В процессе трудовой деятельности работника может возникнуть ситуация‚ когда разделы трудовой книжки‚ предназначенные для сведений о работе или награждениях‚ оказываются полностью заполненными. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. Однако просто вшить его в документ недостаточно — необходимо грамотно зафиксировать факт его выдачи. В этой статье мы подробно разберем‚ как делается запись о выдаче вкладыша‚ и приведем актуальный образец на 2026 год.
Основные правила оформления вкладыша
Прежде чем говорить о штампе и записи‚ важно вспомнить базовые правила работы с вкладышами:
- Вкладыш недействителен без трудовой книжки. Он не является самостоятельным документом и всегда оформляется в дополнение к ней.
- Вшивание. Вкладыш необходимо аккуратно вшить в трудовую книжку (обычно в самый конец документа‚ между последней страницей и обложкой).
- Нумерация. Нумерация записей во вкладыше продолжается‚ а не начинается заново. Если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15‚ то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
- Оформление титульного листа. Титульный лист вкладыша заполняется так же‚ как и титульный лист трудовой книжки. При этом дата заполнения вкладыша ставится фактическая (на момент его заведения)‚ а не дата начала трудовой деятельности работника.
- Чернила. Для заполнения необходимо использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами. Точки в конце записей не ставятся.
Как сделать запись о выдаче вкладыша
Согласно действующим нормативным актам (в частности‚ Правилам ведения и хранения трудовых книжек)‚ при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Куда ставится штамп?
Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (страница 1). Штамп обычно ставится в свободном месте‚ чтобы он не перекрывал другие важные записи (ФИО работника‚ дату рождения‚ образование и т.д.). Чаще всего для этого используют левый нижний угол титульного листа.
Что делать‚ если штампа нет?
По мнению Роструда‚ если в организации отсутствует штатный штамп «Выдан вкладыш»‚ такую запись можно внести от руки ручкой (синими или черными чернилами). Это не будет являться нарушением. Главное, чтобы информация была читаемой и содержала все необходимые реквизиты.
Что делать‚ если на титульном листе нет места?
В практике встречаются случаи‚ когда работник менял работы так часто‚ что заводилось несколько вкладышей. Если на титульном листе самой трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша‚ такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша. И так при каждой выдаче нового вкладыша.
Образец записи (штампа) о выдаче вкладыша
Ниже представлен наглядный пример того‚ как должна выглядеть отметка на титульном листе.
Вариант 1: Использование специального штампа
Оттиск штампа на титульном листе будет выглядеть следующим образом:
Выдан вкладыш
Серия ТК-III № 1234567
Вариант 2: Запись от руки (если штамп отсутствует)
Если вы вписываете данные вручную‚ формулировка должна быть аналогичной:
Выдан вкладыш ТК-III № 1234567
Частые ошибки и важные нюансы
- Устаревшие формулировки. Обратите внимание: старые образцы записей (которые можно обнаружить на документах прошлых лет)‚ где писали просто номер вкладыша без слов «Выдан вкладыш»‚ сейчас не применяются. Необходима полная фраза.
- Запись в разделе «Сведения о работе». Некоторые кадровики по ошибке вносят запись о выдаче вкладыша в раздел сведений о работе‚ ставя порядковый номер. Это грубая ошибка. Отметка о выдаче вкладыша делается только на титульном листе.
- Несколько вкладышей. Если выдается второй или третий вкладыш‚ каждый из них должен быть отмечен. Если на титуле книжки места не осталось‚ переходим на титул первого вкладыша‚ как описано выше.
- Исправления. Если при проставлении штампа или написании серии/номера допущена ошибка‚ вкладыш следует аннулировать (составить акт) и оформить новый‚ с проставлением верных данных. Перечеркивать штамп на титульном листе нельзя.
Правильное оформление записи о выдаче вкладыша — важный элемент кадрового делопроизводства. Главное помнить несколько базовых правил: отметка ставится на титульном листе‚ она должна содержать слова «Выдан вкладыш»‚ а также серию и номер документа. При отсутствии штампа допускается внесение записи от руки. Соблюдение этих простых требований позволит избежать замечаний со стороны проверяющих органов и обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки работника.