Вопрос о том, как оформить в трудовой книжке запись о назначении на должность «исполняющий обязанности руководителя», часто возникает у работников и работодателей. Неправильное оформление может привести к ошибкам в расчёте пенсии, задержкам в выплате пособий и даже к юридическим спорам. В этой статье мы подробно разберём, какие нормативные акты регулируют данную запись, какие сведения необходимо указать, в какой последовательности и как исправлять допущенные ошибки.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71, 71.1, 71.2, 71.3, где описаны порядок ведения трудовой книжки и обязательные реквизиты записей.
• Приказ Минтруда России от № 354н – «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Федеральный закон от № 400-ФЗ – «О порядке ведения единой государственной системы учёта рабочего времени», в котором указано, что запись о назначении на должность должна быть сделана в оригинальной бумажной трудовой книжке.

Согласно ст. 71 ТК РФ, в трудовой книжке фиксируются все сведения о трудовых отношениях, в т.ч. о назначении на должность, временном исполнении обязанностей, переводе, увольнении и т.п;

Когда требуется запись «исполняющий обязанности руководителя»?

1. Назначение сотрудника на временное исполнение функций руководителя (директора, генерального директора, главы отдела и т.д.) в случае:
   • отсутствия постоянного руководителя (отпуск, больничный, командировка);
   • временного отстранения от должности (расследование, административный отпуск);
   • периода поиска нового руководителя.
2. Назначение осуществляется приказом работодателя (или решением общего собрания учредителей, если речь идёт о юридическом лице).
3. Срок исполнения обязанностей ограничен: обычно не более 90 дней, если иное не установлено внутренними нормативными актами организации.

Какие сведения необходимо указать в записи?

Согласно требованиям ТК РФ, в трудовой книжке должна быть внесена следующая информация (см. образец ниже):

Важно: в графе 5 (основание) необходимо указать полное название документа, его номер и дату издания, иначе запись может быть признана недействительной.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте приказ. В приказе укажите:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность, которую он исполняет;
   • Срок исполнения (начальная и конечная даты);
   • Основание назначения (например, «в связи с отпуском генерального директора»);
   • Подпись и печать организации.
2. Убедитесь в наличии оригинала трудовой книжки. Запись вносится только в оригинальную бумажную книжку, а не в электронный документ.
3. Заполните запись в соответствии с таблицей выше. Пишется чернильной ручкой, разборчиво, без исправлений.
4. Подпишите запись. Подпись ставится в графе 6. При необходимости подпись может быть заверена печатью организации.
5. Проверьте запись. Убедитесь, что все даты, названия и реквизиты совпадают с приказом.
6. Сохраните копию приказа. При необходимости сотруднику понадобится копия приказа для подтверждения стажа.

Примеры корректных записей

Пример 1. Краткосрочное исполнение обязанностей

– 
Исполняющий обязанности генерального директора
ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746578901
Приказ № 45 от «Об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его отпуском»
______________________ (подпись директора)

Пример 2. Неограниченный срок (по настоящее время)

– по настоящее время
Исполняющий обязанности директора по развитию
АО «СтройИнвест», ИНН 7707654321, ОГРН 1027701234567
Приказ № 12 от «Назначить Иванова И.И. на должность исполняющего обязанности директора по развитию»
______________________ (подпись генерального директора)

Частые ошибки при оформлении и как их исправлять

• Отсутствие основания записи. Если в графе 5 не указано конкретное решение (номер и дата приказа), запись считается неполной.
  Как исправить: Оформить дополнительную запись‑вставку с указанием недостающего основания и подписать её.
• Перепутанные даты. Ошибки в датах начала/окончания могут привести к «перекрытию» записей.
  Как исправить: Составить акт об ошибке, заверить подписью работника и работодателя, затем ввести исправление в графе 4 (реквизиты документа, на основании которого вносится исправление).
• Неправильное наименование должности; Например, указали «исполняющий обязанности руководителя», а не конкретную должность.
  Как исправить: Внести уточнение в отдельную запись, указав полное название должности.
• Отсутствие подписи руководителя. Запись без подписи считается недействительной.
  Как исправить: Попросить уполномоченное лицо подписать запись; если подпись невозможна (например, руководитель уволен), оформить запись через заместителя с указанием его полномочий.
• Запись в электронную трудовую книжку без согласования. По закону допускается только запись в бумажный вариант, если не используется официально утверждённая электронная система.
  Как исправить: Перенести запись в бумажный документ и оформить соответствующее подтверждение.

Ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии и к отсрочке её назначения. Поэтому важно проверять каждую запись сразу после её внесения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вносить запись, если я исполняю обязанности руководителя более 90 дней?

Ответ: Да. По ТК РФ срок исполнения обязанностей может быть продлён, но в этом случае необходимо оформить новое решение (приказ) с указанием продленного срока и внести соответствующую запись.

Вопрос: Как оформить запись, если я исполняю обязанности руководителя в нескольких организациях одновременно?

Ответ: В каждой организации вносится отдельная запись, где указывается название конкретной организации и должность. В трудовой книжке может быть несколько записей о разных местах работы.

Вопрос: Можно ли записать в трудовую книжку «исполняющий обязанности» без официального приказа?

Ответ: Нет. Трудовая книжка фиксирует только официальные факты, подтверждённые документом (приказом, решением). Без него запись считается недействительной.

Вопрос: Что делать, если запись уже внесена, но срок исполнения уже истёк?

Ответ: Необходимо оформить запись об окончании исполнения обязанностей (указать дату завершения) и, при необходимости, добавить запись о новой должности или переводе.

Оформление записи «исполняющий обязанности руководителя» в трудовой книжке – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения требований Трудового кодекса РФ. Правильная запись гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа;
• Отсутствие проблем при расчёте пенсии и иных социальных выплат;
• Защиту прав работника в случае трудовых споров.

Если вы обнаружили ошибку в уже внесённой записи, действуйте быстро: оформляйте акт об ошибке, вносите исправление в соответствии с пунктом 4 статьи 71 ТК РФ и сохраняйте все подтверждающие документы.

Помните, что правильное оформление записи – залог надёжной защиты ваших трудовых прав.

Дата публикации: