Оформление записи о переводе работника — одна из ключевых задач отдела кадров. Неправильная формулировка может привести к юридическим рискам и проблемам для сотрудника при трудоустройстве в будущем. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить запись о переводе в трудовой книжке в 2025 году согласно новым правилам;
Важнейшее правило: перевод ≠ увольнение
Первое и самое главное, что нужно запомнить:
- Перевод внутри одной организации (в другой отдел, на другую должность) — это продолжение трудовых отношений. Увольнение не происходит.
- Перевод к другому работодателю (по соглашению сторон или по инициативе одного из них) — это прекращение трудового договора с прежним работодателем и заключение нового с другим. Здесь нужны две отдельные записи: об увольнении и о приеме.
Запись о переводе ВНУТРИ одной организации (постоянный перевод)
Это самый распространенный случай. Оформляется на основании приказа (распоряжения) по организации.
Структура записи по новым правилам (Приказ Минтруда № 320н)
В разделе «Сведения о работе» (сторона А) вносятся следующие данные:
- Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает общий счет).
- Графа 2: Дата фактического начала работы на новой должности/в новом подразделении (дата издания приказа о переводе или дата, с которой сотрудник фактически приступил к новым обязанностям).
- Графа 3: Наименование должности и структурного подразделения, на которые сотрудник переводится. Пример: «Ведущий специалист отдела маркетинга».
- Графа 4: Основание (ссылка на приказ). Указываются: номер и дата приказа/распоряжения работодателя, а также наименование документа. Пример: «На основании приказа № 125-к от «.
Образец записи (постоянный перевод внутри компании):
1 | | Ведущий специалист отдела маркетинга | На основании приказа № 125-к от
Особый случай: превращение временного перевода в постоянный
Если сотрудник был временно переведен (например, на время отпуска основного сотрудника), а затем этот перевод был признан постоянным, запись оформляется так:
- В графе 2 ставится дата фактического начала временного перевода.
- В графе 3 указывается новая постоянная должность и подразделение.
- В графе 4 делается ссылка на приказ о признании перевода постоянным.
Образец записи (временный перевод → постоянный):
2 | | Специалист отдела продаж | На основании приказа № 89-к от (в связи с признанием временного перевода постоянным)
Запись о ПРИЕМЕ в порядке перевода от ДРУГОГО РАБОТОДАТЕЛЯ
Это совершенно другая ситуация. Для нового работодателя это прием на работу. В трудовую книжку (которая выдается прежним работодателем) уже должна быть запись об увольнении. Новая организация начинает вести свою трудовую книжку (или продолжает, если она уже велась).
Что пишет НОВЫЙ работодатель:
В разделе «Сведения о работе» делается запись, аналогичная обычному приему на работу, но с важной пометкой.
Образец записи (прием в порядке перевода):
1 | | Инженер отдела проектирования | Принят в порядке перевода на основании приказа № 205-к от и трудовой книжки (с предшествующими записями)
Ключевой момент: В графе 4 обязательно указывается, что прием осуществлен «в порядке перевода» и делается ссылка на предоставленную сотрудником трудовую книжку. Это подтверждает непрерывность трудового стажа.
Что пишет ПРЕЖНИЙ работодатель (при переводе к другому):
Здесь не делается запись о переводе. Делается стандартная запись об увольнении с указанием соответствующего основания.
Образец записи об увольнении (у прежнего работодателя):
5 | | Уволен по соглашению сторон в связи с переводом работника к другому работодателю (на основании приказа № 150-к от )
Частые вопросы и нюансы
А если перевод совместителя на основное место работы?
Если в трудовой книжке уже есть запись об основном месте работы, а совмещение не отражалось, то при переводе на основное место запись оформляеться как обычный перевод (см. п.2.1). Если же запись о совмещении была, то нужно сделать запись об увольнении с основного места (если оно меняется) и/или новую запись о работе.
Можно ли не делать запись о переводе?
Нет. Любое изменение трудовых отношений (должность, подразделение, условия оплаты) должно быть отражено в трудовой книжке. Отсутствие записи создает неопределенность и может быть расценено как неоформление трудовых отношений.
Как быть с датой?
В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения новых обязанностей. Это может быть дата приказа или дата, с которой сотрудник реально приступил к работе в новом качестве. Важно избегать разрыва между датами увольнения (если было) и приема/начала перевода.
Правильное оформление записи о переводе — это залог юридической чистоты кадрового документооборота. Помните три главных принципа:
- Перевод внутри компании, это новая запись в разделе «Сведения о работе» с указанием новой должности и ссылкой на приказ о переводе.
- Перевод между компаниями — это два разных действия: увольнение у старого работодателя и прием (с пометкой «в порядке перевода») у нового.
- Всегда указывайте точное основание — номер и дату приказа.
Следуя этим правилам, вы обеспечите защиту как интересов работодателя, так и прав сотрудника.