Вопрос о том‚ как оформить запись о вручении грамоты в трудовой книжке‚ часто возникает у сотрудников и работодателей. В статье собраны актуальные нормы законодательства‚ рекомендации экспертов и готовые образцы записей‚ чтобы вы могли оформить документ без ошибок.

Правовая база

Согласно Порядку ведения трудовых книжек (утверждённому приказом Минтруда России № 320н) сведения о награждениях (в т.ч. благодарности‚ грамоты‚ премии) вносятся в отдельный раздел «Сведения о награждении». При этом:

• Запись делается только на основании официального документа (приказа‚ распоряжения‚ решения).
• Текст записи должен точно соответствовать формулировке в этом документе.
• Если приказа нет‚ нормативные акты не устанавливают обязательный порядок внесения записи – в этом случае запись делается «по усмотрению работодателя»‚ но с обязательным указанием источника награды.

Когда необходимо вносить запись о грамоте

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Получена почётная грамота от государства‚ органов местного самоуправления или крупной организации.
2. Вручена внутренняя грамота отдела/компании за достижения в работе‚ участие в проектах‚ инициативы и т;п.
3. Получена грамота за участие в конкурсах‚ конференциях‚ выставках‚ где награда оформлена официальным документом.

Если грамота выдана без сопроводительного приказа (что часто бывает в небольших компаниях)‚ запись всё равно может быть сделана – в этом случае в графе 4 указывается «внутренний документ» или «без указания приказа»‚ как описано ниже.

Как заполнять раздел «Сведения о награждении»

Структура раздела

Раздел состоит из четырёх граф:

• Графа 1 – Порядковый номер записи. Нумерация ведётся последовательно в течение всей трудовой деятельности.
• Графа 2 – Дата внесения записи. Указывается дата‚ когда запись делается в книжку.
• Графа 3 – Наименование награды и причина её вручения. Здесь указывается‚ кем (полное и сокращённое название организации)‚ какой наградой (грамота‚ благодарность‚ премия) и за что (конкретные достижения).
• Графа 4 – Номер и дата приказа (документа)‚ на основании которого сделана запись. Если приказа нет‚ указывается «внутренний документ»‚ «без номера приказа»‚ «по решению руководства» и т.д.

Что писать в графе 4‚ если приказа нет?

В случае отсутствия официального приказа рекомендуется оформить запись следующим образом:

1. Указать тип документа‚ например: «Внутренний документ» или «Решение руководства».
2. Привести дату‚ когда документ был подписан (если известна). Если даты нет – указать дату вручения грамоты.
3. Если документ имеет внутренний номер (например‚ № 12/2025)‚ его тоже следует указать.
4. Пример формулировки: «Внутренний документ № 12/2025 от » или «Без указания приказа (внутреннее решение)».

Примеры записей в трудовую книжку

Пример 1. Почётная грамота от государства

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Министерство труда и социальной защиты РФ – почётная грамота за выдающиеся результаты в реализации программы «Безопасный труд».
Графа 4: Приказ Минтруда РФ № 1234‑2024 от .
 

Пример 2. Внутренняя грамота отдела без приказа

Графа 1: 2
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «ТехноСервис»‚ отдел продаж – грамота за выполнение плана продаж на 150 % в 2025 г.
Графа 4: Внутренний документ № 12/2025 от .
 

Пример 3. Грамота за участие в конференции

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Инновации»‚ отдел разработки – грамота за лучшую научную работу на Международной конференции «IT‑2026».
Графа 4: Приказ ООО «Инновации» № 45‑2026 от .
 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. В ЭТК раздел «Сведения о награждении» заполняется в той же последовательности‚ но вводится через специализированную информационную систему. При отсутствии приказа в поле «Документ‚ на основании которого сделана запись» указывается:

• «Внутренний документ (без номера)»;
• «Решение руководства»;
• «Грамота отдела – дата вручения».

После ввода запись автоматически сохраняется в базе данных и доступна работодателю и работнику в личном кабинете.

Практические рекомендации

• Соберите документ. Даже если приказа нет‚ попросите у руководства копию внутреннего решения или протокола.
• Проверьте точность формулировок. Текст в графе 3 должен полностью соответствовать формулировке в оригинальном документе.
• Не забывайте про подписи. Запись в бумажной трудовой книжке заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
• Храните оригиналы. Оригиналы приказов‚ решений и самих грамот должны храниться в личном деле сотрудника.
• При переходе на электронный формат убедитесь‚ что все записи перенесены корректно‚ а в графе 4 указаны те же данные‚ что и в бумажной версии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о благодарности‚ если она оформлена только письмом?

Да. Письмо‑благодарность считается документом‚ на основании которого делается запись. В графе 4 указывают «Письмо‑благодарность от … от ДД.ММ.ГГГГ».

Можно ли пропустить запись‚ если грамота получена более 5 лет назад?

Запись в трудовую книжку делается в момент получения награды. Если она была получена ранее‚ но не внесена‚ работодатель может добавить её в текущий период‚ указав реальную дату вручения в графе 2.

Что делать‚ если в грамоте нет указания организации‑выдавателя?

Указывают в графе 3 название организации‚ от которой получена грамота (если известно)‚ а в графе 4 пишут «Без указания приказа (неизвестный выдаватель)». При возможности уточните у HR‑отдела.

Можно ли вносить запись о грамоте в раздел «Сведения о награждении»‚ если в книжке уже есть отметка «закрывающая запись»?

После закрывающей записи в бумажной трудовой книжке новые записи о награждениях вносить нельзя. В таком случае информация фиксируется в личном деле и в электронном трудовом сертификате‚ если он используется.

Внесение грамоты в трудовую книжку – важный процесс‚ который подтверждает профессиональные достижения сотрудника. Даже при отсутствии официального приказа запись возможна‚ но требует чёткого указания источника награды в графе 4. Следуя рекомендациям‚ изложенным в статье‚ вы избежите ошибок и сохраните правовую чистоту документа.

Источники

• Порядок ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н).
• КонсультантПлюс‚ раздел «Сведения о награждении» (обновление 2026‑03‑27).
• Атлант‑право‚ «Внесение записи о награждении при увольнении» (2025‑04‑21).
• Официальный сайт Министерства труда РФ – рекомендации по оформлению наград.

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел HR вашей организации.