Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России полностью перешли на электронный формат трудовых книжек․ Это значит, что при приеме на работу впервые гражданину оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК), а не бумажный документ․ В системе 1С: ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) процесс внесения записи в ЭТК автоматизирован, но требует правильной настройки и внимательного заполнения данных․ Ниже представлен пошаговый гайд, который поможет избежать типичных ошибок и оформить запись в соответствии с актуальным законодательством (включая поправки к отчету ЕФС‑1, вступившие в силу в 2025 году)․

Подготовка системы 1С: ЗУП к работе с ЭТК

Прежде чем приступать к оформлению записи, убедитесь, что конфигурация обновлена до версии, поддерживающей электронные трудовые книжки (минимум релиз 3․0․XX от 2020 года)․

Проверка релиза: Перейдите в меню Помощник → О программе и убедитесь, что номер версии начинается с 3․
Активация модуля ЭТК: В разделе Администрирование → Настройки учета → Кадры установите флажок Использовать электронные трудовые книжки․
Настройка обмена с ПФР: Убедитесь, что настроен канал обмена данными с Социальным фондом России (СФР) через сервис ЕФС‑1․ Для этого в Администрирование → Обмен данными → Настройка обмена с ПФР укажите реквизиты организации и сертификат ЭЦП․

После выполнения этих шагов система готова к формированию и отправке записей в электронную трудовую книжку․

Оформление приема на работу в 1С: ЗУП

Процедура приема сотрудника включает несколько этапов: создание карточки физического лица, оформление приказа о приеме и внесение записи в ЭТК․

Создание карточки сотрудника

Перейдите в раздел Кадровик → Сотрудники → Физические лица․
Нажмите Создать и заполните обязательные поля:
- ФИО (полностью, как в паспорте);
- Дата рождения;
- Серия и номер паспорта;
- ИНН (если известен);
- СНИЛС (обязательно для формирования ЭТК)․
Сохраните карточку․

Оформление приказа о приеме

В меню Кадровик → Приказы → Приказы о приеме на работу нажмите Создать;
Выберите ранее созданное физическое лицо․
Укажите:
- Дата приема (первый рабочий день);
- Должность (из справочника должностей);
- Подразделение;
- Тип занятости (полная/неполная, срочная/бессрочная);
- Оклад или тарифную ставку․
После заполнения нажмите Провести и закрыть․ Система автоматически создаст запись в трудовой деятельности сотрудника․

Внесение записи в электронную трудовую книжку

При проведении приказа о приеме 1С: ЗУП формирует запись в ЭТК согласно форме, утвержденной Приказом Минтруда России №  н от  2021 года․ Однако иногда требуется вручную скорректировать или добавить данные․ Для этого:

Откройте карточку сотрудника (Кадровик → Сотрудники → Физические лица → выберите нужного сотрудника)․
Перейдите на вкладку Трудовая деятельность․
Нажмите Добавить запись․
Заполните поля записи:
- Дата события – дата приема на работу;
- Номер записи – присваивается автоматически, но можно изменить в соответствии с внутренней нумерацией организации;
- Наименование организации – полное наименование работодателя (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
- ИНН организации;
- КПП организации;
- Должность;
- Подразделение;
- Вид трудовой деятельности – обычно Основная работа;
- Основание – указать номер и дату приказа о приеме (например, «Приказ № 123 от »);
- Примечание – при необходимости добавить дополнительную информацию (например, совмещение, испытательный срок)․
После заполнения нажмите Сохранить․

Система автоматически проверит корректность заполненных данных и, если всё верно, пометит запись как готовую к отправке в СФР․

Формирование и отправка отчета ЕФС‑1

С 2025 года в отчете ЕФС‑1 появились новые поля, связанные с электронными трудовыми книжками․ Чтобы избежать штрафов, важно правильно заполнить их․

Где формируеться отчет

Отчет формируется в разделе Отчетность → ЕФС‑1 → Формирование отчета․ Выберите период (месяц, за который необходимо сдать отчет) и нажмите Сформировать․

Проверка данных о записях в ЭТК

В сформированном отчете появится таблица Сведения о записях в электронных трудовых книжках․ Убедитесь, что:

Каждая запись о приеме на работу присутствует в таблице;
Дата события соответствует дате приказа;
Номер записи совпадает с номером, указанным в карточке сотрудника;
Поле Основание содержит реквизиты приказа (номер и дата);
Все обязательные поля заполнены (организация, ИНН, КПП, должность, подразделение)․

Отправка отчета в СФР

После проверки нажмите Проверить – система выявит возможные несоответствия (например, отсутствующий СНИЛС)․
Исправьте ошибки, если они найдены․
Нажмите Подписать и отправить․ Для подписи потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) ответственного лица․
Дождитесь подтверждения приема от СФР (обычно приходит в виде электронного сообщения в личном кабинете организации)․

При успешной отправке статус отчета меняется на Принят․ В случае отказа система выдаст код ошибки и описание – исправьте указанные недочеты и отправьте повторно․

Типичные ошибки и способы их избежать

На практике при оформлении ЭТК в 1С: ЗУП часто встречаются следующие недочеты:

Отсутствует СНИЛС – без него запись не может быть отправлена в СФР․ Решение: сразу при создании карточки сотрудника заполнять поле СНИЛС․
Неправильная дата события – иногда ставят дату подписания приказа вместо первого рабочего дня․ Решение: в поле Дата события указывать фактическую дату начала трудовой деятельности․
Несоответствие номера записи в отчете и в карточке – возникает при ручной корректировке нумерации․ Решение: либо оставить автоматическую нумерацию, либо вести единый журнал номеров записей и синхронно обновлять его в обеих системах․
Отсутствие данных о работодателе (ИНН/КПП) – приводит к отказу от СФР․ Решение: проверить заполнение реквизитов организации в разделе Настройки → Основные настройки организации․
Неподписанный отчет – отправка без КЭП приводит к возврату документа․ Решение: настроить автоматическую подпись при отправке или использовать доверенное лицо с действующей КЭП․

Регулярно проводите внутренний аудит: выбирайте случайных сотрудников и сверяйте данные в 1С: ЗУП с данными в личном кабинете СФР․ Это позволит выявить системные проблемы до наступления проверочных периодов․

Полезные рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками

Вести журнал изменений записей в ЭТК (дата, кто внес, что изменено)․ Это упрощает внутренний контроль и подготовку к проверкам․
Использовать шаблоны приказов с предустановленными полями для номера записи и основания – так снижается риск пропустить обязательные реквизиты․
Настроить автоматическое заполнение поля СНИЛС при импорте данных из внешних систем (например, из системы подбора персонала)․
Регулярно обновлять справочники должностей и подразделений – изменения в структуре организации должны отражаться в трудовой записи вовремя․
Обучать кадровых сотрудников работе с модулем ЭТК: проводить краткие вводные занятия раз в квартал и выдавать памятки по заполнению полей․

Запись электронной трудовой книжки в 1С: ЗУП при приеме на работу – это процесс, который, при правильной настройке и внимательном заполнении данных, занимает минимум времени и обеспечивает полную соответствие законодательным требованиям․ Следуя представленному пошаговому алгоритму, проверяя данные перед формированием отчета ЕФС‑1 и избегая типичных ошибок, вы сможете гарантировать своевременную и корректную передачу сведений о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России․

Помните, что основной принцип работы с ЭТК – точность и своевременность․ Чем аккуратнее вы ведете кадровый учет, тем меньше рисков столкнуться с штрафами и трудовыми спорами․