Запись о должности в трудовой книжке имеет важное значение как для работника‚ так и для работодателя․ Она подтверждает факт трудоустройства‚ определяет профессиональный статус и влияет на начисление страховых взносов‚ сдачу персонифицированных сведений и другие кадровые процедуры․ В данной статье рассматривается‚ как оформить запись о должности «управляющий» (или «управляющая») в трудовой книжке‚ какие нормативные акты регулируют этот вопрос и какие нюансы следует учитывать․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ 65․2) – определяет порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит образцы записей и требования к их оформлению․
• ФЗ «О персонифицированном учёте в системе обязательного пенсионного страхования» (ст․ 11) – регламентирует сдачу сведений о застрахованных лицах․
• Профессиональный стандарт «Управляющий документацией» (утверждён Приказом Минтруда России от № 543н) – описывает квалификационные требования к должности управляющего․

Кто может быть записан как «управляющий»?

Должность «управляющий» (женский род – «управляющая») относится к категории руководящих и специалистских позиций․ В трудовой книжке допустимо указывать:

• Управляющий организацией (например‚ управляющий филиалом‚ управляющий отделом)․
• Управляющий имуществом (управляющий недвижимым имуществом‚ управляющий активами)․
• Управляющий проектами или программами․
• Управляющий документацией (в соответствии с профстандартом)․

Важно‚ чтобы наименование должности соответствовало штатному расписанию организации и трудовому договору․ Если в штатном расписании подразделения не указано‚ запись о подразделении в трудовой книжке не делается (см․ форумный вопрос №324694)․

Как оформить запись в трудовой книжке

Обязательные элементы записи

Согласно Постановлению №225‚ каждая запись о приёме на работу‚ переводе или увольнении должна содержать:

1. Дата события (день‚ месяц‚ год)․
2. Наименование документа‚ на основании которого внесена запись (приказ‚ протокол‚ договор и т․п․)․
3. Номер и дата этого документа․
4. Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах)․
5. Должность‚ которую занимает работник (в данном случае – «управляющий» или «управляющая»)․
6. Подпись лица‚ уполномоченного на ведение трудовых книжек (обычно руководитель организации или уполномоченное лицо кадровой службы)․
7. Печать организации (если она предусмотрена внутренними нормативными актами)․

Пример записи о приёме на работу управляющего

2024․01․16 – Принят на работу по трудовому договору № 12‑К от ․
Должность: управляющий отделом продаж․
Организация: ООО «Альфа‑Трейд»․
Подпись: ______________________ (И․О․ Фамилия‚ должность)․
М․П․

При увольнении запись выглядит аналогично‚ но с указанием основания (например‚ «Уволен по собственному желанию» или «Уволен по соглашению сторон») и даты последнего рабочего дня․

Запись о совмещении или внутреннем совместительстве

Если управляющий одновременно выполняет функции другого руководителя (например‚ исполняет обязанности директора)‚ в трудовой книжке делается отдельная запись о внутреннем совместительстве:

2025․03․10 – Назначен исполняющим обязанности генерального директора приказом № 45 от ․
Должность: исполняющий обязанности генерального директора․
Организация: ООО «Альфа‑Трейд»․
Подпись: ______________________
М․П․

Важно: запись о временном исполнении обязанностей не считается переводом на другую должность‚ если не оформлено соответствующее соглашение о переводе (см․ форумный вопрос от )․

Кто подписывает трудовую книжку управляющего?

Согласно пункту 4 Постановления №225‚ запись в трудовой книжке заверяется подписью лица‚ уполномоченного на ведение трудовых книжек․ Обычно это:

• Руководитель организации (директор‚ генеральный директор)․
• Уполномоченное лицо кадровой службы (начальник отдела кадров‚ специалист по кадрам)․
• В отсутствие директора – его заместитель‚ если у него есть соответствующая доверенность или приказ о возложении обязанностей (см․ вопрос Клерк․Консультации от )․

Сам управляющий не может ставить подпись в своей собственной трудовой книжке при приёме на работу или увольнении‚ так как это противоречит принципу независимости подтверждения факта трудовых отношений․

