Современные правила ведения кадрового учета претерпели значительные изменения с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Вопрос о том, как оформить запись в трудовой книжке при отсутствии предыдущего опыта работы (то есть «без работы»), стал одним из самых частых. Данная статья разберет все нюансы, основанные на актуальном законодательстве (ТК РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ) и практике 2026 года.

Ключевой принцип: когда заводится трудовая книжка?

Главное правило, которое нужно запомнить:

• Бумажная трудовая книжка заводится только для работников, которые устраиваются на работу впервые и никогда ранее не вели трудовую книжку (ни бумажную, ни электронную).
• Электронная трудовая книжка ведется для всех остальных работников, у которых уже есть трудовая история. С 2021 года это основной формат.

Таким образом, ситуация «записи без работы» возможна исключительно при первичном трудоустройстве.

Сценарии и алгоритмы действий

Сотрудник устраивается на работу впервые (первичное трудоустройство)

Это единственный случай, когда запись в трудовую книжку (бумажную) будет фактически «без работы», так как предыдущих записей нет.

Что делать работодателю:

1. Не требовать предъявления трудовой книжки (бумажной или выписки из ЭТК), так как ее у соискателя физически нет.
2. Принять от работника заявление о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности. По умолчанию, если заявление не подано, ведение осуществляется в электронном виде (ЭТК). Но для первичного трудоустройства, если работник хочет бумажную книжку, он должен подать заявление о заведении бумажного экземпляра.
3. Оформить трудовой договор — это единственный документ, который является основанием для первой записи.
4. Если работник выбрал бумажную книжку:
   • Купить бланк трудовой книжки.
   • Заполнить ьный лист на основании паспорта: ФИО полностью, дата рождения, данные паспорта, образование (на основании документа), дата выдачи книжки.
   • Сделать первую запись о приеме на работу (дата, наименование организации, подпись, расшифровка, печать).
   • Завести книжку в приходно-расходной книге учета бланков.
5. Если работник выбрал (или не подал заявление, что равносильно выбору) электронную форму:
   • Информация о приеме на работу вносится в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и передается в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
   • Работнику по его запросу выдается выписка из электронной трудовой книжки.
   • Бумажную книжку не заводить!

Сотрудник говорит, что потерял трудовую книжку (имел предыдущий опыт)

Здесь ситуация иная. У работника уже есть трудовая история, но физический носитель утерян.

Что делать работодателю:

1. Не принимать на работу без предоставления сведений о трудовой деятельности. Это требование ст. 65 ТК РФ.
2. Объяснить работнику, что он должен сначала получить дубликат у последнего работодателя или выписку из своей электронной трудовой книжки (если она велась).
3. Если предыдущий работодатель был в бумажном формате и утерял книжку, он обязан оформить дубликат. Если же предыдущий работодатель уже перешел на ЭТК, то выписка берется через ПФР или личный кабинет на портале Госуслуг.
4. Только после предоставления документа, содержащего сведения о предыдущей работе (дубликат или выписка), можно оформлять нового сотрудника.
5. Не заводить новую бумажную книжку «с чистого листа»! Это приведет к утере стажа и нарушению закона. Запись о предыдущем месте работы должна быть перенесена.

Работник отказывается от бумажной книжки и хочет только электронную

Это стандартная практика с 2021 года для всех, у кого уже есть трудовая история.

Что делать работодателю:

• Принять заявление о выборе электронной формы (или отсутствие заявления о бумажной).
• Оформить прием на работу, корректно заполнить СЗВ-ТД и направить в ПФР.
• Не изготавливать и не хранить бумажный носитель.

Важные нюансы и частые ошибки

Ошибка 1: «Приняли без книжки, обещали принести потом»

Это прямое нарушение ст. 65 ТК РФ. Прием на работу без предъявления документа, подтверждающего трудовую деятельность, недопустим. Исключение — только первичное трудоустройство, когда документа физически не существует.

Ошибка 2: Оформили новую бумажную книжку человеку, который работал ранее

Такое действие лишает работника его законного стажа. Нужно требовать выписку из ЭТК или дубликат у предыдущего работодателя.

Ошибка 3: Не подано заявление о форме ведения

По умолчанию, если работник не подал заявление о желании иметь бумажную книжку, считается, что он выбрал электронную форму. Работодатель обязан вести учет в ЭТК.

Вопрос: А что со стажем при первичном трудоустройстве?

Стаж начинается именно с даты первой записи. Если это бумажная книжка, с даты приема, указанной в ней. Если ЭТК — с даты приема, указанной в СЗВ-ТД и зафиксированной в системе ПФР.

Практическая инструкция для HR-специалиста (2026)

1. Уточните у кандидата: Была ли у него ранее трудовая книжка (бумажная или электронная)?
2. Если «нет, впервые работаю»:
   • Запросите паспорт и документ об образовании.
   • Объясните право выбора формы (бумажная/электронная). Попросите письменное заявление (можно в виде отдельного документа или включить в заявление о приеме).
   • При выборе бумажной формы: заведите книжку, заполните и первую запись. При выборе электронной: просто оформите трудовой договор и СЗВ-ТД.
3. Если «да, была, но потеряна»:
   • Откажите в приеме до предоставления дубликата или выписки из ЭТК.
   • Укажите, что получить эти документы он может у последнего работодателя или через ПФР.
   • После получения документа проверьте его на соответствие и только затем оформляйте.
4. Если «да, есть электронная книжка»:
   • Попросите предоставить выписку из ЭТК (она может быть на бумаге или в электронном виде).
   • На основании этой выписки и трудового договора оформите нового работника, внеся данные в свою ЭТК (систему) и отправив СЗВ-ТД в ПФР.

Запись «без работы» в трудовой книжке — это не нарушение, а нормальная процедура первичного трудоустройства в условиях перехода на электронный документооборот. Ключ к правильному оформлению — четкое понимание, есть ли у работника предыдущая трудовая история.

• Для новичка (первая работа) — либо заводим бумажную книжку по заявлению, либо ведем электронную;
• Для имеющего стаж — только по предоставлению выписки из ЭТК или дубликата бумажной книжки. Никаких «чистых» бумажных книжек!

Соблюдение этих правил защищает и права работника (сохранение стажа), и работодателя от административной ответственности по Трудовому кодексу РФ.