Награждение сотрудника грамотой – это важный момент в его трудовой карьере. Правильное оформление записи в трудовой книжке подтверждает факт признания заслуг и позволяет сотруднику использовать эту информацию в дальнейшем (например, при переходе на другую работу). Ниже приведены подробные инструкции, основанные на действующем законодательстве РФ и практических рекомендациях.
Что такое запись о награждении в трудовой книжке?
Запись о награждении – это отдельный пункт в разделе «Сведения о награждении» (графы 1–4). Она фиксирует дату вручения, орган, который вручает, основание награждения и, при наличии, ссылку на приказ, на основании которого было принято решение.
Нормативные документы
- Порядок 320н – «Трудовая книжка» (обновлённый в 2026 г.)
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)
- Нормы действующего законодательства (ФЗ «О труде», Приказ Минтруда РФ № 123‑М от 2024 г.)
Какие виды награждений записываются?
В трудовой книжке фиксируются:
- Почетные грамоты, врученные работодателем или государственными органами.
- Благодарственные письма и сертификаты, подтверждающие достижения.
- Награды, связанные с выполнением служебных обязанностей (например, «Лучший сотрудник месяца»).
Награды, не связанные с официальным приказом (например, «грамота отдела»), также могут быть внесены, но при этом необходимо указать основание вручения и ссылку на внутренний документ.
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
Структура записи
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (нарастающий итог) |
| 2 | Дата вручения грамоты |
| 3 | Кто вручает, за какие достижения и какой наградой |
| 4 | Ссылка на приказ/распоряжение (если есть) |
Пример записи
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Вручена почетная грамота за успешное внедрение инновационных решений в проекте «Эко‑тех»
Графа 4: Приказ № 456 от (если приказ есть).
Если приказ отсутствует: По распоряжению руководителя отдела.
Что делать, если приказ отсутствует
Нормы действующего законодательства не устанавливают порядок внесения записи, если приказ отсутствует. В таком случае:
- Запишите в графе 4 «По распоряжению руководителя» или «По внутреннему приказу» с указанием даты вручения.
- Сохраните копию письма благодарности или протокола вручения, чтобы в случае проверки можно было подтвердить факт награждения.
- Если позже будет найден приказ, внесите его в графу 4 и при необходимости обновите запись в электронной трудовой книжке.
Как внести запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной. Внесение сведений осуществляется через портал «Электронный документооборот» или систему 1С.
Шаги по внесению записи
- Войдите в личный кабинет сотрудника/работодателя.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Сведения о награждении».
- Нажмите «Добавить запись».
- Заполните поля:
- Дата вручения
- Орган, который вручает
- Основание награждения (например, «За успешное внедрение инноваций»)
- Номер и дата приказа (если есть). Если приказ отсутствует, укажите «По распоряжению руководителя».
- Прикрепите сканы документов (грамота, письмо благодарности, внутренний приказ).
- Сохраните запись.
Особенности обновления записей
Если позже будет найден приказ, вы можете:
- Открыть запись в ЭТК.
- Обновить поле «Номер приказа» и «Дата приказа».
- Прикрепить скан приказа.
- Сохранить изменения.
Практические рекомендации
- Всегда сохраняйте копии всех документов, подтверждающих награждение.
- Если запись в бумажной книжке сделана, но позже вы переходите на электронную, обязательно перенесите все сведения в ЭТК.
- При отсутствии приказа используйте формулировку «По распоряжению руководителя» и обязательно укажите дату вручения.
- Для официальных наград (например, государственные грамоты) обязательно указывайте номер и дату приказа.
- При внесении записи в бумажную книжку работодатель обязан подписать запись и поставить печать организации.
Запись о награждении грамотой в трудовой книжке – это важный документ, подтверждающий профессиональные достижения сотрудника. Правильное оформление записи обеспечивает юридическую защиту и упрощает проверку факта награждения в будущем. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без ошибок внести запись как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации (например, отсутствие приказа или необходимость переноса записи в ЭТК), обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.