С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь каждый работник имеет право вести трудовую деятельность в электронном формате, а работодатель обязан оформить соответствующую запись в бумажной трудовой книжке (если она ещё существует) или сразу в ЭТК. Ниже – пошаговая инструкция, как правильно оформить запись о переводе на электронную трудовую книжку.
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ № 1585 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении формы записи о переводе на электронную трудовую книжку».
Кто инициирует перевод?
- Работник подаёт заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
- Работодатель, получив заявление, обязан оформить перевод в течение пяти рабочих дней.
Необходимые документы
- Заявление работника о переводе на ЭТК (можно в свободной форме, но рекомендуется использовать утверждённую форму).
- Трудовая книжка работника (если она ведётся на бумажном носителе).
- Сведения о работнике из кадрового учёта (табельный номер, должность, дата приёма).
- Выписка из личного дела (при необходимости).
Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке
- Подготовьте запись в соответствии с формой, утверждённой Приказом Минтруда № 123н. Пример записи:
Запись № ____ Основание: заявление работника о переводе на электронную трудовую книжку от __.__.2026 г. Содержание: с __.__.2026 г. трудовая книжка работника ведётся в электронном виде (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1585. Подпись уполномоченного лица: _____________________ (Ф.И.О., должность) М печать организации
- Внесите запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, сразу после последней записи о трудовой деятельности.
- Подпишите запись уполномоченным лицом отдела кадров (или руководителем организации) и поставьте печать организации.
- Сделайте копию записи для личного дела работника и для архива кадровой службы.
Внесение данных в электронную трудовую книжку
После того как запись о переводе сделана в бумажной трудовой книжке, работодатель обязан:
- Передать сведения о работнике в систему «Электронная трудовая книжка» (ЕТК) через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или через специализированную кадровую систему, интегрированную с ЕТК.
- Указать в ЕТК дату начала ведения электронной трудовой книжки (дата, указанная в записи).
- Загрузить скан‑копию записи о переводе (или её реквизиты) в качестве подтверждающего документа.
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
С г. новая трудовая книжка не выдаётся на бумажном носителе. В этом случае:
- Запись о переводе делается непосредственно в электронной трудовой книжке (в разделе «Сведения о переводе на ЭТК»).
- Работодатель формирует электронный документ – «Извещение о переводе на электронную трудовую книжку» – и направляет его работнику через личный кабинет на Госуслугах.
- Работник подтверждает получение извещения электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли получать согласие работника на перевод?
Да. Перевод на ЭТК осуществляется только по заявлению работника. Без его согласия работодатель не может принудительно перевести трудовую книжку в электронный вид.
Что делать, если работник отозвал заявление?
Если работник отозвал заявление до внесения записи в трудовую книжку, перевод не оформляется. Если запись уже внесена, её можно аннулировать только по взаимному согласию сторон и с оформлением соответствующей записи об отмене перевода.
Как хранить бумажную трудовую книжку после перевода?
После внесения записи о переводе бумажная трудовая книжка считается архивным документом. Она хранится в личном деле работника в течение 50 лет после окончания трудовой деятельности (или согласно требованиям законодательства о хранении персональных данных).
- Запись о переводе на электронную трудовую книжку оформляется в соответствии с утверждённой формой и подписывается уполномоченным лицом.
- После оформления записи в бумажной трудовой книжке (если она есть) данные передаются в систему ЕТК.
- При отсутствии бумажной трудовой книжки запись делается непосредственно в электронном виде.
- Соблюдение указанного порядка гарантирует законность перехода на ЭТК и защищает права как работника, так и работодателя.
Следуя данной инструкции, вы сможете корректно и без ошибок оформить запись о переводе на электронную трудовую книжку, обеспечивая полное соответствие требованиям трудового законодательства РФ.