Трудовая книжка остаёться основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина и влияющим на формирование пенсионных прав․ В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и данные о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записей о повышении квалификации, нормативные основания, особенности оформления в трудовых книжках нового и старого образца, а также ответы на часто задаваемые вопросы․

Нормативная база

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 9 ноября 2023 г․ № ПГ/23192-6-1 «О внесении записи в трудовую книжку о повышении квалификации, если работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин, уровень»․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 69) – глава 6, пункт 40, регулирующая внесение сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке․
• Письма и разъяснения Роструда (ГАРАНТ․РУ, КонсультантПлюс, СПОК․BY и др․) – подтверждают, что запись о повышении квалификации вносится только при присвоении более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня․

Если повышение квалификации не сопровождается изменением разряда/класса и т․д․, запись в трудовую книжку не является обязательной, хотя работодатель может сделать её по своему усмотрению (см․ письма Роструда от и )․

Когда запись о повышении квалификации обязательна

1. Работнику присвоен более высокий разряд, класс, категория, классный чин или уровень в результате прохождения курсов, семинаров, аттестации или иных форм повышения квалификации․
2. Изменение квалификации подтверждено официальным документом (дипломом, сертификатом, удостоверением, выпиской из протокола аттестационной комиссии и т․п․)․
3. Запись вносится в трудовую книжку по месту работы после предоставления сотрудником соответствующего документа в отдел кадров․

Пример: работник прошёл курс повышения квалификации «Электрик 5‑го разряда» и получил удостоверение о присвоении 5‑го разряда (ранее имел 4‑й)․ В трудовую книжку делается запись о повышении квалификации․

Как оформить запись в трудовой книжке нового образца

В трудовой книжке нового образца (с 2003 г․) предусмотрен отдельный раздел «Сведения о профессиональной подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке»․ Заполнение производится согласно пункту 40 Инструкции:

1. Графа 1 – порядковый номер записи․
2. Графа 2 – даты начала и окончания периода повышения квалификации (указываются в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
3. Графа 3 – наименование организации, проводившей обучение (курсы, семинары, учебный центр и т․д․)․
4. Графа 4 – наименование программы повышения квалификации, количество часов․
5. Графа 5 – результат (присвоенный разряд, класс, категория, классный чин, уровень) и реквизиты документа, подтверждающего результат (номер, дата выдачи, название документа)․

Пример записи:

– 
 ООО «Учебный центр «Профессионал»
 Курсы повышения квалификации «Электрик․ 5‑й разряд», 120 ч․
 Присвоен 5‑й разряд электрика․ Удостоверение № 45‑КЭ/2025 от ․

Запись оформляется под подписью уполномоченного лица отдела кадров и заверяется печатью организации (если печать предусмотрена)․

Как оформить запись в трудовой книжке старого образца

В трудовых книжках старого образца (до 2003 г․) отдельного раздела «Сведения о профессиональной подготовке…» нет․ В этом случае запись о повышении квалификации вносится в раздел «Сведения о работе» (или в любой свободный раздел) с соблюдением следующих правил:

1. Ставится порядковый номер записи (продолжая нумерацию уже существующих записей)․
2. Указывается дата внесения записи (день, месяц, год)․
3. В графе «Наименование организации, должность» пишется: «Повышение квалификации» (или «Курсы повышения квалификации»)․
4. В графе «Примечание» указываются: период обучения, наименование программы, количество часов, присвоенный разряд/класс/категория/классный чин/уровень, реквизиты подтверждающего документа․

Пример записи в старой трудовой книжке:

Повышение квалификации
 Курсы «Сварщик․ 4‑й разряд», 80 ч․, с по ․
 Присвоен 4‑й разряд сварщика․ Свидетельство № СВ‑12/2025 от ․

Важно, чтобы запись была чётко читаема и не нарушала последовательность других сведений о работе․

Особенности при присвоении более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня

Согласно письму Роструда ПГ/23192-6-1 от , запись о повышении квалификации обязательна только в случае, если:

• Присвоен более высокий разряд (например, с 3‑го на 4‑й)․
• Изменён класс (например, класс специалиста 2 → класс специалиста 1)․
• Изменена категория (например, категория «врач‑терапевт» → «врач‑терапевт высшей категории»)․
• Присвоен классный чин (в государственной службе)․
• Изменён уровень квалификации (например, переход с уровня «базовый» на уровень «продвинутый» в рамках профессионального стандарта)․

Если повышение квалификации не привело к изменению любого из перечисленных показателей, запись в трудовую книжку не требуется, хотя работодатель может внести её по инициативе (например, для внутреннего учёта)․

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о первом высшем образовании, полученном заочно?

Да․ При получении первого высшего образования (включая заочную форму) в трудовую книжку вносится запись в раздел «Сведения об образовании» (или в раздел о профессиональной подготовке, если образование связано с повышением квалификации)․

Обязан ли работодатель вносить запись о ежегодных курсах повышения квалификации, если сертификат выдаётся, но разряд не меняется?

Нет․ Если курс не привёл к присвоению более высокого разряда/класса и т․д․, запись не является обязательной․ Работодатель может сделать её по своему усмотрению․

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Сотрудник должен обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки․ При выдаче дубликата вносятся все сведения, включая записи о повышении квалификации, на основании предоставленных документов (копий приказов, сертификатов, удостоверений и т․п․)․

Можно ли вносить запись о повышении квалификации, если документ выдан сторонней организацией?

Да․ Главное – наличие официального документа (диплома, сертификата, удостоверения), подтверждающего факт прохождения курсов и результат (присвоенный разряд/класс и т․п․)․

Запись о повышении квалификации в трудовой книжке является важным элементом учёта профессионального роста работника․ Она обязательна только тогда, когда обучение привело к изменению разряда, класса, категории, классного чина или уровня квалификации, что подтверждается соответствующим документом․ Оформление записи регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек и разъяснениями Роструда (письмо ПГ/23192-6-1 от )․ В трудовых книжках нового образца используется отдельный раздел, а в старых – любой свободный раздел с соблюдением последовательности и чёткости указаний․ Следуя приведённым рекомендациям, кадровые службы смогут корректно и своевременно отражать факты повышения квалификации, обеспечивая прозрачность трудовой истории сотрудника и соблюдение законодательных требований․