Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. При прекращении трудовых отношений работодатель обязан внести соответствующую запись в книжку сотрудников, для которых ведётся бумажный вариант документа. Ниже представлена пошаговая инструкция, правовые основания и образцы записей, актуальные на 2026 год.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 77, ст. 80, ст. 81, ст. 84.1;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями, действующими в 2026 году);
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в редакции, учтённой в 2026 году).

Согласно пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, увольнение по инициативе работника приравнивается к увольнению по собственному желанию. Статья 80 ТК РФ регулирует порядок увольнения по соглашению сторон, а статья 81 – увольнение по инициативе работодателя.

Кто отвечает за заполнение?

Ответственность за корректное внесение записи лежит на:

1. Отделе кадров (или уполномоченном лице организации);
2. Руководителе подразделения, который подписывает приказ об увольнении;
3. Бухгалтерии – при необходимости подтверждения расчётов и выплаты всех причитающихся сумм.

В случае электронного ведения трудовых книжек (с 2021 года допускается ведение в электронном виде) запись формируется в информационной системе и затем распечатывается для выдачи сотруднику.

Основные этапы заполнения трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка приказа об увольнении (форма Т‑8 или иная утверждённая форма). Приказ должен содержать:
   • номер и дату;
   • основание увольнения (ст. 77 ТК РФ – по собственному желанию, ст. 81 – по инициативе работодателя и т.д.);
   • дата последнего рабочего дня;
   • ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение;
   • подпись руководителя и печать организации.
2. Расчёт и выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие и др.).
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   1. Открыть трудовую книжку на странице, где ведётся текущий трудовой стаж;
   2. В колонке «№ п/п» проставить следующий порядковый номер;
   3. В колонке «Дата» указать дату увольнения (день, месяц, год) – обычно это последний рабочий день;
   4. В колонке «Сведения о работе» записать формулировку, соответствующую основанию увольнения (см. образцы ниже);
   5. В колонке «Основание» указать номер и дату приказа об увольнении (например: «Приказ № 123 от »);
   6. Подпись уполномоченного лица (кадровика) и печать организации.
4. Выдача трудовой книжки сотруднику под расписку в личной карточке или в журнале выдачи документов.

Образцы формулировок записей

Формулировка зависит от основания увольнения. Ниже приведены наиболее часто используемые варианты (актуальны для 2026 года).

Увольнение по собственному желанию (статья 77 ТК РФ)

Уволен по собственному желанию;

Увольнение по соглашению сторон (статья 80 ТК РФ)
Уволен по соглашению сторон.

Увольнение по инициативе работодателя (статья 81 ТК РФ)
Уволен в связи с сокращением штата (или: в связи с ликвидацией организации, в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с систематическим неисполнением трудовых обязанностей и т.п.).
Увольнение в связи с истечением срока действия срочного трудового договора
Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора.

Увольнение в связи с выходом на пенсию
Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту.

Особенности заполнения в 2026 году

С 2024 года введена обязательная электронная маркировка записей в трудовой книжке при использовании электронного формата. При печати бумажной версии маркировка не отображается, но номер записи в электронной системе должен совпадать с номером в бумажной книжке.
С 2025 года уточнено требование указывать ИНН организации в колонке «Основание» после номера приказа (например: «Приказ № 123 от , ИНН 7701234567»). Это помогает избежать путаницы при проверках;
Если сотрудник получал дистанционную работу, в формулировке допустимо добавить уточнение: «(удаленная работа)» после указания должности.
При увольнении иностранного работника необходимо дополнительно указать номер и дату разрешения на работу (патент, виза) в колонке «Основание».

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
В случае утраты трудовой книжки работник имеет право получить дубликат. Процедура:

Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;
Отдел кадров запрашивает архивные сведения о периодах работы (приказы, трудовые договоры, выписки из приказов о приёме и переводах);
На основании полученных данных заполняется новый бланк трудовой книжки (форма Т‑2) с внесением всех записей, включая запись об увольнении;
Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
Выдается сотруднику под расписку.

Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись об увольнении от руки?
Да, если используется бумажная трудовая книжка. Запись должна быть разборчивой, без исправлений. При необходимости исправить ошибку – зачёркнуть неправильный текст, написать правильный сверху и заверить подписью и печатью.
Нужно ли ставить печать организации рядом с подписью кадровика?
Да, согласно Постановлению № 225, запись о трудовой деятельности должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Как оформить запись, если сотрудник уволен за прогул?
Формулировка: «Уволен в связи с систематическим неисполнением трудовых обязанностей (прогул)». Основание – приказ об увольнении по статье 81 ТК РФ.
Можно ли использовать электронную подпись при заверении записи в электронной трудовой книжке?
Да, с 2021 года допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) при формировании и заверении записей в электронном виде.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении – важная часть кадрового документооборота, которая защищает права как работника, так и работника. Следуя представленной инструкции, используя актуальные образцы формулировок и учитывая изменения законодательства 2026 года, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное оформление трудовой истории сотрудника.
Если остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.