Ситуация, когда после записи об увольнении с предыдущего места работы в трудовой книжке остаётся одна чистая строка, встречается достаточно часто. Кадровики и бухгалтеры задаются вопросом: как правильно оформить следующую запись о приёме на работу, не нарушив нормативные требования и не создав проблем для сотрудника и работодателя? В данной статье подробно рассматриваются правовые основания, возможные способы решения и рекомендации по оформлению трудовой книжки в такой ситуации.

Нормативная база

Основным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок). В нём указано, что:

• в трудовую книжку вносятся сведения о работе, переводе, увольнении, награждении и т.д.;
• записи делаются последовательно, без пропусков строк между записями о приёме и увольнении;
• пропуск строк в трудовой книжке не регламентируется и считается ошибкой оформления;
• при отсутствии места для записи на текущей странице допускается использование вкладыша (дополнительного листа), который вшивается в трудовую книжку.

Важно отметить, что ни Трудовой кодекс РФ, ни Порядок не запрещают перенос записи на новую строку или страницу, однако они также не допускают оставлять пустую строку между записями о приёме и увольнении.

Что делать, если осталась одна строчка?

Рассмотрим три основных варианта действий, которые применяются на практике.

Вариант 1. Записать в оставшуюся строку

Если оставшаяся строка достаточна для полного внесения всех требуемых реквизитов (наименование организации, дата приёма, должность, основание приёма), то запись можно сделать непосредственно в неё. При этом:

1. Следует сохранить последовательную нумерацию записей (если предыдущая запись имела номер n, новая получает номер n+1).
2. Не оставлять пустых строк перед или после записи.
3. Заполнять все графы согласно образцу, установленному Порядком.

Этот способ допустим, но требует внимательной проверки места: часто одна строка оказывается недостаточно длинной для полного указания наименования организации и других данных.

Вариант 2. Перенести запись на следующую чистую страницу

Если одна строка явно недостаточна, наиболее логичным решением является переход на следующую страницу трудовой книжки. При этом:

• Не делаем пустой строки между записями – сразу после последней заполненной строки начинаем новую запись с нового порядкового номера.
• Заполняем все графы в обычном порядке.
• Если на новой странице также остаётся недостаточно места, повторяем процесс.

Такой подход полностью соответствует Порядку, поскольку не допускает оставления пустых строк между записями.

Вариант 3. Использовать вкладыш (дополнительный лист)

Когда место на текущей и следующей страницах ограничено, а запись о приёме на работу занимает значительный объём (например, требуется указать несколько должностей, филиалов или дополнительные сведения), применяется вкладыш. Порядок действий:

1. Подготовить чистый лист формата А5 (или соответствующего размера трудовой книжки).
2. Внести в него запись о приёме на работу, соблюдая все требования к заполнению граф.
3. Вшить вкладыш в трудовую книжку в месте, где заканчивается текущая страница (обычно после последней заполненной строки).
4. Прошить вкладыш ниткой или специальным шнуром, закрепив его так, чтобы лист не выпадал.
5. Сделать отметку в трудовой книжке о наличии вкладыша (например, в поле «Примечания» поставить запись «Вкладыш № 1»)
6. Продолжить нумерацию записей: если последняя запись в основной книжке имела номер n, первая запись в вкладыше получает номер n+1.

Использование вкладыша прямо предусмотрено Порядком (пункт 5.4) и является легальным способом продолжения ведения трудовой книжки при недостатке места.

Ошибки, которых следует избегать

При работе с трудовой книжкой важно не допускать следующих типичных ошибок:

• Оставлять пустую строку между записями – это нарушает Порядок и может привести к признанию записи недействительной при проверке.
• Записывать «вне строк» (под таблицей, в полях) – такие записи считаются незаконными и могут быть оспорены.
• Исправлять ошибки путём стирания или замазывания – допустимо только аккуратное зачёркивание одной чертой и внесение правильных данных рядом.
• Не нумеровать записи – отсутствие порядкового номера затрудняет ведение книжки и может вызвать вопросы у инспекции труда.

Практический пример

Сотрудник Иванов И.И. уволен с ООО «Альфа» . На последней странице трудовой книжки после записи об увольнении осталась одна строчка. Новый работодатель – ООО «Бета» – принимает его на позицию менеджера по продажам с .

Решение 1 (запись в оставшуюся строку)

Если одна строка позволяет разместить:

 ООО «Бета» Менеджер по продажам Приказ № 45 от

то запись делается непосредственно в неё, получаем номер n+1.
Решение 2 (перенос на новую страницу)
Если место недостаточно, переходим на следующую чистую страницу и делаем запись с новым порядковым номером, не оставляя пустых строк.
Решение 3 (вкладыш)
При необходимости указать дополнительные сведения (например, совместительство, филиал, условия труда) готовим вкладыш, вносим туда полную запись и вшиваем его в трудовую книжку.
Рекомендации для кадровых служб

Перед приёмом сотрудника проверять количество свободных строк в трудовой книжке. Если места недостаточно – заранее подготовить вкладыш.
Обучать специалистов правилам заполнения трудовой книжки согласно Порядку от № 320н.
Вести журнал учёта вкладышей (номер, дата вшивания, ФИО сотрудника) для упрощения последующей работы с книжкой.
При обнаружении ошибки (пустая строка, неправильное заполнение) сразу исправлять её путём зачёркивания одной чертой и внесения правильных данных рядом, а не стирания.
Фиксировать все изменения в трудовой книжке в соответствии с внутренними локальными актами организации (например, в положении о ведении трудовых книжек).

Ситуация, когда в трудовой книжке осталась одна строчка, не является непреодолимой проблемой. Главное – соблюдать требования Порядка ведения и хранения трудовых книжек: не оставлять пустых строк между записями, обеспечивать последовательную нумерацию и, при недостатке места, использовать легальный способ – вкладыш. Следуя изложенным рекомендациям, кадровые службы смогут избежать нарушений, обеспечить корректность документов и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника.