Важность темы. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 320‑н‚ который вводит электронную трудовую книжку (ЭТК).
С 2026 года большинство организаций переводят сведения о трудовой деятельности работников в электронный формат.
Для корректного перехода необходимо оформить запись о ведении трудовой книжки в электронном виде – документ‚ фиксирующий согласие работника и порядок ведения его трудовой книжки.

Правовая база

• Федеральный закон от № 320‑н «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде».
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – порядок перехода и ведения трудовой книжки в электронном виде.

Согласно этим актам работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную). При выборе электронного формата работодатель обязан зафиксировать это в системе и оформить запись о ведении ТК в электронном виде.

Когда требуется запись

1. При приёме на работу нового сотрудника‚ если он выбирает электронный формат.
2. При переходе уже работающего сотрудника с бумажной ТК на электронную.
3. При изменении формы ведения ТК (например‚ после восстановления после длительного отпуска).

Если работник не подал заявление о выборе цифровой ТК‚ его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.

Шаги для работодателя

• Получить заявление от работника. В заявлении работник выражает согласие на предоставление сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде.
• Внести запись в систему. В 1С‚ Контур‚ Контур.Экстерн или иной HR‑системе выбирается пункт «Ведение трудовой книжки в электронном виде».
• Подтвердить запись. Руководитель (или лицо‚ ответственное за ведение ТК) ставит подпись и печать организации (если это предусмотрено внутренними регламентами).
• Сохранить копию. Электронный документ сохраняется в архиве организации и передаётся в СФР (Система Фонда России).

Содержание заявления работника

Заявление должно включать:

1. ФИО‚ должность‚ подразделение.
2. Текст согласия на предоставление сведений в электронном виде.
3. Просьбу о продолжении ведения трудовой книжки в электронном виде.
4. Подпись работника и дату.

Образец записи о ведении трудовой книжки в электронном виде

Ниже представлен типовой образец‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.

После внесения записи система автоматически формирует электронный документ‚ который будет доступен работнику в личном кабинете ПФР.

Пример заявления работника о переходе на электронный формат

Ниже – типовой текст заявления‚ который может быть приложен к записи.

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ занимающий должность Главного бухгалтера‚ прошу
продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде (ЭТК) и
выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности
в электронном виде в Фонд пенсионного и социального страхования (СФР).

Подпись: ______________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работник отказаться от электронного формата?

Да. По статье 66.1 ТК РФ работник имеет право выбрать форму ведения ТК. Если он не подал заявление о согласии‚ книжка ведётся в бумажном виде.

Нужно ли печатать запись на бумаге?

Запись вносится в электронную систему и передаётся в СФР. Печатный вариант может быть выдан сотруднику только по его запросу.

Как проверить‚ что запись успешно передана в СФР?

Работник может войти в личный кабинет ПФР (https://lk.pfrf.ru) и увидеть сведения о трудовой деятельности. Организация получает подтверждение о передаче в виде электронного акта.

Что делать‚ если в системе возникла ошибка?

Необходимо обратиться к администратору HR‑системы‚ исправить запись и повторно отправить данные в СФР. При повторных ошибках следует оформить письменный акт о корректировке.

Оформление записи о ведении трудовой книжки в электронном виде – обязательный этап при переходе на ЭТК.
Правильное оформление заявления‚ внесение записи в HR‑систему‚ подпись руководителя и передача данных в СФР гарантируют законность и прозрачность процесса.

Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы сможете быстро и без ошибок оформить электронную трудовую книжку для любого сотрудника.

Дата публикации: