В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал завершающей стадией цифровой трансформации кадрового делопроизводства в России. Для работодателей критически важно правильно оформить этот переход для сотрудников, которые ранее не определились с выбором формата или чьи бумажные книжки все еще находились у работодателя. В данной статье мы подробно разберем, какая именно запись вносится в бумажный документ, как ее оформить юридически грамотно и какие действия должен предпринять кадровик.
Правовые основы перехода
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек, действующему в 2026 году, бумажная трудовая книжка остается действительной до момента выбора работником электронной формы. Как только сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
- Выдать бумажный документ работнику на руки.
- Направить сведения в Социальный фонд России (СФР).
Важно помнить: после внесения записи о переходе и выдачи книжки на руки, работодатель больше не ведет бумажную трудовую этого сотрудника. Все дальнейшие сведения отражаются только в электронном виде.
Алгоритм внесения записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета (либо напечатана на принтере, если это допускается внутренними правилами, но традиционно — рукописно). Запись не должна иметь сокращений.
Пошаговая инструкция заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер вносимой записи (следующий по порядку после последней записи о работе или иных событиях).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (дата фактического оформления перехода/выдачи книжки).
- Графа 3 (Сведения о приеме на работу…): Делается дословная запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». - Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись. В данном случае — заявление работника.
Пример: «Заявление работника от № 15-к».
Образец оформления записи
Ниже приведен визуальный пример того, как должна выглядеть запись в разделах трудовой книжки:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 45 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление работника от | |
| Специалист по кадрам | |||
| (подпись) И.И. Петрова | |||
| (Место для печати организации или кадровой службы, при наличии) | |||
| С записью ознакомлен(а) | |||
| (подпись) А.А. Сидоров | |||
Важные нюансы и требования
Заверение записи
Запись о переходе на электронную трудовую книжку обязательно должна быть заверена. Согласно действующим правилам, в бумажной трудовой книжке необходимо:
- Поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (или работодателя).
- Проставить печать организации или кадровой службы (при наличии печати).
Без подписи и печати запись может быть признана недействительной, что создаст проблемы работнику при подтверждении стажа в будущем.
Выдача трудовой книжки
Сразу после внесения записи работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки. Факт выдачи фиксируется:
- В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (делается отметка о выдаче со ссылкой на номер заявления).
- В личной карточке работника (форма Т-2), в разделе IX «Дополнительные сведения» или в графе примечаний делается запись о дате выдачи трудовой книжки на руки в связи с переходом на ЭТК.
Работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек о получении документа.
Отчетность в СФР
После оформления перехода работодатель обязан уведомить Социальный фонд России. Для этого подается форма ЕФС-1 (подраздел 1.2).
Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления.
Пример: Если заявление подано 20 мая 2026 года, отчет ЕФС-1 нужно сдать до 25 июня 2026 года.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли делать запись в журнале учета отдельно?
Отдельного журнала именно для переходов на ЭТК законодательно не предусмотрено. Все фиксируется в общей Книге учета движения трудовых книжек. Нормативно требование о создании дополнительных списков или журналов для этого случая отсутствует.
Что делать, если у сотрудника не было бумажной трудовой?
Если сотрудник впервые устроился на работу после 1 января 2021 года и не изъявил желания иметь бумажную трудовую, то бумажный документ на него не заводился. В этом случае вносить запись некуда, и процедура перехода считается совершенной автоматически с момента начала работы, а сведения сразу передаются в СФР в электронном виде.
Можно ли вернуть бумажную трудовую после перехода?
Нет. После того как запись о переходе на электронную форму внесена и трудовая выдана на руки, обратный переход на бумажный формат ведения сведений законодательством не предусмотрен. Бумажная книжка остается у работника как исторический документ, подтверждающий стаж до 2026 года.
Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку — это финальный этап работы с бумажным документооборотом конкретного сотрудника. Главные принципы: точность формулировки («Подано письменное заявление…»), обязательное заверение подписью и печатью, своевременная выдача книжки работнику и подача формы ЕФС-1 в СФР. Соблюдение этих правил защитит интересы как работодателя, так и работника в будущем.