С 2021 года в Российской Федерации действует электронных трудовых книжек. Переход на ЭТК не отменяет необходимости сделать соответствующую запись в традиционной (бумажной) трудовой книжке работника. Ниже – подробное руководство, как правильно оформить такую запись, какие документы потребуются и где можно получить выписку из электронной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения и т.д. Данные хранятся в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуг, в МФЦ или непосредственно у работодателя.

Правовая база

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – введение электронной формы трудовых книжек;
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части ведения трудовых книжек);
• Приказ Минтруда России от № 534н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Как оформить запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке?

Запись делается один раз – при первом обращении сотрудника с заявлением о переходе на электронную форму. После этого все последующие сведения о трудовой деятельности вносятся исключительно в ЭТК.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (можно в свободной форме или использовать утвержденный образец).
2. Проверить личность сотрудника: паспорт и СНИЛС (обязательно).
3. Внести запись в трудовую книжку работника:
• В колонке «Дата приёма на работу» указывается дата подачи заявления;
• В колонке « profession » (должность) пишется фраза: «Переход на электронную трудовую книжку»;
• В колонке «Основание» – номер и дата заявления сотрудника;
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (при наличии).
4. Сообщить в СФР о переходе работника на ЭТК (форма СТД‑Р или через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуг»).
5. Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки (если она ещё не была выдана ранее) и предупредить, что дальнейшие сведения будут вестись только в электронном виде.

Пример записи в трудовой книжке

 Переход на электронную трудовую книжку Заявление от № 12‑ИТ Подпись ___________ Печать организации

Запись оформляется одной строкой в разделе «Сведения о работе». После неё в трудовой книжке больше не делаются записи о приёме, переводе или увольнении.

Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к ЭТК несколькими способами:

• Через портал Госуслуг – в разделе «Трудовая деятельность» после авторизации (требуется подтверждённая учётная запись, паспорт и СНИЛС).
• В МФЦ – обратиться с паспортом и СНИЛС, получить выписку на месте или в электронном виде.
• Через работодателя – запросить форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) или выписку из ЭТК; работодатель обязан предоставить её в течение пяти рабочих дней.
• На сайте Социального фонда РФ (СФР) – личный кабинет застрахованного лица.

Выписка содержит те же данные, что и бумажная трудовая книжка: периоды работы, должности, причины увольнения, а также отметки о переходах на электронную форму.

Что делать, если выписка содержит ошибку?

1. Связаться с работодателем, который внес неверные сведения, и попросить исправить запись (формируется корректирующая СТД‑Р).
2. Если работодатель не может исправить ошибку, обратиться в СФР с заявлением о внесении уточнений (приложить подтверждающие документы: трудовой договор, приказы, справки о заработке).
3. После исправления получить новую выписку и проверить её корректность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да, её следует хранить как документ, подтверждающий факт перехода. В случае утраты восстановить данные будет сложно – потребуется обращаться к бывшим работодателям и архивам.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. После внесения записи о переходе все последующие сведения вносятся только в ЭТК. Бумажная книжка больше не заполняется.

Сколько времени занимает выдача выписки из ЭТК?

При обращении к работодателю – не более пяти рабочих дней. Через Госуслуги или МФЦ выписка формируется в режиме реального времени (обычно несколько минут).

Нужно ли нотариально заверять заявление о переходе на ЭТК?

Нет. Достаточно подписи сотрудника и подтверждения личности паспортом и СНИЛС.

Что делать, если работник уволился, а запись о переходе на ЭТК не была сделана?

При увольнении работодатель обязан сделать запись о переходе в трудовой книжке (если она у сотрудника на руках) и передать сведения в СФР. Если запись пропущена, сотрудник может потребовать её внесения через бывшего работодателя или обратиться в СФР с заявлением о восстановлении пропущенной записи.

Полезные ссылки

• Портал Госуслуг – личный кабинет
• Социальный фонд РФ (СФР)
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Приказ Минтруда России № 534н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения»

Информация актуальна на 22 мая 2026 года ( 08:17:47 по МСК).