Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. При приёме на работу работодатель обязан оформить запись о приёме в трудовой книжке (или в электронном виде – СТДР/СТДСФР), если работа у данного работодателя является для сотрудника основной и продолжительностью более пяти дней. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания, образцы записей и часто задаваемые вопросы.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность вести трудовую книжку), ст. 65 (трудовой договор).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ (о переходе на электронные трудовые книжки).
Согласно пункту 2 Правил ведения трудовых книжек, запись о приёме на работу делается в течение пяти рабочих дней с даты фактического допуска к работе, если трудовой договор заключён на срок более пяти дней.
Когда запись о приёме на работу обязательна?
- Работник принимается на основное место работы (т.е. это первая или единственная работа, где он будет трудиться более пяти дней).
- Трудовой договор заключён на срок более пяти календарных дней (включая срочные договоры).
- Работник предъявил трудовую книжку либо согласился на её оформление работодателем (для впервые устраивающихся).
- Если работа является совместительством или внешним совмещением, запись в основной трудовой книжке не делается (сведения фиксируются в книжке по совместительству).
Исключения: впервые устраивающиеся работники, которые ранее не вели трудовую книжку, могут получить её непосредственно от работодателя; в этом случае запись о приёме делается в newly issued книжке.
Пошаговый алгоритм оформления записи о приёме на работу
- Подготовка документов
- Трудовой договор (подписан обеими сторонами).
- Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная, но с обязательными реквизитами).
- Личная карточка работника Т‑2 (заполняется по желанию работодателя, но рекомендуется для внутреннего учёта).
- Трудовая книжка работника (или бланк для её оформления).
- Издание приказа о приёме
Приказ должен содержать:
- Дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- Должность, структурное подразделение;
- Дата начала работы;
- Основание (трудовой договор № … от …).
После подписания приказа работник знакомится с ним под подпись (в самом приказе или в листе ознакомления).
- Заполнение трудовой книжки
- Открыть трудовую книжку на первой чистой странице (или на странице, где заканчиваются предыдущие записи).
- В колонке «№ п/п» проставить порядковый номер записи (после последней записи).
- В колонке «Дата» указать дату приёма на работу (число, месяц, год).
- В колонке «Сведения о работе» записать:
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
- Должность (согласно штатному расписанию).
- При необходимости – структурное подразделение (отдел, служба и т.д.).
- В колонке «Основание» указать:
- Наименование документа – «Трудовой договор»;
- Номер и дата договора;
- Приказ о приёме на работу (номер и дата).
- Подпись работника (расшифровка) и подпись уполномоченного лица работодателя (обычно руководителя отдела кадров или директора) с расшифровкой и датой.
- При наличии – печать организации (если трудовая книжка ведётся в бумажном виде и организация использует печать).
- Внесение изменений в личную карточку Т‑2 (по желанию)
В разделе «Приём на работу и переводы» заполняются те же данные, что и в трудовой книжке, но без указания основания (только дата, должность, подразделение).
- Хранение документации
Приказ о приёме, трудовой договор и лист ознакомления хранятся в личном деле работника в течение 50 лет после окончания трудовой деятельности (или 75 лет при работе во вредных условиях).
Образец записи о приёме на работу в трудовой книжке
№ п/п Дата Сведения о работе Основание 1 Принят на работу в ООО «Альфа‑Тех» в качестве инженера‑программиста отдела разработки программного обеспечения. Трудовой договор № 12‑26 от ; Приказ № 45 от о приёме на работу. Подпись работника: ___________ /Иванов И.И./ Подпись кадровика: ___________ /Петрова А.С./
При оформлении электронной трудовой книжки (СТДР/СТДСФР) данные вводятся в соответствующие поля информационной системы, а подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица.
Особенности оформления при приёме по срочному трудовому договору
Срочный договор не освобождает от обязанности внести запись о приёме. Запись делается точно так же, как и при бессрочном договоре. При окончании срочного контракта делается запись об увольнении (по окончании срока договора).
Пример записи при срочном договоре
№ п/п Дата Сведения о работе Основание 2 Принят на работу в ООО «Бета‑Консалтинг» в качестве юриста отдела правовой поддержки (срочный трудовой договор на 11 месяцев). Трудовой договор № 07‑26 от ; Приказ № 78 от о приёме на работу. Подпись работника: ___________ /Смирнова Е.В./ Подпись кадровика: ___________ /Кузнецов Д.М./
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
- Если работник впервые устраивается и ранее не имел трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую книжку (бланк строгой отчётности) и сделать в ней первую запись о приёме.
- Если работник предпочитает вести электронную трудовую книжку, необходимо оформить СТДР/СТДСФР через личный кабинет на портале «Работа в России» и передать сведения работнику.
- В случае отказа от бумажной книжки и отсутствия согласия на электронную форму, работодатель всё равно обязан вести учёт трудовой деятельности в виде Сведения о трудовой деятельности (СТД) и предоставлять их работнику по требованию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли делать запись, если работник принимается на работу менее чем на 5 дней?
- Нет. Если трудовой договор заключён на срок ≤5 календарных дней, запись в трудовой книжке не делается (п. 2 Правил ведения трудовых книжек). Однако работодатель всё равно должен оформить приказ и трудовой договор.
- Можно ли исправить ошибку в уже сделанной записи?
- Да. Ошибка исправляется путём зачёркивания неправильной информации, написания правильной сверху и заверения подписью уполномоченного лица и датой исправления. При этом сохраняется исходная запись для контроля.
- Требуется ли нотариальное заверение записи?
- Нет. Запись в трудовой книжке заверяется только подписью ответственного лица работодателя и, при наличии, печатью организации.
- Как оформить запись, если работник переведён на другую должность внутри той же организации?
- Это считается переводом, а не новым приёмом. Делается запись о переводе (в колонке «Сведения о работе» указывается новая должность и подразделение, а в колонке «Основание» – приказ о переводе).
- Нужно ли вносить запись о приёме, если работник работает по гражданско‑правовому договору (ГПХ)?
- Нет. ГПХ не порождает трудовых отношений, поэтому запись в трудовой книжке не делается.
Полезные ссылки и ресурсы
- Трудовой кодекс РФ (актуальная редакция)
- Постановление Правительства РФ № 225 от
- Приказ Минтруда России № 69 от (форма трудовой книжки)
- Электронная трудовая книжка (СТДР/СТДСФР) – портал «Работа в России»
Запись о приёме на работу в трудовой книжке – это не просто формальность, а юридически значимый факт, подтверждающий начало трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка (своевременное издание приказа, заполнение книжки в течение пяти дней, правильное указание должности, подразделения и основания) защищает права обеих сторон и упрощает дальнейшее ведение трудовой стажа, начисления пенсии и предоставления социальных гарантий.
Следуя представленному пошаговому алгоритму и используя приведённые образцы, кадровые специалисты и руководители смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное оформление трудовых отношений с первого дня работы сотрудника.