Дата публикации:
Содержание
- Правовая база
- Порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Необходимые документы
- Как оформить запись в трудовой книжке о переходе
- Особенности записи в ЭТК
- Типичные ошибки и способы их предотвращения
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
С 2021 года в России постепенно вводится система электронных трудовых книжек (ЭТК). По новому порядку кадровики заполняют только электронный вариант, однако в ряде случаев (например, при переходе с бумажной книжки) требуется оформить специальную запись в традиционной трудовой книжке о том, что работник теперь использует электронный документ.
Данная статья подробно описывает, какие нормативные акты регулируют процесс, какие шаги необходимо выполнить работодателю и работнику, а также как правильно оформить запись в трудовой книжке, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к отказу в признании стажа.
Правовая база
Основные нормативные документы, регулирующие переход на электронную трудовую книжку:
- Федеральный закон № 115-ФЗ от г. «О персональных данных» – определяет порядок обработки электронных данных о трудовой истории.
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 61, пункт 1, где указано, что запись в трудовой книжке делается в бумажном или электронном виде.
- Приказ Минтруда России № 1н от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек» – устанавливает порядок создания, ведения и передачи ЭТК;
- Письмо Минтруда России от № 14‑1 – разъясняет, какие сведения о награждениях и поощрениях вносятся в раздел «Сведения о награждении» и как они отражаются в ЭТК.
- Приказ Минтруда России от № 55н – вводит обязательность использования электронных трудовых книжек при приёме на работу, за исключением случаев, когда работник отказался от ЭТК в письменной форме.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Процесс перехода состоит из нескольких последовательных этапов:
- Шаг 1. Информирование работника. Работодатель обязан предоставить сотруднику информацию о возможности перехода, о правах и обязанностях, а также о том, что отказ от ЭТК возможен только в письменной форме.
- Шаг 2. Подача заявления работником. Сотрудник заполняет форму «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» (образец Приложения 1 к Приказу Минтруда № 55н).
- Шаг 3. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка». Кадровый отдел вводит данные работника в ЕГРТ (Единый государственный реестр трудовых книжек) через портал etk.mintrud.gov.ru. После подтверждения система генерирует QR‑код и уникальный номер ЭТК.
- Шаг 4. Оформление записи в бумажной трудовой книжке. В традиционной книжке делается запись о переходе, которая фиксирует, что с указанной даты трудовая история будет вестись в электронном виде.
- Шаг 5. Выдача работнику подтверждения. Работнику выдаётся распечатка с QR‑кодом, а также электронный сертификат, который он может сохранить в личном кабинете «Госуслуги».
Необходимые документы
Для корректного оформления перехода потребуются следующие документы:
| Документ | Кому предоставляется | Содержание / образец |
|---|---|---|
| Заявление работника о переходе на ЭТК | Работник → Работодатель | ФИО, должность, табельный номер, дата подачи, подпись |
| Приказ работодателя о переходе | Работодатель → Кадровый отдел | Номер приказа, дата, перечень сотрудников, ссылка на заявление |
| Запись в бумажной трудовой книжке | Кадровый отдел → Работник | Текст записи (см. ниже), подпись руководителя, печать организации |
| Справка из системы ЭТК | Кадровый отдел → Работник | QR‑код, номер ЭТК, дата перехода |
Как оформить запись в трудовой книжке о переходе
Запись делается в разделе «Сведения о переходе на электронную трудовую книжку». Ниже – пример корректно оформленной записи:
Запись о переходе на электронную трудовую книжку Дата перехода: Номер электронной трудовой книжки (ЭТК): 1234567890 QR‑код: (прилагается) Ссылка на запись в системе ЭТК: https://etk.mintrud.gov.ru/record/1234567890 Основание: заявление работника от № 07/ЭТК Подпись руководителя: ______________________ Печать организации
Важно помнить:
- Запись делается только один раз – при первом переходе.
- В записи указывается полный номер ЭТК и дату перехода.
- Подпись и печать обязательны, иначе запись может быть признана недействительной.
- Если работник отказывается от ЭТК, в книжке делается запись об отказе (см. Приказ Минтруда № 55н, пункт 6).
Особенности записи в электронной трудовой книжке
После перехода в системе ЭТК все последующие записи (приём, перевод, повышение, увольнение, награждения и т.д.) вносятся автоматически. Однако некоторые сведения продолжают фиксироваться в бумажной форме:
- Записи о награждениях и поощрениях (см. письмо Минтруда от ) – в ЭТК они отображаются в разделе «Сведения о награждении», но оригинальная запись в бумажной книжке сохраняется до полного перехода всех данных.
- Записи о временной нетрудоспособности (больничные листы) – в ЭТК отображаются в виде электронных справок, однако в некоторых организациях сохраняют копии в бумажных личных делах.
Типичные ошибки и способы их предотвращения
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи руководителя в записи | Запись считается недействительной, трудовой стаж может быть оспорен | Проверять наличие подписи и печати перед выдачей книжки сотруднику |
| Неправильный номер ЭТК (опечатка) | Система не может связать бумажную запись с электронным профилем | Сверять номер ЭТК с распечаткой из системы перед внесением записи |
| Отсутствие QR‑кода | Трудно проверить подлинность записи в онлайн‑режиме | Генерировать QR‑код в системе ЭТК и распечатывать вместе с записью |
| Неоформленное заявление работника | Переход считается недействительным, работник сохраняет бумажную книжку | Обязательно получать подписанное заявление до создания записи |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от ЭТК после того, как запись уже сделана?
- Да, но только в письменной форме. Работнику необходимо подать заявление «Об отказе от электронной трудовой книжки», после чего в бумажной книжке делается запись об отказе, а электронный профиль закрывается.
- Какие сроки у работодателя на оформление записи после получения заявления?
- Согласно Приказу Минтруда № 55н, запись должна быть сделана в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
- Нужна ли печать организации, если запись делается в электронном виде?
- Для записи в бумажной трудовой книжке печать обязательна. В ЭТК печать не требуется – запись подтверждается цифровой подписью.
- Как проверить, что запись в ЭТК действительно привязана к моему QR‑коду?
- Через портал etk.mintrud.gov.ru введите номер ЭТК или отсканируйте QR‑код. Система отобразит всю историю записей, включая дату перехода.
- Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем переходе?
- Повторный переход невозможен. Если запись сделана ошибочно, необходимо оформить исправление: подать заявление о внесении исправлений, получить приказ об исправлении и сделать новую запись с указанием «Исправление» и ссылки на оригинал.
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке гарантирует, что история трудового стажа будет признана как в традиционном, так и в электронном виде. Следуя установленным нормативным актам, используя образцы заявлений и приказов, а также внимательно проверяя подписи, печати и номера ЭТК, работодатели могут избежать типичных ошибок и обеспечить беспрепятственное ведение кадровой документации.
Помните: без надлежащей записи в трудовой книжке переход на электронную трудовую книжку может быть признан недействительным, что повлечёт за собой сложности при подтверждении стажа, начислении пенсий и получении государственных льгот.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами Минтруда России на 2026 год.