С 2020 года в Российской Федерации введён новый формат ведения трудовой деятельности — электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот переход стал частью масштабной цифровизации государственных услуг и кадрового документооборота. Для работодателей, использующих системы вроде СБИС (Система бизнес-информации), процесс внесения записей в ЭТК стал максимально автоматизированным. Однако многие до сих пор путаются в терминах, процедурах и юридических нюансах. В этой статье мы подробно разберём, что такое запись в электронной трудовой книжке, как её правильно оформить через СБИС, какие ошибки допускают работодатели и как избежать рисков.

Что такое электронная трудовая книжка?

Важно понимать: в законодательстве РФ нет понятия «электронная трудовая книжка» в привычном смысле — как цифровой копии бумажной. Это не скан или PDF-версия. ЭТК — это электронный реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в Пенсионном фонде России (ПФР) и передаётся через Социальный фонд России (СФР).

Все записи — о приёме, переводе, увольнении, наградах — вносятся в электронную базу ПФР на основании данных, передаваемых работодателем в форме ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).

Зачем работодателю переходить на ЭТК?

• Снижение административной нагрузки — нет необходимости хранить, учитывать, выдавать и архивировать бумажные трудовые книжки.
• Автоматизация отчётности — системы вроде СБИС сами формируют и отправляют ЕФС-1 в СФР.
• Защита от потери данных — электронные записи невозможно потерять, испортить или подделать.
• Удобство для сотрудников — они могут в любое время получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет в СБИС.

Как оформить запись в электронной трудовой книжке через СБИС?

СБИС — один из сертифицированных платформенных провайдеров, интегрированных с ПФР и СФР. Работа с ЭТК в СБИС выстроена как единый кадровый цикл: от приёма до увольнения.

Шаг 1: Определите статус сотрудника

Если сотрудник:

• Работает с бумажной трудовой книжкой — вы можете предложить ему перейти на ЭТК.
• Начинает работу впервые — с 2021 года бумажные трудовые книжки не выдаются при первом трудоустройстве. Все записи ведутся только в ЭТК.

Шаг 2: Получите согласие сотрудника

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, переход на ЭТК возможен только с письменного согласия работника. Для этого:

1. Подготовьте заявление о переходе на электронную трудовую книжку (шаблон есть в СБИС).
2. Получите подписанное заявление от сотрудника.
3. Внесите запись в бумажную трудовую книжку (если она есть):

Формулировка записи:

«Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от [дата].»

Эта запись обязательна! Без неё работодатель не может начать вносить сведения в ЭТК, даже если сотрудник согласен.

Шаг 3: Внесите данные в СБИС

В системе СБИС есть отдельный раздел: «Трудовые книжки».

1. Перейдите в раздел «Кадровый документооборот» → «Трудовые книжки».
2. Выберите сотрудника из списка.
3. Нажмите «Добавить запись» → выберите тип события: Приём на работу, Перевод, Увольнение и т.д.
4. Заполните поля: дата, реквизиты приказа, должность, структурное подразделение.
5. Система автоматически сформирует форму ЕФС-1 и отправит её в СФР.

Важно: все записи в СБИС должны быть подписаны электронной подписью руководителя (простой или усиленной). Без подписи данные не будут переданы в ПФР.

Шаг 4: Проверьте статус отправки

В СБИС есть встроенный отчёт «Сведения о трудовой деятельности». Вы можете:

• Фильтровать по сотруднику, увидеть все его записи в ЭТК.
• Проверить статус: «Отправлено», «Принято», «С ошибкой».
• Скачать выписку из ЭТК в формате СТД-Р (для сотрудника или при проверке).

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели?

1. Не вносят запись в бумажную трудовую книжку — если сотрудник ранее имел бумажную книжку, но не внесена запись о переходе на ЭТК, дальнейшие сведения в ПФР не будут считаться легитимными.
2. Отправляют ЕФС-1 с опозданием — данные должны передаваться не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем события (например, увольнение 10 мая, отчёт до 15 июня).
3. Используют неактуальные шаблоны, в СБИС регулярно обновляются формы. Устаревшие шаблоны могут привести к отказу в приёме отчёта.
4. Не проверяют статус отправки — если в отчёте статус «Ошибка», а вы не исправили — сведения не попадут в ПФР, и сотрудник не сможет подтвердить стаж.

Как работать с ЭТК и бумажными трудовыми одновременно?

В 2025 году в России действует двойной режим:

• Новые сотрудники — только ЭТК.
• Сотрудники с бумажными книжками — могут продолжать их использовать, если не подали заявление на переход.

СБИС позволяет вести оба формата в одном интерфейсе:

• В разделе «Трудовые книжки» вы видите и бумажные, и электронные записи.
• Система автоматически разделяет их по статусу.
• Вы можете сформировать выписку из ЭТК для сотрудника, даже если он продолжает хранить бумажную книжку.

Как сотруднику получить выписку из ЭТК?

Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки:

• Через портал Госуслуг — в разделе «Трудовая книжка».
• Через личный кабинет в СБИС (если у него есть доступ).
• Через 1С — при наличии интеграции с ПФР.
• В бумажном виде, по запросу в отдел кадров (форма СТД-Р).

Выписка СТД-Р имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве, оформлении пенсии, кредита и т.д.

Преимущества СБИС для работы с ЭТК

• Автоматическая генерация ЕФС-1 — не нужно заполнять форму вручную.
• Интеграция с ПФР и СФР — данные передаются напрямую, без посредников.
• Уведомления об ошибках — система сразу сообщит, если отчёт не принят.
• Архив всех записей — доступ к истории трудовой деятельности любого сотрудника за весь период работы.
• Соответствие законодательству, все шаблоны обновляются в соответствии с изменениями ТК РФ и приказами ПФР.

Запись в электронной трудовой книжке, это не просто техническая операция. Это юридически значимое действие, которое влияет на права сотрудника на пенсию, трудоустройство и социальные гарантии.

Ключевые правила:

1. Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку — обязательно внесите запись о переходе на ЭТК.
2. Все сведения о трудовой деятельности передаются только через форму ЕФС-1 в СФР.
3. СБИС, надёжный инструмент, но только при правильном использовании.
4. Не игнорируйте статусы отправки, «Отправлено» ≠ «Принято».
5. Сотрудник всегда может проверить свои данные через Госуслуги — будьте прозрачны.

Цифровизация — это не тренд, а необходимость. Электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а совершенно новый уровень кадрового учёта. Используя СБИС правильно, вы не только избавитесь от рутины, но и обеспечите надёжность и законность всех кадровых процессов в вашей компании.

Помните: ваша задача — не просто внести запись. Ваша задача, сохранить историю труда человека на десятилетия вперёд.