Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — ключевой документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Ситуация, когда сотрудник меняет место работы, но хочет сохранить единую трудовую книжку, требует особого внимания к оформлению записей. В этой статье разберем, как правильно и законно оформить запись в трудовую книжку по основному месту работы при переводе, совместительстве или при смене работодателя.

Что значит «запись по основному месту работы»?

Это правило, согласно которому все сведения о трудовой деятельности работника, в т.ч. о работе по совместительству, могут вноситься в одну трудовую книжку — ту, которая ведется по основному месту его работы. Это упрощает учет стажа и предотвращает дублирование документов.

Важно! Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, этот документ новые работодатели продолжают вести по общим правилам. При этом запись о совместительстве, как правило, также вносится в книжку по основному месту работы.

Ключевые случаи и правила оформления

Перевод внутри одной организации (смена структурного подразделения, должности)

Если сотрудник переводится на другую должность или в другой филиал/отдел в той же юридической организации, запись вносится в ту же трудовую книжку.

Графа 1 (Дата): Дата перевода (дата вступления в новую должность).
Графа 2 (Наименование организации): Не меняется, так как организация та же.
Графа 3 (Место работы и должность): Указывается новое место работы (структурное подразделение) и новая должность.
Графа 4 (Основание): Номер и дата приказа (распоряжения) о переводе. Пример: «Приказ № 45-к от «.

Образец записи при переводе:

ООО «Вектор»
Ведущий специалист отдела маркетинга (с )
Приказ № 45-к от

Работа по совместительству (внутреннее или внешнее)

Здесь действует принцип: трудовая книжка внешнего совместителя хранится и ведется по месту его основной работы. Запись о совместительстве вносится в основную книжку на основании документа от места совместительства.

Графа 3: Указывается место работы (организация, где происходит совместительство) и должность по совместительству. Обязательно пишем «по совместительству».
Графа 4: Номер и дата приказа (или трудового договора) от организации, где осуществляется совместительство.

Обратите внимание: Запись о совместительстве может быть сделана не в строгом хронологическом порядке, но после записи о приеме на основное место работы (п. 11 Порядка, утв. приказом Минтруда от № 320н).

Образец записи о внешнем совместительстве:

ООО «Вектор»
Специалист по кадрам (по совместительству) в ООО «Альфа»
Трудовой договор № 12-с от

Смена основного места работы (новый работодатель)

Это самый частый и сложный случай. Работник, имеющий бумажную трудовую книжку, при трудоустройстве в новую организацию предъявляет ее новому работодателю. Новый работодатель (если он не является правопреемником старого) не вносит записи о предыдущих местах работы. Он вносит только запись о приеме у себя.

Алгоритм действий:

Работник передает свою бумажную трудовую книжку в отдел кадров новой организации.
Новый работодатель вносит запись о приеме на работу (свою организацию, свою должность, свой приказ).
Предыдущие записи (об увольнении с прошлого места) уже есть в книжке. Они остаются без изменений.
Таким образом, вся история продолжает храниться в одном физическом документе, но записи ведутся разными работодателями.

Запись о приеме в новую организацию:

ПАО «Глобал»
Менеджер проектов
Приказ № 102-к от

Исправление ошибок в записях

Если в записи, внесенной по основному месту работы, допущена ошибка (например, в дате, должности, номере приказа), исправлять ее должен тот работодатель, который эту запись вносил.

Если компания-работодатель реорганизована: Исправить ошибку может ее правопреемник.
Если организации, допустившей ошибку, больше не существует: Исправить запись может новый работодатель (по основному месту работы) на основании имеющихся в книжке документов (приказы, уведомления).

Правила исправления: Ошибку зачеркивают одной тонкой линией (не уничтожая прежний текст), сверху пишут правильный вариант, делают отметку «Исправлено» и ставят подпись ответственного лица с расшифровкой и дату исправления. При этом обязательно указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (например, «На основании приказа № … от …»).

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для новых работников (если они не подали заявление о ведении бумажной).

В электронную базу (на сайте Социального фонда России) работодатель вносит полные сведения о приеме, увольнении, переводе, включая точные даты, должности, подразделения, номера приказов.
Выписка из ЭТК для работника содержит всю эту информацию в структурированном виде.
Ключевой момент: Если у работника уже есть «история» в бумажной книжке, а он переходит на ЭТК, то данные о предыдущих местах работы (если они были переданы в СФР предыдущими работодателями) отразятся в его электронном досье автоматически. Но если предыдущие работодатели не передавали сведения, история может быть неполной.
При переводе по основному месту работы в рамках ЭТК: Новый работодатель (или отдел кадров организации после перевода) вносит обновленные данные в электронную систему СФР, и вся история остается в одном электронном профиле.

Что делать работнику? Пошаговая инструкция

При приеме на новую работу (основное место): Обязательно предъявите свою бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) новому работодателю. Убедитесь, что в ней есть запись об увольнении с предыдущего места.
При совместительстве: Сообщите работодателю по основному месту работы, что вы устраиваетесь по совместительству. Предоставьте ему документ (трудовой договор или приказ) от организации-совместителя для внесения соответствующей записи в вашу основную книжку.
При переводе внутри компании: Предоставьте в отдел кадров приказ о переводе для внесения новой записи в ту же книжку.
Контроль: После каждого изменения проверяйте правильность внесенных записей в трудовой книжке (бумажной или электронной через личный кабинет на сайте СФР).
Если предыдущая организация исчезла: Не переживайте. Новый работодатель по вашему основному месту работы вправе и обязан внести запись о вашем приеме, основываясь на вашей книжке. Для исправления старых ошибок потребуются дополнительные документы (справки, архивные выписки).

Частые вопросы (FAQ)

Может ли новый работодатель переписать старые записи? Нет. Он вносит только запись о приеме у себя. Предыдущие записи (об увольнениях) остаются как есть.
Что если я работал по срочному договору, а потом меня взяли на постоянную? Вносятся две отдельные записи: о приеме по срочному договору и об увольнении (или переводе в постоянный штат) с указанием основания.
Могу ли я требовать от работодателя внести запись о совместительстве? Да, если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы эта работа шла в общую трудовую книжку по основному месту. На основании вашего заявления и документа от места совместительства работодатель обязан это сделать.
Где искать информацию, если у меня электронная трудовая книжка? Через личный кабинет на портале Социального фонда России (СФР) или через портал «Госуслуги». Полную выписку также может выдать текущий работодатель (форма СТД-Р).

Правильное ведение трудовой книжки — это ответственность работодателя, но контроль за точностью записей — ваше право. Всегда проверяйте даты, названия организаций, должности и номера приказов. В случае споров или ошибок обращайтесь в отдел кадров с письменным заявлением. Наиболее важным нормативным актом на 2026 год остается Приказ Минтруда России от № 320н, утверждающий Порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе анализа актуальной практики и нормативных документов по состоянию на 23 мая 2026 года. Законодательство может меняться. Для получения официальной консультации обращайтесь в органы труда или к юристу.