Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, повышение квалификации, а также увольнение. Позиция администратора в этой книжке имеет свои особенности, поскольку администратор часто выступает как лицо, ответственное за оформление и ведение соответствующей документации.

Что именно отражается в трудовой книжке при назначении на должность администратора

При приёме на работу на пост администратора в организацию А необходимо выполнить несколько обязательных действий:

1. Заключить трудовой договор с новым сотрудником.
2. Одобрить приказ о приёме на работу.
3. Записать сведения в трудовую книжку.

Запись в книжке должна включать:

• ФИО сотрудника.
• Дата и место рождения.
• Дата заключения трудового договора.
• Должность (администратор).
• Подразделение, в котором будет работать сотрудник.
• Сведения о прохождении аттестации (если применимо).

Как правильно оформить запись о должности администратора

В соответствии с пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, при оформлении записи о новой должности администратора следует соблюдать следующие правила:

1. Указать точный наименование должности – Администратор.
2. Указать подразделение (например, Отдел кадров или Управление по персоналу).
3. Указать дату начала работы на новой должности.
4. При необходимости – добавить сведения о переводе из другой организации.

Если перевод происходит в том же подразделении того же работодателя, в книжке указывается лишь дата перехода и новая должность. При переходе в другое подразделение или другую структурную единицу необходимо оформить соответствующее приказ о переводе и отразить его в книжке.

Особенности заполнения дубликата и электронной версии

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Если сотрудник не отказался от бумажной формы, допускается одновременное ведение бумажной и электронной записей.
• При оформлении дубликата (например, при потере оригинала) в книжке в соответствующем поле вносится отметка о выдаче дубликата, подпись ответственного лица и дата.
• Электронный вариант оформляется в системе кадрового учёта, но в бумажной книжке также фиксируется информация о выдаче дубликата.

Примеры оформления записи

Ниже представлен пример записи в бумажной форме:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Дата заключения трудового договора: 
Должность: Администратор отдела кадров
Подразделение: Отдел кадров
Дата начала работы на новой должности: 
Примечание: Перевод из отдела бухгалтерии (приказ № 123 от )

В электронной форме те же сведения заносятся в соответствующие поля системы, однако в бумажной книжке указывается отметка о выдаче электронного документа.

Как отразить увольнение администратора

При увольнении администратора в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудовых отношений. Эта запись должна содержать:

1. Дата увольнения.
2. Причину увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
3. Подпись ответственного лица (например, директора или руководителя отдела).

После увольнения в книжке ставится отметка «Уволен» и ставится подпись руководителя, подтверждающая законность данного действия.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли одновременно вести бумажную и электронную форму?
  Ответ: Да, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы. В этом случае в книжке фиксируется информация о переходе на электронный документ.
• Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка в наименовании должности?
  Ответ: Ошибку необходимо исправить путём выдачи дубликата с правильной записью и отметкой «исправлено».
• Вопрос: Нужно ли указывать в книжке сведения о прохождении аттестации?
  Ответ: Да, если аттестация является обязательной для занимаемой должности (например, аттестация руководителей подразделений).

Позиция администратора в трудовой книжке требует тщательного и точно оформленного подхода. Правильное заполнение полей, своевременное оформление приказа, переводов и увольнений – залог юридической чистоты документа и отсутствия проблем при проверках. Соблюдая нормы Трудового кодекса РФ и Инструкцию по заполнению трудовых книжек, работодатели обеспечивают прозрачность кадровых процессов и минимизируют риск ошибок.