Персонифицированные сведения и страховые взносы

Если в организации нет собственных сотрудников‚ а функции управляющего выполняет сторонняя организация (что фиксируется в ЕГРЮЛ)‚ то:

• Организация‑заказчик не является работодателем управляющего и поэтому не обязана сдавать персонифицированные сведения о нём в ПФР․
• Страховые взносы за управляющего уплачивает та организация‚ которая является его прямым работодателем (указанная в трудовом договоре и в ЕГРЮЛ как работодатель)․
• Однако‚ если управляющий выполняет свои duties на территории заказчика по гражданско‑правовому договору (например‚ договор оказания услуг)‚ то начисление взносов и сдача сведений остаются на стороне исполнителя услуг․

Эти выводы подтверждаются материалами ГАРАНТ․РУ от и дискуссиями на форуме по вопросу о необходимости сдачи персонифицированных сведений при отсутствии собственных сотрудников․

Особенности записи для генерального директора вновь созданной организации

При создании ООО и избрании генерального директора порядок оформления записи в трудовой книжке следующий:

1. На собрании учредителей принимается решение о избрании директора (протокол собрания)․
2. Издаётся приказ о приёме на работу генерального директора (или о вступлении в должность)․
3. В трудовой книжке делается запись о приёме на работу с указанием:

2024․01․26 – Принят на работу по приказу № 1 от ․
Должность: генеральный директор․
Организация: ООО «НоваТех»․
Подпись: ______________________ (председатель собрания учредителей или уполномоченное лицо)․
М․П․

Если директор одновременно является учредителем‚ запись делается тем же образом; подпись ставит лицо‚ уполномоченное на ведение трудовых книжек (часто – внешний кадровый аудитор или юрист)․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать подразделение в трудовой книжке‚ если его нет в штатном расписании?

Нет․ Если в штатном расписании подразделения отсутствуют‚ запись о подразделении в трудовой книжке не делается (см․ форумный вопрос №324694)․

Можно ли записать «управляющий» без указания конкретного объекта управления?

Желательно уточнять объект управления (отдел‚ проект‚ имущество и т․д․)‚ чтобы запись соответствовала реальным трудовым функциям и не вызывала вопросов при проверке трудовой инспекцией․

Кто делает запись в трудовой книжке лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии?

Запись в трудовой книжке такого сотрудника заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица)‚ как указано в пункте 4 Постановления №225 и подтверждено материалами Клерк․Консультации․

Влияет ли запись «управляющий» на начисление страховых взносов?

Да․ Если организация является работодателем управляющего‚ она обязана начислять страховые взносы в ПФР‚ ФСС и ФОМС в соответствии с законодательством․ Если управляющий работает по договору подряда или оказания услуг‚ взносы уплачивает сторона‚ выступающая как работодатель по трудовому договору․

Какие документы могут служить основанием для записи о назначении управляющим?

Основанием может быть:

• Приказ о приёме на работу (или о вступлении в должность)․
• Протокол общего собрания участников общества (избрание директора)․
• Договор оказания управленческих услуг (если трудовые отношения не оформляются)․

Запись о должности «управляющий» (или «управляющая») в трудовой книжке оформляется в соответствии с общими правилами ведения трудовых книжек‚ но требует особого внимания к:

• Соответствию должности штатному расписанию и трудовому договору;
• Указанию конкретного объекта управления (отдел‚ проект‚ имущество и т․д․);
• Правильному оформлению даты‚ номера и названия основания документа;
• Подписи уполномоченного лица (руководителя или кадровой службы);
• Определению обязанности по начислению страховых взносов и сдаче персонифицированных сведений в зависимости от того‚ кто является реальным работодателем․

Соблюдение этих требований обеспечит корректность трудовой книжки‚ minimизирует риски споров с трудовыми инспекциями и гарантирует своевременное исполнение обязательств по социальному страхованию․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и материалов из открытых источников (ГАРАНТ․РУ‚ форумы‚ официальные сайты) на дату ․