Ситуация, когда организация принимает сотрудника для временного замещения основного работника (например, на период отпуска, болезни или командировки), возникает довольно часто. Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовую книжку в таком случае, вызывает много споров и недопонимания. Давайте разберемся, что говорит законодательство и практика.
Ключевой принцип: запись вносится по общим правилам
Самое главное правило: если работник принят по срочному трудовому договору на время отсутствия другого сотрудника, и эта работа является для него основной (то есть он не совмещает с другой работой у того же или иного работодателя), то запись в трудовую книжку вносится в общем порядке, без какого-либо специального указания на временный характер или причину приема.
Это прямо следует из разъяснений контролирующих органов и практики. Запись должна содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату заключения договора, должность, специальность, ставку (если требуется), а также подпись и печать работодателя.
Почему не указывается «на время отсутствия»?
Указание в записи на временный характер (например, «принят на период отпуска Иванова И.И.») считается излишним и может создать путаницу в будущем. Трудовая книжка фиксирует факт трудовых отношений, а не их возможное прекращение. Срок окончания действия договора и причина увольнения (окончание срока, возвращение основного работника) отражаются в записи об увольнении.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Обязанность работодателя вести трудовые книжки и вносить в них записи регулируется статьей 66 Трудового кодекса РФ. Запись о приеме на работу обязательна, если:
- Работа у данного работодателя является для сотрудника основной.
- Срок работы у этого работодателя составляет более 5 дней.
Таким образом, если временный работник принят на срок свыше 5 дней и эта работа у вас — основная (он не работает по совместительству), вы обязаны оформить запись.
Когда запись не вносится?
Запись в трудовую книжку не делается в следующих случаях:
- Совместительство. Если сотрудник принят на работу по совместительству (то есть у него уже есть основное место работы, и он работает у вас неполный день/неделю), то вести его трудовую книжку и вносить записи обязан основной работодатель. Вы как временный работодатель запись не вносите, но должны по запросу сотрудника выдать him справку о работе у вас.
- Срок менее 5 дней. Если договор заключен на срок, не превышающий 5 дней (например, на 3 дня), и работа не является основной, запись не требуется.
- Отказ работника от ведения трудовой книжки. С 1 января 2020 года работодатель может не вести трудовую книжку, если получил от сотрудника письменное заявление об отказе от ее ведения. В этом случае вы не вносите запись, но должны оформить сделку иным способом (например, издать приказ).
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Если запись обязательна, действуйте по стандартной схеме:
- Подготовьте трудовую книжку. Убедитесь, что у работника есть ваша книжка (если она была оформлена ранее) или вы оформляете новую. Проверьте, что все предыдущие записи (особенно об увольнении с прошлого места) сделаны корректно.
- Заполните ьный лист. Укажите ФИО, дату рождения, образование, специальность по документу об образовании. Печать на ьном листе не является обязательным требованием для действительности всей книжки, но ее наличие желательно.
- Внесите запись о приеме. В раздел «Сведения о работе» вносите запись в следующем формате (образец):
[Дата] Принят(а) на работу в качестве [должность, специальность] на условиях [полная/неполная ставка, если требуется]. Трудовой договор заключен на срок до [дата окончания срока договора].
Важно: Указывать «на время отсутствия [ФИО основного работника]» не нужно. Достаточно стандартной формулировки с указанием срока действия договора.
- Оформите запись. Запись должна быть сделана разборчиво, без исправлений и помарок. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное лицо, ставится печать организации.
- Вручите книжку работнику. При приеме на работу трудовую книжку (если она была у работника) необходимо изъять, внести запись и выдать back. Если книжка новая — вручить ее после заполнения.
Особые случаи и частые ошибки
Продление срочного договора
Если срок отсутствия основного работника продлевается (например, продлен отпуск по уходу за ребенком), и вы продлеваете договор с временным работником, новую запись о приеме не вносите. Просто в первоначальной записи об увольнении (при окончании первого срока) укажите причину как «истечение срока трудового договора». А при новом приеме (если будет новый договор) сделайте новую запись о приеме с новой датой и новым сроком.
Аннулирование записи
Если запись о приеме на время отсутствия была сделана с ошибкой (например, с указанием «временно»), ее можно аннулировать. Для этого делается новая запись с формулировкой: «Запись от [дата] № [номер] аннулирована как ошибочная. [Дата] Принят(а) на работу…». Старая запись при этом не зачеркивается, а остается в книжке.
Отсутствие печати
Если все записи в трудовой книжке сделаны правильно, но отсутствует печать организации (например, утеряна), это не является автоматическим основанием для признания книжки недействительной. Однако для избежания проблем рекомендуется восстановить печать или, если организация ликвидируется, сделать соответствующую отметку.
Увольнение временного работника
При увольнении временного работника (в связи с окончанием срока договора или возвращением основного сотрудника) вы обязаны:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием конкретного основания (п. 2 части первой ст. 77 ТК РФ, «истечение срока трудового договора»).
- Выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Если он не явился или отказался от получения, вы должны направить ему уведомление с предложением явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Копия уведомления хранится у работодателя.
- Принимаете на время отсутствия основного работника по срочному договору, и это его основная работа? → Вносите запись в трудовую книжку по общим правилам, без пометок «временно» или «на период отпуска».
- Принимаете по совместительству? → Запись не вносите. Обязанность вести книжку лежит на основном работодателе.
- Срок менее 5 дней или есть письменный отказ от ведения? → Запись не требуется.
- Всегда проверяйте наличие предыдущей записи об увольнении с прошлого места работы. Если ее нет — выясните у сотрудника обстоятельства.
- При увольнении вносите четкую запись с указанием основания и вручайте книжку, соблюдая процедуру.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать споров с работником и претензий со стороны государственных инспекций.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных разъяснений и практики (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, 2024-2026 гг.). Законодательство может меняться, для получения точной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.