С 2021 года в России для большинства новых сотрудников бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо неё вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Тем не менее, в некоторых случаях (например, при работе с бюджетными учреждениями или при желании работодателя) может потребоваться запись в бумажную форму. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить запись о приёме сотрудника, если это его первое трудоустройство.
Что нужно знать о первом приёме на работу
Согласно ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора впервые оформляется трудовая книжка работодателем (за исключением случаев, когда сотрудник уже имеет электронную книжку). При этом:
- Запись в книжку вносится в присутствии работника не позже недели со дня приёма.
- В графе 3 указывается наименование отдела и должность, а в графе 4 – реквизиты приказа о приёме.
- Если сотрудник получает электронную трудовую книжку (СТД‑Р или СТД‑СФР), то в бумажную запись ничего не вносится.
Важно помнить, что работодатель обязан вести трудовую книжку для любого сотрудника, который работает у него более пяти дней, независимо от формы (бумажной или электронной).
Какие документы нужны при приёме
Для оформления первого приёма обычно требуются:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- СНИЛС.
- Трудовая книжка (бумажная или электронная).
- В случае необходимости – показ бумажной трудовой для определения квалификации и стажа.
Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке
Если по какой‑то причине требуется бумажная запись (например, в бюджетной организации или при отсутствии ЭТК), следуйте этим шагам:
- Шаг 1. Подготовьте форму трудовой книжки, соответствующую требованиям Минтруда (ПП № 320н).
- Шаг 2. В присутствии сотрудника введите данные в графе 3 – отдел и должность.
- Шаг 3. В графе 4 укажите номер и дату приказа о приёме.
- Шаг 4. Поставьте подпись сотрудника и отметку о дате записи.
- Шаг 5. Сохраните оригинал в архиве организации.
Пример заполнения:
Графа 3: отдел – «Бухгалтерия», должность – «Бухгалтер‑консультант». Графа 4: Приказ № 15 от г. «Приём в штат».
Что НЕ указывается в ЭТК
В электронной форме в графе 3 указываются только сведения, которые требуются по закону, а не указываются:
- Сведения о размере заработной платы.
- Сведения о надбавках, премиях.
- Данные о профсоюзных организациях.
Порядок действий, если сотрудник отказывается от бумажной формы
Если новый работник уже имеет электронную трудовую книжку (СТД‑Р или СТД‑СФР), ему не требуется вносить записи в бумажную форму. Вместо этого:
- Внести сведения в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или через HR‑систему организации.
- Сформировать отчёт ЕФС‑1, подраздел 1.1 – «Приём на работу».
- Уведомить сотрудника о том, что запись произведена в электронной форме.
Работодатель обязан сохранить подтверждение о внесении данных (электронный журнал, скриншот и т.п.).
Что делать, если впервые трудоустраивается человек после 31 декабря 2020 г.
Согласно информации от Госуслуг (март 2026 г.) и телеграм‑канала «Госуслуги», с 2021 года бумажные трудовые книжки не выдаются при первом трудоустройстве. Поэтому:
- Не оформляйте бумажную книжку.
- Заведите электронную форму (СТД‑Р или СТД‑СФР).
- Внесите сведения в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Примеры образцов записей
Для наглядности ниже представлены типичные образцы заполнения:
Бумажная запись (пример)
Графа 1 – № записи: 001
Графа 2 – ФИО: Иванов Иван Иванович
Графа 3 – Отдел и должность: Отдел маркетинга, менеджер по продажам
Графа 4 – Приказ: Приказ № 27 от г.
Графа 5 – Дата приёма:
Подпись работника: ___________________
Электронная запись (пример)
В системе ЭТК в поле «Отдел и должность» указывается «Отдел маркетинга, менеджер по продажам», а в поле «Приказ» – «Приказ № 27 от г.». После сохранения запись автоматически отображается в личном кабинете сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли оформлять бумажную трудовую, если у сотрудника уже есть электронная?
Ответ: Нет, при наличии СТД‑Р/СТД‑СФР бумажная форма не требуется. - Вопрос: Как быстро внести данные в ЭТК?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуги или через HR‑систему организации – процесс занимает несколько минут. - Вопрос: Что делать, если работник потерял электронную книжку?
Ответ: Сотрудник может запросить дубликат в ПФР, а работодатель должен зафиксировать факт потери и оформить новый документ.
При первом приёме на работу бумажная трудовая книжка обычно не оформляется. Вместо неё используется электронная форма, которую необходимо правильно заполнить и зафиксировать в системе. Если же по требованиям организации требуется бумажная запись, следуйте установленным правилам Минтруда (ПП № 320н) и вносите сведения в присутствии сотрудника не позже недели со дня приёма.
Помните, что правильное оформлениетрудовой книжки – это важный элемент юридической защиты как для работодателя, так и для сотрудника.