Запись о приёме (или избрании) на работу генерального директора – одна из ключевых кадровых процедур при создании и функционировании юридического лица. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и практические примеры, актуальные на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 67) – порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – актуальная инструкция по заполнению.
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» – процедура избрания директора общим собранием участников.
• Письма и разъяснения Минтруда, КонсультантПлюс, системы «Моё дело» (см. фрагменты из сети, датированные 2021‑2026 гг.).

Основные моменты, которые нужно помнить

1. Формулировка записи – вместо слова «назначен» можно использовать «избран», если директор выбран на общем собрании участников (особенно при наличии более одного учредителя).
2. Основание для записи – кадровый приказ о приёме на работу или решение (протокол) общего собрания участников об избрании директора. В графе 4 трудовой книжки указываются номер и дата этого документа.
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сотрудник вправе выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. При этом запись о приёме директора делается в ЭТК по тем же правилам, что и в бумажном варианте.
4. Дубликат и вкладыш – если места в старой бланке недостаточно, оформляют вкладыш или выдают дубликат (можно использовать бланк старого или нового образца).
5. Подпись работника – знакомить под подпись в личной карточке с записью о приёме на работу не требуется (Порядок, утверждённый приказом Минтруда № 320н).

Пошаговая инструкция оформления записи

Шаг 1. Подготовка основания

В зависимости от способа избрания директора готовим один из документов:

• Приказ о приёме на работу – издаётся руководителем организации (или уполномоченным лицом) после подписания трудового договора.
• Решение (протокол) общего собрания участников – оформляется после голосования, содержит дату, номер протокола, ФИО избранного директора и срок его полномочий.

Шаг 2. Заполнение трудовой книжки

В бумажной трудовой книжке заполняем следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год).
3. Графа 3 – сведения о работе: «Принят на работу генеральным директором» или «Избран генеральным директором».
4. Графа 4 – основание: номер и дата приказа или номера и даты протокола общего собрания.
5. Графа 5 – подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя) и печать организации (если предусмотрена).

Пример записи (бумажная ТК)

Принят на работу генеральным директором
Приказ № 45 от г. о приёме на работу
Подпись ___________________ М.П.

Пример записи при избрании

Избран генеральным директором
Решение общего собрания участников ООО «Ромашка» № 12 от г.
Подпись ___________________ М.П.

Шаг 3. Внесение записи в электронную трудовую книжку (если выбрано)

В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя:

• Выбираем раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
• Указываем тип записи – «Приём на работу» (или «Избрание»).
• Заполняем поля: дата, должность, основание (номер и дата приказа/протокола).
• Сохраняем и, при необходимости, направляем сотруднику уведомление о подтверждении.

Особенности и часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать слово «назначен»?

Да, если директор принимается на работу по трудовому договору (например, внешний менеджер, приглашённый со стороны). В случае избрания участниками общества предпочтительно использовать «избран», чтобы точно отразить правовой основание.

Что делать, если в старой бланке нет места?

Оформляем вкладыш (листок формата А5, пришитый к книжке) либо выдаём дубликат трудовой книжки. При дубликате переносим все предыдущие записи и делаем новую запись о приёме директора.

Нужно ли получать подпись сотрудника на запись?

Согласно Порядку, утверждённому приказом Минтруда № 320н, подпись работника в личной карточке не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации.

Как оформить запись при увольнении директора?

Аналогично приёму: указываем статью ТК РФ (например, ст. 81 п. 1 – по инициативе работника или ст. 81 п. 2 – по инициативе работодателя), номер и датa приказа об увольнении, формулировку «Уволен с должности генерального директора».

Полезные советы из практики

• Всегда проверяйте соответствие номера и даты документа-основания данным, указанным в трудовом договоре.
• При избрании директора сохраняйте протокол общего собрания в течение всего срока его полномочий – он может понадобиться при трудовой инспекции или суде.
• Если директор одновременно является учредителем, оформляйте запись как «Избран генеральным директором» и указывайте, что основание – решение единственного участника.
• При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте бумажный вариант как резервный (особенно если работник предпочитает иметь бумажный экземпляр).

Оформление записи в трудовой книжке директора требует внимательного отношения к формулировкам («назначен» vs «избран»), правильного указания основания (приказ или протокол) и соблюдения требований Приказа Минтруда № 320н. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая нюансы работы с электронными трудовыми книжками, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.