Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, должности и квалификацию работника. При увольнении сотрудника, особенно если речь идёт о главном работнике (ключевом специалисте, руководителе или сотруднике, от которого зависит целостность организации), запись в трудовую книжку имеет особое значение. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить запись при увольнении в связи с выходом основного работника.
Правовые основания
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 113‑115, 117‑118, 122‑123, 125‑128.
- Постановление Правительства РФ № 1224 «Об утверждении правил оформления трудовых книжек» (с 1 янв. 2026 г. – переходный период по внедрению электронных трудовых книжек).
- Федеральный закон «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (для электронных трудовых книжек).
Что означает «выход основного работника»?
Термин «выход основного работника» может трактоваться по-разному:
- Сотрудник добровольно покидает компанию (самовольный уход).
- Сотрудник уволен по инициативе работодателя (дисциплинарный или экономический увольнение).
- Компания ликвидируется, реорганизуется, и ключевой сотрудник перестаёт работать в ней.
В каждом случае запись в трудовую книжку отличается по содержанию, но общие требования остаются неизменными.
Общая процедура увольнения
- Подготовка документов: договор о найме, приказ о приёме, справка о стаже, заявление работника о выходе (если добровольный уход).
- Согласование с бухгалтерией: расчёт последней зарплаты, выходного пособия, налоговых удержаний.
- Подготовка приказа о приёме в отставку/увольнении: в соответствии с ТК РФ (статья 122).
- Оформление записи в трудовой книжке: в разделе «Сведения о трудовом стаже».
- Подпись сотрудника и работодателя: подтверждает факт и согласие с записью.
- Передача копии записи работнику: в соответствии с ТК РФ (статья 125).
Запись в трудовую книжку
Запись должна быть сделана в следующем формате:
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Дата | Дата последнего рабочего дня + 1 день (или дата увольнения). |
| Причина увольнения | «Уволен по собственному желанию» (если добровольный уход) или «Уволен по инициативе работодателя» (если увольнение). |
| Подпись работника | Подпись внизу страницы. |
| Подпись работодателя | Подпись внизу страницы. |
| Дата подписания | Дата, когда запись была подписана. |
Если основной работник уходит в связи с ликвидацией предприятия, запись должна содержать уточнение:
«Уволен по инициативе работодателя по причине ликвидации предприятия»
Пример записи
«Уволен по собственному желанию. . Подп. Иванов И.И. Подп. Петров П.П. »
Особенности при выходе основного работника
- Нужно обязательно указать должность, которую занимал сотрудник, и его ключевую роль в компании.
- При увольнении по инициативе работодателя необходимо приложить справку о причинах увольнения (экономические, дисциплинарные, ликвидация).
- Если сотрудник является ключевым специалистом, работодателю рекомендуется оформить отдельный документ – Справку о трудовом стаже и квалификации, который будет полезен при расчёте пенсии и соцвыплат.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) запись в бумажной книге может быть заменена электронным документом, но бумажная копия должна храниться как резерв.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 янв. 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- Новые записи в трудовой книжке делаются в электронном виде.
- Бумажная книга сохраняется только как резервный документ.
- Запись в ЭТК должна быть подтверждена подписью работодателя через электронную подпись (ЭП) и хранится в системе «Электронная трудовая книжка».
- При необходимости можно получить печатную копию записи из ЭТК.
Практические советы
- Проверьте, что в трудовой книжке нет ошибок: даты, названия должностей, суммы зарплаты.
- Убедитесь, что все подписи находятся в пределах полей, указанных в ТК РФ.
- Сохраните копию записи в личном архиве сотрудника.
- Если сотрудник уволился по собственному желанию, не добавляйте негативных комментариев.
- При увольнении по инициативе работодателя обязательно укажите конкретную причину (экономическая, дисциплинарная, ликвидация).
- Если сотрудник является главным работником, рекомендуется оформить Справку о трудовом стаже и квалификации для пенсионного расчёта.
- При переходе на ЭТК убедитесь, что электронная подпись действительна и имеет срок действия.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Что делать, если я забыл подписать запись в трудовой книжке?
- Ответ: Сразу оформите новую запись с указанием даты и подписи, а также объясните причину пропуска.
- Вопрос: Как получить копию записи в случае потери трудовой книжки?
- Ответ: Обратитесь в отдел кадров с заявлением о восстановлении записи. В случае ЭТК можно запросить печатную копию из системы.
- Вопрос: Нужно ли хранить трудовую книжку в течение 30 лет?
- Ответ: Да, согласно статье 115 ТК РФ, трудовая книжка должна храниться в течение 30 лет после увольнения.
Запись в трудовую книжку при увольнении основного работника – это важный юридический акт, который фиксирует конец трудовых отношений и гарантирует работнику его права на пенсионные и социальные выплаты. Соблюдение всех требований Трудового кодекса, правильное оформление записи и своевременное предоставление копии сотруднику помогут избежать конфликтов и юридических споров в будущем.
При переходе на электронную трудовую книжку важно помнить о необходимости подтверждения подписи работодателя через электронную подпись и хранении резервной бумажной копии. Следуя приведённой инструкции, вы сможете корректно завершить трудовые отношения с ключевым сотрудником и обеспечить соблюдение всех правовых норм.