Благодарность – это один из видов поощрения, фиксируемый в трудовой книжке (раздел «Сведения о награждении»)․ Правильное оформление записи позволяет официально подтвердить достижения работника, использовать их в кадровой практике и защищать от неправомерных дисциплинарных взысканий․

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ч․ 1 ст․ 191, ч․ 2 ст․ 2) – перечень видов поощрений, которые могут быть отражены в трудовой книжке․
• Постановление Правительства РФ № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (п․ 25, п; 9) – конкретизирует форму записи и сроки её внесения․
• Локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, уставы) – могут уточнять перечень поощрений и порядок их документирования․

Согласно ТК РФ в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о:

1. Государственных наградах и почетных званиях;
2. Почетных грамотах, дипломах, нагрудных знаках, присвоенных работодателем;
3. Других видах поощрения, предусмотренных законодательством или локальными актами (благодарность, ценный подарок, грамота, звание «Лучший работник» и др․)․

Когда благодарность обязана быть внесена в трудовую книжку?

Запись делается только в том случае, если благодарность:

• Связана с профессиональной деятельностью сотрудника (успешный проект, внедрение инноваций, наставничество, выполнение контрольных показателей и т․п․)․
• Оформлена приказом организации (или иным официальным документом, на основании которого делается запись)․
• Относится к поощрениям, перечисленным в ТК РФ или в локальном нормативном акте․

Благодарности, не имеющие отношения к трудовой деятельности (например, благодарность за воспитание ребёнка, благодарность от органов власти за участие в общественной жизни, если сотрудник не является представителем этой организации), в трудовую книжку не вносятся․

Порядок внесения благодарности в трудовую книжку

Процедура состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Подготовка представления руководителя․ Руководитель подразделения в произвольной форме (если иное не предусмотрено локальными актами) готовит документ о поощрении․
2. Издание приказа о поощрении․ На основании представления издаётся приказ, в котором указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Дата и основание награждения;
   • Наименование документа‑основания (приказ, грамота и т․д․)․
3. Подписание и ознакомление․ Приказ подписывается уполномоченным лицом (директор, зам․ директора) и подлежит ознакомлению сотрудника под подпись․
4. Внесение записи в трудовую книжку․ В течение пяти рабочих дней после подписания приказа в раздел «Сведения о награждении» вносятся данные согласно образцу (см․ ниже)․
5. Контроль․ Кадровая служба проверяет соответствие записи формулировкам приказа и соблюдение порядка нумерации․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в специальный лист (раздел 4 – «Сведения о награждении»)․ Ниже – пошаговый шаблон, рекомендованный Постановлением № 320н․

Пример записи:

01 Директор ООО «ТехноСервис» Иванов И․И․ Приказ № 12/2026 от г․ «Об объявлении благодарности сотруднику Петрову А․А․ за успешную реализацию проекта «Эко‑система»»․

Примеры формулировок благодарности

• «За долгий и добросовестный труд»;
• «За выполнение контрольных цифр национального проекта «Цифровая экономика»»;
• «За наставничество и обучение молодых специалистов»;
• «За продуктивную работу над крупным проектом по модернизации производственной линии»;
• «За значительное повышение производительности труда в 2025 году»;
• «За успешное участие в международной конференции и представление интересов организации»;
• «За внедрение инновационного предложения, позволившего сократить издержки на 12 %»․

Что НЕ следует вносить в трудовую книжку

Запись о благодарности не требуется, если:

• Благодарность получена от внешних органов и не относится к профессиональной деятельности (например, благодарность за участие в волонтёрском движении)․
• Это обычное «спасибо» без официального приказа или документа‑основания․
• Благодарность относится к личным достижениям, не связанным с работой (например, благодарность за воспитание ребёнка)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить благодарность в электронную трудовую книжку?

Нет․ По текущему законодательству запись о поощрении вносится только в бумажную трудовую книжку, если её ведёт работодатель․

Сколько времени даётся на внесение записи?

В течение пяти рабочих дней с момента подписания приказа (п․ 9 Постановления № 320н)․

Нужна ли подпись сотрудника при внесении записи?

Подпись сотрудника требуется только в приказе‑основании (для подтверждения ознакомления)․ В самой записи в книжке подпись не ставится․

Можно ли исправить ошибку в записи о благодарности?

Да․ Ошибку исправляют зачеркиванием (чёрной линией) неверных данных, подписью и печатью лица, вносящего исправление, а затем делается новая запись с указанием правильных данных․

Полезные ссылки и источники

• Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку – подробный разбор правил и образцов․
• Запись в трудовую об объявлении благодарности – подборка нормативных актов и форм․

Благодарность, оформленная в соответствии с Трудовым кодексом и локальными актами, является официальным подтверждением профессионального вклада сотрудника․ Чтобы запись была признана действительной, необходимо:

1. Иметь приказ (или иной документ‑основание) с чёткой формулировкой благодарности;
2. Соблюдать порядок нумерации и сроки внесения (не более 5 рабочих дней);
3. Заполнять раздел «Сведения о награждении» строго по образцу;
4. Учитывать, что в электронную трудовую книжку такие записи не вносятся․

Тщательное соблюдение этих требований защищает интересы как работодателя, так и работника, позволяя использовать благодарность в дальнейшем при повышении, переводе или оценке профессионального роста․