Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий всю трудовую биографию работника. При переводе сотрудника в другую организацию (или в другое подразделение) необходимо оформить запись «Перевод» в соответствии с действующими нормативами. Ниже приведены основные правила, требования к оформлению и готовый образец записи, актуальный на 2026 год.

Юридические основы оформления записи о переводе

• Федеральный закон «О труде» (ст. 27) – обязывает работодателя вести трудовую книжку в порядке, установленном законодательством.
• Постановление Минтруда РФ от  № 02 (обобщённое решение о порядке внесения записей).
• Приказ Минтруда РФ от  № 17 (переименование ООО «Премьер‑Консалт» в ООО «Консалтинговая компания Премьер»).
• Постановление Минтруда РФ от  № 13 (обновлённые требования к оформлению записей о переводе).
• Постановление Минтруда РФ от  № 16 (обновлённые правила заполнения вкладыша и титульного листа).
• Постановление Минтруда РФ от  № 28 (обновлённые правила перехода на электронный вариант).

Все записи в трудовой книжке должны быть выполнены красной чернилами, без сокращений, в строгой хронологической последовательности и с нумерацией.

Что входит в запись о переводе?

Запись о переводе состоит из следующих пунктов:

1. Номер записи (последовательный порядковый номер).
2. Дата перевода.
3. Наименование организации-работодателя (полное и сокращённое, если применимо).
4. Наименование организации-переводчика (полное и сокращённое).
5. Должность, должность и вид деятельности.
6. Условия перевода (согласие работника, новый договор, срок и т.д.).
7. Подпись руководителя организации-работодателя.
8. Подпись руководителя организации-переводчика (если применимо).
9. Срок действия записи (если перевод временный).

Шаблон записи о переводе

Ниже приведён готовый образец, который можно скопировать в трудовую книжку. Обратите внимание, что все поля должны быть заполнены полностью, без сокращений.

№ 1
Дата перевода: 
ООО «Консалтинговая компания Премьер» (КПП 123456789)
Перевод в ООО «Новые Технологии» (КПП 987654321)
Должность: Руководитель отдела маркетинга
Условия перевода: перевод по соглашению сторон, новый трудовой договор № 2026-04
Подпись руководителя: ______________________
Подпись переводчика: ______________________
Срок действия: до 

Если перевод осуществляется в рамках одной организации (например, в другое подразделение), то в пункте 3 указывается только название организации, а в пункте 4 – название подразделения.

Перевод в электронный формат (ЭТК)

С 2024 года в России действует переход на электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). При переводе сотрудника в новую организацию необходимо оформить запись о переходе на ЭТК. Пример записи:

№ 2
Дата перевода: 
ООО «Новые Технологии» (КПП 987654321)
Переход на электронный вариант трудовой книжки
Срок действия: до 
Подпись руководителя: ______________________

После такой записи работник получает электронную трудовую книжку, которую можно хранить в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). В случае возврата к бумажному варианту запись о возврате также оформляется аналогично.

Пошаговый чек‑лист для кадрового отдела

1. Подготовьте наборный штамп с надписью «Перевод» (если в организации работает более 1000 сотрудников).
2. Убедитесь, что в трудовой книжке нет ошибок и все предыдущие записи корректно заполнены.
3. Заполните шаблон записи о переводе, следуя порядку нумерации.
4. Проверьте, что дата перевода соответствует дате подписания нового договора.
5. Подпишите запись руководителем организации-работодателя.
6. Если перевод осуществляется в другую организацию, подпишите запись руководителем переводчика.
7. Сохраните копию записи в электронном виде (PDF) для внутреннего учета.
8. Если перевод осуществляется в рамках одной организации, оформите запись в соответствии с правилами 320н.
9. При переходе на ЭТК оформите запись о переходе и отправьте данные в систему «ЭТК».
10. Проверьте, что в системе «ЭТК» отражены все изменения (дата, должность, организация).

Часто задаваемые вопросы

• Что делать, если работник не привёл свою трудовую книжку? – В таком случае необходимо оформить запись «Перевод» в новой организации, а в старой оставить запись о переводе. Работник может получить копию трудовой книжки по запросу.
• Можно ли использовать цветной штамп? – Нет, запись должна быть выполнена красной чернилами. Цветной штамп допускается только для внутреннего учета.
• Как оформить перевод в рамках одной организации? – В пункте 3 указывается название организации, а в пункте 4 – название подразделения. При этом запись оформляется в соответствии с 320н.
• Нужно ли обновлять титульный лист? – При переводе в другую организацию титульный лист не меняется, но в нём должна быть указана новая должность и дата начала работы в новой компании.

Где скачать актуальный бланк и вкладыш?

Бланки и вкладыши, актуальные на 2026 год, доступны в электронном виде на официальном портале nalog.ru. Скачайте PDF‑версию и распечатайте для использования в бумажных трудовых книжках;

Оформление записи о переводе в трудовой книжке – важный этап, который обеспечивает юридическую защиту как работника, так и работодателя. Следуя приведённому образцу и чек‑листу, вы сможете избежать ошибок и нарушений, а также быстро перейти на электронный вариант трудовой книжки, если это требуется по закону.

Если вам понадобится более подробная консультация, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в отдел кадров вашей организации.