Изменение наименования работодателя – одно из самых частых событий в жизненном цикле любой организации. При таком изменении в трудовой книжке работников необходимо внести соответствующую запись, чтобы документально отразить реорганизацию (переименование) работодателя. Ниже – подробный разбор того, на основании чего и как оформляется эта запись.
Правовая основа
Согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению и ведению трудовой книжки (утверждённой постановлением Правительства РФ от № 489), при изменении наименования организации в графе 3 раздела «Сведения о работе трудовой книжки» вносится отдельная строка:
- «Организация старого наименования с даты переименована в новое наименование».
- В графе 4 указываются сведения о основании изменения: номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, решение совета директоров, иные документы, которые стали основанием для переименования.
Эти положения закреплены также в Трудовом кодексе РФ (ст. 65) и в нормативных актах Министерства труда и социальной защиты.
Что именно фиксируется в книжке?
Запись в трудовой книжке при переименовании организации включает несколько обязательных элементов:
- Графа 3 – отдельная строка с указанием старого и нового наименования организации и датой переименования.
- Графа 4 – сведения о документе, который стал основанием:
- номер приказа (распоряжения) работодателя;
- дата его подписания;
- короткое описание решения (например, «Приказ № 15 от «О переименовании ОАО «ЗАК» в ЗАО «ЗАК»»).
- Если переименование связано с изменением структурного подразделения (отдела, подразделения), в соответствующей графе указываеться также название подразделения.
Как правильно оформить запись: пошаговый алгоритм
Для корректного оформления записи следуют простому алгоритму:
- Шаг 1. Сформировать приказ (распоряжение) о переименовании. В нём указываются:
- Номер и дата приказа;
- Текст решения: «О переименовании старого наименования в новое наименование»;
- Подпись уполномоченного лица.
- Шаг 2. Внести запись в трудовую книжку работников,ffected by the change.
- Шаг 3. В графе 4 указать реквизиты приказа (номер, дата) и, при необходимости, приложить копию приказа в личный дело сотрудника.
- Шаг 4. При необходимости – обновить электронные кадровые документы (если используется Электронная трудовая книжка).
Примеры оформления записи
Ниже – несколько типовых примеров, которые можно использовать как шаблон.
Переименование полной организации
Графа 3: ООО «Старый» с переименовано в ООО «Новый». Графа 4: Приказ № 15 от «О переименовании ООО «Старый» в ООО «Новый»».
Переименование отдела
Графа 3: Дирекция продаж переименована в Отдел маркетинга (с ). Графа 4: Приказ № 27 от «О переименовании Дирекции продаж в Отдел маркетинга».
Переименование должности
Графа 3: Должность «Менеджер по продажам» переименована в «Старший менеджер по продажам» (с ). Графа 4: Приказ № 34 от «О внесении изменений в штатное расписание, переименовании должности».
Частые вопросы и ответы
- Вопрос: Что делать, если приказ об переименовании не подписан?
Ответ: По закону такой документ считается недействительным. Необходимо запросить у работодателя официальное решение (распоряжение) или оформить новое приказа. - Вопрос: Нужно ли вносить запись, если переименование организации произошло до начала отношений с работником?
Ответ: Нет. Запись делается только в отношении сотрудников, которые находятся в трудовых отношениях в момент изменения наименования. - Вопрос: Можно ли обойтись без записи в графе 4?
Ответ: Нет. Графа 4 обязательна – без указания основания (приказа, распоряжения) запись считается неполной и может привести к нарушению при проверке трудовой инспекции.
Что делать, если запись пропущена?
Если по какой‑то причине запись о переименовании в трудовых книжках сотрудников не была сделана, следует:
- Срочно подготовить и утвердить приказ о переименовании (если ещё не сделан).
- Внести недостающую запись в текущие книжки, оформив её в том же виде, что и обычные записи (см. пункт 1).
- При необходимости – обновить электронные кадровые документы.
- Уведомить работников о внесённых изменениях и предоставить им копии приказа.
Запись в трудовой книжке при изменении наименования организации – обязательный и важный документ, который фиксирует реорганизацию работодателя и служит доказательством законности изменений в קורות трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление такой записи (указание нового и старого наименования, даты, а также реквизитов приказа) позволяет избежать проблем при проверках и обеспечивает прозрачность кадровых отношений.
Соблюдение указанных выше требований гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда, а также упрощает работу с персоналом в условиях цифровой трансформации кадрового сопровождения.