С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был введен в рамках цифровой трансформации трудовых отношений и направлен на повышение прозрачности, безопасности и удобства учета трудового стажа. К 2026 году переходный период завершается, и все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности исключительно в электронном виде. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму, какие нормы регулируют этот процесс и что важно знать как работнику, так и работодателю.

Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку

Основным нормативным актом, регулирующим переход на ЭТК, является Федеральный закон № 439-ФЗ от , вступивший в силу с 1 января 2020 года. Согласно этому закону, каждый работник имеет право выбрать:

• остаться с бумажной трудовой книжкой;
• перейти на электронную трудовую книжку.

Решение о выборе формы учета принимается работником добровольно. Работодатель не имеет права навязывать выбор или оказывать давление. Важно: с 1 января 2026 года все новые трудовые отношения будут оформляться исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки перестанут вестись как основной документ учета трудового стажа.

Когда и как делается запись о переходе на ЭТК?

Запись о переходе на электронную трудовую книжку делается только в бумажной трудовой книжке работника, если он выбрал ЭТК. Эта запись является юридически обязательной и подтверждает, что работник официально отказался от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки.

Форма записи

Запись должна быть сделана в разделе «Сведения о работе» и должна содержать следующие элементы:

1. Дата — дата, когда работник подал заявление о переходе на ЭТК (не позднее 15 рабочих дней с даты подачи заявления).
2. Содержание записи — формулировка, соответствующая утвержденному образцу:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»

Пример записи в трудовой книжке:

На основании заявления работника от № 045, запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.

Кто вносит запись?

Запись вносится работодателем — кадровой службой или ответственным лицом, уполномоченным на ведение трудовых книжек. Запись должна быть заверена печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица с расшифровкой ФИО.

Что делать, если работник не подавал заявление?

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, то бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке. Запись о переходе на ЭТК в этом случае не делается.

Важно: с 1 января 2026 года все новые сотрудники, принимаемые на работу, не получают бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность будет регистрироваться исключительно в электронной форме через Пенсионный фонд РФ (ПФР). Бумажные книжки выдаются только по запросу работника, если он ранее имел бумажную трудовую книжку и сохранил её.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может подтвердить наличие ЭТК следующими способами:

• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• через портал Госуслуги;
• получив выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде в кадровой службе или в МФЦ;
• предоставив работодателю код доступа к ЭТК (если требуется для сверки данных).

Работодатель обязан запросить у нового сотрудника подтверждение наличия ЭТК при приеме на работу с 2026 года. Если сотрудник не имеет ЭТК — работодатель обязан зарегистрировать его в системе ПФР в течение 1 рабочего дня с даты трудоустройства.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет, нельзя. Согласно официальному разъяснению Минтруда РФ от № 14-6/ООГ-5261, решение о переходе на электронную трудовую книжку является окончательным и необратимым. Даже если работник передумает, он не сможет вернуться к бумажной книжке. Все последующие трудовые отношения будут фиксироваться только в электронном виде.

Однако бумажная трудовая книжка, которая была у работника до перехода, сохраняется как исторический документ. Она не изымается и не уничтожается — она остается у работника и может быть использована для подтверждения трудового стажа до даты перехода на ЭТК.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

После внесения записи о переходе на ЭТК:

• бумажная трудовая книжка не уничтожается;
• она передаеться работнику на руки под расписку;
• все последующие трудовые движения (увольнения, перевода, награды и т.д.) фиксируются только в ЭТК;
• бумажная книжка сохраняется как подтверждение трудового стажа до даты перехода.

Работодатель обязан хранить копию заявления работника о переходе на ЭТК в течение 5 лет, а также вести журнал учета таких заявлений.

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать нарушений, обратите внимание на типичные ошибки:

• Не вносят запись о переходе на ЭТК — это нарушение закона и может повлечь штрафы от трудовой инспекции.
• Вносят запись без заявления — это незаконно. Решение должно быть добровольным.
• Используют нестандартную формулировку, запись должна точно соответствовать закону.
• Уничтожают бумажную книжку, это запрещено. Документ сохраняется у работника.
• Не передают книжку работнику — работодатель обязан выдать книжку под расписку.

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто техническое нововведение, а фундаментальное изменение системы учета трудового стажа в России. Для работодателей это означает:

• обязательное внесение записи о переходе на ЭТК в бумажную книжку при добровольном выборе работника;
• соблюдение строгой процедуры и сроков;
• сохранение бумажных книжек как исторических документов;
• обязательную регистрацию новых сотрудников в ЭТК с 2026 года.

Для работников это — возможность получать актуальную, защищенную и доступную информацию о своем трудовом стаже в любое время, без риска потери или порчи документа.

Важно помнить: переход на ЭТК, это не отмена бумажной трудовой книжки, а ее эволюция. Бумажная книжка остается, но только как архивный документ. Все будущие записи — только в электронном виде.

Если вы — работодатель, не знаете, как правильно оформить запись, обратитесь к кадровому консультанту или в территориальное управление Пенсионного фонда РФ. Если вы — работник — проверьте наличие своей ЭТК на сайте ПФР и убедитесь, что все данные о вашей трудовой деятельности актуальны.

Цифровая трудовая книжка — это будущее. И оно уже наступило.