления.
Пример оформления (в свободной форме):
ООО «Пример» Адрес: ул. Примерная, д. 1, г. Москва От: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Подразделение: Бухгалтерия Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку Уважаемый(ая) руководитель отдела кадров! Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку в связи с переходом в отдел финансов. С уважением, Иванов И;И.
Оформление штампа «Выдан вкладыш в трудовую книжку»
Штамп должен содержать следующие сведения:
- Наименование организации.
- Серия и номер вкладыша.
- Дата выдачи.
- Подпись ответственного лица.
Если на ьном листе нет места для записи о выдаче последующего вкладыша, запись делается на ьном листе первого вкладыша.
Пошаговая инструкция по выдаче вкладыша
- Подготовка документов – соберите заявление, паспорт сотрудника, трудовую книжку.
- Заполнение заявления – укажите причину выдачи, подпишите документ.
- Предоставление в отдел кадров – передайте пакет документов в отдел кадров.
- Оформление штампа – после проверки заявки кадровый отдел ставит штамп «Выдан вкладыш» и указывает серию/номер.
- Внесение записи в трудовую книжку – на ьном листе (или на листе первого вкладыша) фиксируется дата и реквизиты вкладыша.
- Подшивка вкладыша – вкладыш пришивается к первой странице трудовой книжки, где находятся данные о работнике.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить заявление от руки? Да, закон допускает написание заявления в произвольной форме, однако лучше использовать официальный бланк.
- Нужен ли оригинал заявления? Для выдачи вкладыша обычно достаточно копии, но в некоторых организациях требуется оригинал.
- Что делать, если на ьном листе нет места для записи? Запись делается на ьном листе первого вкладыша, который уже пришит к книжке.
- Сколько времени занимает процесс выдачи? Обычно от одного до трех рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
Правильное оформление заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку и корректное оформление штампа – ключевые моменты, которые позволяют избежать недоразумений и задержек в документообороте. Соблюдайте рекомендации, используйте официальные бланки и не забывайте фиксировать дату и реквизиты выдачи в соответствующем месте трудовой книжки.
Если у вас возникнут сомнения в оформлении, обратитесь в отдел кадров или воспользуйтесь образцами из системы КонсультантПлюс, где доступны готовые формы заявления и штампа.