В 2026‑м году порядок оформления записи об увольнении в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда «Об образцах и формах документов, связанных с трудовыми отношениями» и внутренними нормативными актами организации. Чаще всего запись заверяется подписью руководителя или уполномоченного сотрудника отдела кадров. Но что делать, если в компании нет отдельного отдела кадров?
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 80‑81 – определяют порядок ведения трудовой книжки и обязательность внесения записи об увольнении.
- Пункт 35 Правил при увольнении работника – запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Приказ Минтруда от № 5н – уточняет, что подпись может ставить любой сотрудник, которому делегированы полномочия руководителем.
Важно: отсутствие отдела кадров не освобождает работодателя от обязанности правильно оформить запись.
Кто может ставить подпись в трудовой книжке?
- Руководитель организации (директор, генеральный директор).
- Уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя (например, главный бухгалтер, заместитель директора, специалист по административным вопросам).
- Специалист по кадрам, если у него есть письменное поручение от руководителя вести трудовые книжки.
Если в компании нет отдельного отдела кадров, запись может выполнить любой из перечисленных выше сотрудников, при условии наличия поручения (приказа) от руководителя.
Как оформить запись, когда отдела кадров нет
Подготовка приказа
- Руководитель издаёт приказ № ___ от «__» ______ 2026 г. с пунктом «Уполномочить ФИО (должность) вести трудовые книжки и ставить подпись в них».
- Приказ подписывается руководителем и печатается (при наличии печати организации).
Оформление записи об увольнении
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с образцом (см. ниже).
- Подписать запись уполномоченным лицом (специалистом по административным вопросам, бухгалтером и т.п.).
- Поставить печать организации (если она используется в компании).
- Работнику предоставить копию записи (если он просит) и выдать трудовую книжку в последний рабочий день.
Образец записи об увольнении (2026 г.)
Запись вносится в свободную строку «Запись об увольнении»:
Дата увольнения: Основание увольнения: По собственному желанию (заявление от ) Запись: Уволен(а) по собственному желанию с . Подпись уполномоченного лица: ___________ /Иванов И.И./ Печать организации (при наличии)
Обратите внимание, что подпись работника рядом с записью не требуется (см. КонсультантПлюс, 2025‑12‑18).
Что делать, если работник отказывается принимать трудовую книжку?
- Согласно рекомендациям Трудового кодекса, в день увольнения направьте работнику уведомление заказным письмом с подтверждением факта выдачи книги.
- Сохраните копию письма и подтверждение отправки (квитанцию). Это будет доказательство выполнения обязательств работодателя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кто может подписать запись, если в компании нет печати?
Печать не является обязательным элементом, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами. Достаточно подписи уполномоченного лица.
Можно ли использовать электронную подпись?
Для бумажных трудовых книжек электронная подпись не применяется. Однако запись может быть сделана в электронном виде в Электронной трудовой книжке (ЭТК), где допускается использование квалифицированной электронной подписи.
Сколько времени даётся работнику на получение трудовой книжки, если он не получил её в последний день?
Согласно нормативам, работнику необходимо выдать книгу не позднее трёх рабочих дней со дня письменного обращения (см. УБРиР, 2026‑01‑29).
Какие последствия, если запись не заверена подписью уполномоченного лица?
Запись считается недействительной, что может привести к отказу в выплате выходных пособий, проблемам при трудоустройстве и возможным штрафам для работодателя.
Отсутствие отдела кадров не освобождает работодателя от обязательства правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке. Главное – иметь письменное поручение от руководителя, которое делегирует полномочия конкретному сотруднику. При соблюдении порядка (приказ, подпись, печать при необходимости) запись будет законной и признаваемой в судебных и административных органах.
Помните, что своевременная выдача трудовой книжки и правильное оформление записи защищают интересы как работника, так и работодателя.