В трудовой книжке запись о приёме сотрудника – один из ключевых документов, подтверждающих факт начала трудовых отношений․ Правильное оформление этой записи позволяет избежать спорных ситуаций при проверках контролирующих органов и упрощает работу с кадровыми документами․

Что именно нужно записать

В трудовую книжку вносятся сведения, указанные в графах 1‑4 (по форме Т‑2)․ Ниже перечислены обязательные элементы:

• Графа 1 – ФИО работника (фамилия, имя, отчество)․
• Графа 2 – Дата записи (дд․мм․гггг)․
• Графа 3 – Сведения о предыдущей записи (при необходимости исправления) и/или указание, что запись внесена впервые․
• Графа 4 – Наименование приказа (распоряжения) или другого распорядительного документа, на основании которого произведён приём, с указанием даты и номера документа․

Если речь идёт о дистанционном сотруднике, он также предоставляет свою трудовую книжку работодателю, после чего в неё вносится запись о приёме․

Пример заполнения

Образец записи (постановка в трудовую книжку):

Графа 1: Иванов Иван Иванович
Графа 2: 
Графа 3: Запись № 123 недействительна (при необходимости)
Графа 4: Приказ № 18‑к от «О приёме на работу Иванова И․И․ на должность менеджера»

Как оформить запись при приёме внешнего совместителя

Если сотрудник одновременно работает по другому трудовому договору (внутренний совместитель), необходимо:

1. Заключить второй трудовой договор․
2. Руководитель издаёт приказ о приёме․
3. По желанию работника в трудовую книжку вносят запись о приёме․

При этом в графе 4 указывается номер и дата приказа, а также ссылка на второй договор, если он оформлен․

Как исправить ошибку в записи о приёме

Если в трудовую книжку была внесена неверная запись, её следует скорректировать согласно Правилам внесения записей в трудовую книжку (пункт 5)․

• В графе 3 указывается: «Запись № X недействительна»․
• В том же графе вносится верная запись․
• В графе 4 повторяется номер и дата приказа, на основании которого была сделана запись․

Пример исправления:

Графа 3: Запись № 57 недействительна․
Графа 4: Приказ № 34‑к от 

Оформление приказов и договоров

Для того чтобы запись в трудовой книжке была законной, необходимо оформить приказ о приёме на работу․ Форма приказа регламентируется ТК РФ и внутренними нормативными актами организации․

Типичный порядок:

1. Подготовка приказа (шаблон – приказ № XX‑к «О приёме на работу …»)․
2. Подпись руководителя и печать организации․
3. Внесение данных приказа в трудовую книжку (графа 4)․
4. Открытие лицевого счёта в бухгалтерии (форма Т‑54/Т‑54а)․
5. Заполнение личной карточки по форме Т‑2 или Т‑2ГС(МС)․

Часто задаваемые вопросы

• Нужен ли приказ о приёме на работу? – Да, приказ обязателен, так как именно на его основании вносится запись в трудовую книжку․
• Какие документы открывает бухгалтер? – Лицевой счёт по форме Т‑54 (или Т‑54а) и личная карточка по форме Т‑2/Т‑2ГС(МС)․
• Можно ли вносить запись в электронную форму? – Да, при наличии электронной трудовой книжки записи оформляются в том же порядке, но обязательно сохраняются в электронном виде и подписываются электронной подписью․

Правильное оформление записи о приёме в трудовую книжку – это сочетание следующих шагов:

1. Подготовка и подписание приказа (распоряжения)․
2. Заполнение всех четырёх граф в соответствии с формой Т‑2․
3. Указание даты и номера приказа в графе 4․
4. При необходимости – корректировка ошибочной записи․
5. Открытие лицевого счёта и заполнение кадровых карточек․

Соблюдая эти правила, вы обеспечите юридически корректную и документально подтверждённую запись о приёме сотрудника, что упростит работу с кадровыми документами и избавит от возможных проблем при проверках․