Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Одним из ключевых разделов трудовой книжки является запись об образовании, профессии и специальности. Правильное оформление этих сведений имеет важное значение как для работника, так и для работодателя, поскольку влияет на квалификационную классификацию, назначение зарплаты, продвижение по карьерной лестнице и даже на право занимать определённые должности.
Когда и зачем вносят сведения об образовании в трудовую книжку?
Сведения об образовании вносятся в трудовую книжку только при первичном оформлении работника на работу — то есть при его первом трудоустройстве после получения соответствующего документа об образовании. Важно понимать: вносить записи об образовании не обязательно при каждом новом месте работы, если они уже были оформлены ранее.
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России), запись о получении образования вносится на первой странице трудовой книжки — в графу «Образование» — только в случае, если:
- работник трудоустраивается впервые;
- он представляет документ об образовании (аттестат, диплом, свидетельство), который не был ранее учтён;
- работодатель ведёт бумажную трудовую книжку (в случае электронной, данные передаются в Пенсионный фонд через работодателя).
Какие документы об образовании принимаются?
Для внесения записи в трудовую книжку работник должен предоставить оригинал или заверенную копию одного из следующих документов:
- аттестат об основном общем или среднем общем образовании;
- диплом о среднем профессиональном образовании (техникум, колледж);
- диплом о высшем образовании (бакалавр, специалист, магистр);
- диплом о послевузовском образовании (аспирантура, ординатура, адъюнктура);
- свидетельство о прохождении курсов повышения квалификации или профессиональной переподготовки — только если это предусмотрено законодательством для конкретной должности.
Важно! Запись о прохождении курсов повышения квалификации не вносится в трудовую книжку, если она не является обязательным условием для выполнения трудовых обязанностей (например, для врача, учителя, инженера). Такие сведения фиксируются в личном деле работника, но не в трудовой книжке.
Как правильно оформить запись о образовании?
Запись о получении образования вносится в строку «Образование» на ьном листе трудовой книжки. Формат записи строго регламентирован:
- Дата — число, месяц, год получения образования (например, ).
- Наименование образовательного учреждения — полное официальное название (например, «Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Московский политехнический колледж»).
- Уровень образования и специальность — указывается в соответствии с классификатором (например, «Среднее профессиональное образование, специальность «Экономика и бухгалтерский учёт»).
Пример правильной записи:
— Получено среднее профессиональное образование по специальности «Экономика и бухгалтерский учёт» в ГБПОУ «Московский политехнический колледж».
Запрещено:
- сокращать названия учебных заведений (например, писать «МПК» вместо полного наименования);
- использовать разговорные формулировки («окончил колледж» — нужно писать «получено среднее профессиональное образование»);
- вносить записи без подтверждающего документа.
Что делать, если образование было получено после трудоустройства?
Если работник получил новое образование после устройства на работу (например, окончил университет, прошёл переподготовку), то запись в трудовую книжку вносится по его заявлению и на основании предоставленного диплома.
Порядок действий:
- Работник подаёт письменное заявление о внесении дополнения в трудовую книжку.
- Предоставляет оригинал или заверенную копию документа об образовании.
- Отдел кадров проверяет документ и вносит запись в трудовую книжку в порядке дополнения — то есть под последней записью, не перечёркивая и не исправляя предыдущие.
Запись оформляется так же, как и при первичном трудоустройстве, с указанием даты, учреждения и специальности.
Особенности при смене фамилии
Если работник сменил фамилию (например, после вступления в брак), то в трудовую книжку вносятся две записи:
- о смене фамилии (на основании свидетельства о браке);
- о новом образовании — уже с новой фамилией, если диплом выдан после смены фамилии.
При этом предыдущие записи об образовании не стираются и не исправляються. Они остаются в том виде, в котором были сделаны, а новая запись дополняет их. Это обеспечивает полную историю трудовой деятельности и образования работника.
Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2023 года?
С 1 января 2023 года в России активно внедряется новая форма трудовой книжки — как бумажной, так и электронной. При этом:
- бумажные трудовые книжки, оформленные до 2023 года, остаются действительными — их не нужно заменять автоматически;
- новые работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку;
- в электронной трудовой книжке информация об образовании передаётся работодателем в Пенсионный фонд РФ через систему электронного документооборота;
- для внесения сведений об образовании в электронную трудовую книжку работник также должен предоставить документы — как и при бумажной.
Важно! С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажной. Однако внесение данных об образовании в электронную книжку происходит только при наличии подтверждающих документов — как и в бумажной версии.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна, работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В дубликате все записи, включая сведения об образовании, восстанавливаются на основании:
- архивных данных;
- копий приказов;
- документов об образовании, представленных работником.
Запись об образовании в дубликате вносится на основании оригинала диплома или аттестата, даже если оригинал был утерян — в этом случае требуется справка из образовательного учреждения о выданном документе.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать юридических рисков, работодатели и кадровики должны помнить о следующих ошибках:
- Внесение записи без документа — это нарушение, ведущее к признанию записи недействительной.
- Исправление или перечёркивание старых записей — запрещено. Все изменения делаются только дополнениями.
- Указание неполного названия учебного заведения, может вызвать сомнения в подлинности образования.
- Внесение курсов повышения квалификации — только если это требование закона для должности.
- Отказ в внесении записи при смене фамилии — работодатель обязан внести новую запись, если работник предоставил документы.
Оформление записи об образовании в трудовой книжке — это не формальность, а важный элемент кадрового учёта. Правильно оформленная запись обеспечивает:
- соответствие квалификации работника занимаемой должности;
- возможность подтверждения образования при проверках;
- правильное начисление пенсии и стажа;
- соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Работодателю следует всегда требовать подтверждающие документы, а работнику — сохранять копии своих дипломов и аттестатов. В эпоху цифровизации трудовых отношений помните: даже при переходе на электронные трудовые книжки документы об образовании остаются основой для формирования вашей профессиональной истории.
Совет: Если вы не уверены в правильности записи — обратитесь в отдел кадров или в территориальное управление Росударственной инспекции труда. Лучше перепроверить, чем потом исправлять ошибки в архиве.