Оформление пенсии — важный шаг в жизни каждого человека, и одним из ключевых документов для подтверждения стажа является трудовая книжка. Поскольку оригинал этого документа должен храниться у работодателя, для предоставления в государственные органы используется заверенная копия трудовой книжки. Для пенсионеров этот вопрос особенно актуален: от правильности заверения зависит срок назначения выплат и учет льготного стажа.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки для пенсионера в 2026 году, какие существуют законодательные требования и частые ошибки.

Зачем пенсионеру заверенная копия трудовой книжки?

В Социальный фонд России (СФР, правопреемник Пенсионного фонда) обязательно требуют заверенные копии всех страниц трудовой книжки. Это необходимо для:

• Начисления пенсии: подтверждение общего страхового стажа работника.
• Подтверждения льготного стажа: для досрочного выхода на пенсию (вредные условия труда, работа на Крайнем Севере и т.д.).
• Уточнения данных: если в электронной базе СФР есть расхождения или отсутствуют сведения за определенные периоды работы.

Кто имеет право заверять трудовую книжку?

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки. Заверить документ могут:

1. Руководитель организации (генеральный директор, директор и т.д.).
2. Специально уполномоченное лицо, как правило, специалист отдела кадров или бухгалтер, назначенный приказом (распоряжением работодателя) ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Важное правило: без письменного заявления работника (в т.ч. пенсионера) копию трудовой книжки выдать нельзя. Работодатель обязан подготовить документ в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Пошаговая инструкция: как правильно сделать и заверить копию

Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне. В 2026 году необходимо строго соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от № 435-ст). Также учитываются схожие требования, изложенные в пункте 1 Указа Президиума Верховного суда СССР от № 9779-X, которые применяются в части, не противоречащей ТК РФ.

Шаг 1. Создание копии

Работодатель готовит копию трудовой книжки, строго соответствующую оригиналу. Все страницы, включая оборотные стороны листов и пустые страницы, должны быть полностью скопированы. Нельзя пропускать страницы, даже если на них нет записей — это частая ошибка, из-за которой СФР может отказать в приеме документа.

Шаг 2. Заверение каждой страницы

На каждой странице копии внизу (или в месте, где есть свободное пространство) необходимо указать:

• Надпись «Копия верна»;
• Должность ответственного лица;
• Личную подпись ответственного лица;
• Расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
• Дату заверения;
• Печать организации (при ее наличии).

Особое внимание печати: печать должна ставиться так, чтобы она чуть заходила на саму копию трудовой книжки и чуть на подпись ответственного лица. Это подтверждает подлинность подписи и документа.

Шаг 3. Заверение всего документа (прошивка)

Если копия трудовой книжки состоит из нескольких страниц и не сшивается, заверительные реквизиты ставятся на каждом листе. Если же страницы прошиваются:

1. Страницы нумеруются и прошиваются прочной нитью.
2. Концы нити выводятся на оборотную сторону последней страницы и заклеиваются наклейкой.
3. На наклейке ставится печать и подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Отметка о месте хранения оригинала

Это самое важное требование ГОСТ Р 7.0.97-2016 для копий документов, выдаваемых для предоставления в другие организации! На последней странице копии (или на наклейке при прошивке) обязательно должна быть надпись:

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»

Эта фраза необходима, чтобы получатель копии (в нашем случае — СФР) был проинформирован о месте хранения оригинала. Без этой отметки копия считается заверенной ненадлежащим образом для внешних организаций.

Выдача оригинала трудовой книжки для оформления пенсии

Многие пенсионеры задаются вопросом: можно ли получить оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в СФР?

Да, такая возможность существует. При оформлении пенсии работодатель может выдать работнику оригинал трудовой книжки. При этом:

• В личной карточке работника или в книге учета движения трудовых книжек сотрудник расписывается в получении книжки на руки.
• Другой вариант — взять с работника отдельную расписку в получении оригинала документа с обязательством вернуть его в установленный срок.

Однако, выдача оригинала несет риски для работодателя (утеря, порча). Поэтому в большинстве случаев работодатели предпочитают выдавать именно заверенную копию или выписку из трудовой, что полностью соответствует закону (ст. 62 ТК РФ).

Частые ошибки при заверении

Чтобы Социальный фонд России принял документ с первого раза, избегайте следующих ошибок:

• Копирование не всех страниц (пропуск чистых страниц или оборотной стороны разворота).
• Отсутствие надписи о месте хранения подлинника (самая частая причина отказа в СФР).
• Печать не заходит на копию (печать стоит просто на белом поле, не затрагивая текст копии и подпись).
• Заверение неуполномоченным лицом (например, менеджером, не назначенным приказом).
• Отсутствие даты заверения.

Срок действия заверенной копии

Законодательством не установлен жесткий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако для Социального фонда России (СФР) действует негласное правило: копия должна быть свежей. Как правило, СФР принимает копии, заверенные не позднее 30 дней до дня обращения. Если в этот период в трудовую книжку были внесены новые записи, копию придется переделывать.

Получение заверенной копии трудовой книжки для оформления пенсии — это законное право работника. Главное — правильно составить заявление работодателю и проконтролировать, чтобы отдел кадров заверил документ по всем правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016. Наличие фразы «Копия верна», подписи, печати с заходом на документ и обязательной отметки о месте хранения подлинника гарантирует, что Социальный фонд России примет документ без лишних вопросов, а назначение пенсии не затянется.