Трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В ней не хранятся сами деньги, но в неё вносятся сведения о выплатах, премиях, надбавках и других доходах, которые впоследствии используются для расчёта пенсии, пособий и других социальных выплат. Ниже подробно рассмотрим, как правильно оформить такие записи как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке (ЭТК).

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем нужны записи о выплатах
2. Как оформить запись о выплатах в бумажной трудовой книжке
3. Как внести сведения о доходах в электронную трудовую книжку
4. Примеры записей
5. Частые ошибки и как их избежать

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Несмотря на это, многие организации продолжают вести бумажные варианты, особенно если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного формата. Поэтому важно знать, как правильно отразить в трудовой книжке любые денежные начисления: заработную плату, премии, компенсации, надбавки за вредность и т.д.

Что такое трудовая книжка и зачем нужны записи о выплатах

• Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий стаж, должности и периоды работы.
• Записи о выплатах не влияют на юридическую силу трудовой книжки, но они необходимы для:
  • подтверждения размера заработка при расчёте пенсии;
  • подтверждения дохода при оформлении пособий по безработице, больничным и декретным выплатам;
  • внутреннего контроля бухгалтерии и кадровой службы.
• В электронной трудовой книжке такие сведения хранятся в разделе «Сведения о заработке» (или аналогичном разделе, зависящем от оператора ЭТК).

Как оформить запись о выплатах в бумажной трудовой книжке

Процедура оформления записи в бумажном варианте регламентирована Приказом Минтруда России № 69н от (с учётом последующих изменений). Основные шаги:

1. Подготовка документа:
   • Откройте трудовую книжку на странице, где ведётся раздел «Сведения о работе» (обычно после последней записи о приёме/увольнении).
   • Если места недостаточно, используйте дополнительный лист (форма Т-2) и прикрепите его к книжке скрепкой или клеем.
2. Заполнение записи:
   • В колонке «Дата» указывается день, месяц и год начисления (например, ).
   • В колонке «Наименование выплаты» пишется вид начисления: «Зарплата за март 2026 г.», «Премия за выполнение квартального плана», «Компенсация за вредные условия труда» и т.п.
   • В колонке «Сумма, руб.» указывается размер начисления цифрами прописью (например, 45 000 (сорок пять тысяч) рублей 00 копеек).
   • В колонке «Основание» записывается номер и дата приказа, договора или иного документа, на основании которого производится выплата (например, «Приказ № 123 от »).
   • В колонке «Подпись работника» ставится подпись сотрудника (если требуется внутренним регламентом).
   • В колонке «Подпись ответственного лица» – подпись кадровика или бухгалтера, ответственного за ведение трудовой книжки.
3. Проверка и заверение:
   • Убедитесь, что все поля заполнены без помарок и ошибок.
   • При необходимости поставьте печать организации (если она используется в вашей компании).

Как внести сведения о доходах в электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка ведётся в системе Социального фонда России (СФР) через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или через специализированные сервисы ЭТК (например, «1С:Трудовая книжка», «Контур.ЭТК» и др.). Процесс выглядит следующим образом:

1. Авторизация в системе:
   • Войдите в личный кабинет работодателя на gosuslugi.ru или в ваш ЭТК‑сервис.
   • Выберите раздел «Трудовая деятельность сотрудников» → «Электронные трудовые книжки».
2. Поиск сотрудника:
   • Введите ФИО, СНИЛС или номер трудовой книжки работника.
   • Откройте его карточку.
3. Добавление записи о выплате:
   • Нажмите кнопку «Добавить запись» → выберите тип записи «Сведения о заработке» (может называться «Доход», «Выплата» и т.д.).
   • Заполните поля:
     • Дата начисления – день, месяц, год.
     • Вид выплаты – выберите из справочника (зарплата, премия, надбавка, компенсация и т.п.) либо введите вручную, если справочник не содержит нужного значения.
     • Сумма – введите числом (копейки допускаются).
     • Основание – укажите номер и дата приказа, договора, акта или иного документа.
     • Комментарий (по желанию) – любые дополнительные сведения (например, «выплата за сверхурочные часы»).
4. Сохранение и отправка:
   • После заполнения нажмите «Сохранить». Система автоматически сформирует электронную запись и передаст её в Социальный фонд России.
   • Получите подтверждение (обычно в виде уведомления в личном кабинете или email).
5. Проверка:
   • Войдите в личный кабинет сотрудника (через Госуслуги) и убедитесь, что запись отобразилась в разделе «Сведения о заработке».
   • При необходимости скачайте выписку из ЭТК для предоставления сотруднику.

Примеры записей

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Наименование выплаты: Зарплата за апрель 2026 г.
Сумма, руб.: 52 000 (пятьдесят две тысячи) рублей 00 копеек
Основание: Приказ № 45 от 
Подпись работника: __________
Подпись ответственного лица: __________

Пример записи в электронной трудовой книжке (JSON‑вид, для иллюстрации)

{
 "date": "2026-04-20",
 "paymentType": "Зарплата",
 "amount": 52000.00,
 "currency": "RUB",
 "basis": {
 "documentNumber": "45",
 "documentDate": "2026-04-01",
 "documentType": "Приказ"
 },
 "comment": "Выполнено согласно тарифной сетке"
}

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие основания – запись без указания приказа или договора считается неполной. Всегда прикрепляйте номер и дату документа.
• Неправильная сумма прописью – ошибки в прописи могут привести к спорам при проверке ПФР/СФР. Сверяйте сумму цифрами и прописью.
• Смешивание видов выплат – не записывайте в одну строку разные типы начисления (например, зарплата + премия). Делайте отдельные записи.
• Забыв о подписи работника – в некоторых организациях требуется подпись сотрудника для подтверждения получения выплаты. Уточните внутренний регламент.
• Несвоевременное внесение в ЭТК – запись в электронную книжку должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней после начисления. Задержка может привести к штрафам.
• Использование устаревших бланков – с 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках формы Т-2. Проверяйте актуальность бланка перед заполнением.

Положить деньги непосредственно в трудовую книжку невозможно, но внести сведения о всех денежных начислениях – обязательная часть ведения трудовой документации. Правильное оформление таких записей как в бумажном, так и в электронном виде обеспечивает:

• достоверное подтверждение стажа и заработка для пенсионного обеспечения;
• возможность быстро получить выписку при обращении в Социальный фонд, службу занятости или банк;
• снижение рисков штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Следуйте представленным инструкциям, проверяйте каждую запись на соответствие нормативным актам и внутренним регламентам вашей организации – и ваша трудовая книжка будет всегда в порядке.