В современном мире заверенная копия трудовой книжки становится обязательным документом при оформлении заявлений в банки, государственные органы, при трудоустройстве и в иных ситуациях․ В этой статье мы разберём, как правильно оформить заверенную копию, какие требования предъявляются к последней странице, какие ошибки чаще всего делают работодатели и как их избежать․
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки – это копия оригинального документа, заверенная работодателем (или уполномоченным лицом) печатью и подписью․ Она подтверждает, что копия полностью соответствует оригиналу и не содержит изменений․
Согласно Федеральному закону «О труде» и Постановлению Правительства РФ № 1053, копия трудовой книжки должна быть заверена в том случае, если она используется в качестве доказательства трудового стажа․
Зачем нужна заверенная копия?
- Оформление кредита в банке․
- Получение пособий и льгот․
- Трудоустройство в другой организации․
- Проверка стажа при пересмотре зарплаты․
- Подача документов в государственные органы․
Как правильно оформить заверенную копию?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления заверенной копии трудовой книжки в 2026 году․
Подготовка копии
- Сканируйте все страницы трудовой книжки (включая оборотные)․ Если копия содержит более 10 листов, можно сканировать только ьный лист и страницы с датами трудоустройства, но это зависит от требований организации․
- Проверьте, чтобы в сканах не было пропусков, размытых страниц или ошибок․
- Соберите сканы в PDF‑файл, убедитесь, что порядок страниц соответствует оригиналу․
Заполнение формы «Заверенная копия трудовой книжки»
В большинстве случаев работодателю необходимо заполнить форму, которую можно скачать из системы «Кадры» или «КонсультантПлюс»․
- Укажите ФИО сотрудника, дату рождения, номер трудовой книжки․
- Заполните сведения о месте работы, должности, периодах работы․
- Укажите дату выдачи копии․
Заверение последней страницы
Самый важный момент – запись на последней странице копии․ В соответствии с новыми требованиями 2026 года, запись должна быть размещена сразу под последней записью в трудовой книжке и выглядеть так:
Работает по настоящее время (если сотрудник ещё трудится в компании)
Дата выдачи копии:
Если сотрудник уже ушёл, укажите дату увольнения․
Подпись и печать
- Подпишите копию в свободной графе под записью о заверении․
- Наклейте печать работодателя (если печать имеет штамп с датой)․
- Если в компании есть отдельный кадровый сотрудник, он может поставить подпись и печать․
Проверка и выдача сотруднику
После заверения копия выдаётся сотруднику под личную подпись с указанием даты получения․ Важно, чтобы сотрудник подтвердил, что получил копию, подписав соответствующую строку․
Частые ошибки при заверении копий
- Не размещение записи о заверении на последней странице․
- Отсутствие подписи и печати․
- Неправильная дата выдачи (дата, не совпадающая с фактической)․
- Скопированные страницы с пропущенными листами․
- Использование копий с исправлениями (проверка, что в оригинале нет исправлений)․
Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)
Ниже приведён пример того, как должна выглядеть заверенная копия․ Вы можете использовать его как шаблон․
+-------------------------------------------------+ | Трудовая книжка (заверенная копия) | +-------------------------------------------------+ | ФИО: Иванов Иван Иванович | | Дата рождения: | | Номер: 123456 | | Работодатель: ООО "Ромашка" | | Должность: Менеджер по продажам | | Период работы: – | | Последняя запись: – Уволен | +-------------------------------------------------+ | Работает по настоящее время | | Дата выдачи копии: | | Подпись: ____________________ | | Печать: ООО "Ромашка" | +-------------------------------------------------+
Где можно получить образцы и формы?
- Система «Кадры» – образец формы 2026 года
- КонсультантПлюс – образец заверенной копии
- Библиотека документов в отделе кадров вашей компании․
Заверенная копия трудовой книжки – это важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж․ Правильное оформление последней страницы, подпись и печать – ключ к тому, чтобы ваш документ был принят в любой организации․ Следуйте рекомендациям, приведённым выше, и избегайте распространённых ошибок․
Если у вас возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей компании или к специалисту по трудовому праву․