В современных организациях часто возникает необходимость выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажный или электронный. 1С: Зарплата и управление персоналом (версии 8‑ред. 3 и выше) предоставляет удобный механизм формирования и учёта заявлений сотрудников о выбранном способе ведения трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, как правильно отразить в 1С заявление на бумажную трудовую книжку, какие настройки необходимо выполнить и какие нюансы следует учитывать.

Содержание

1. Подготовительные действия
2. Создание заявления в 1С
3. Редактирование и отозвание заявления
4. Отчётность и проверка данных
5. Часто задаваемые вопросы

Подготовительные действия

• Убедитесь, что у вас установлена актуальная конфигурация – 1С:Зарплата и управление персоналом 8‑ред. 3 (или более новая версия). В более старых версиях процесс может отличаться.
• Проверьте, что у пользователя, под которым вы работаете, есть права доступа к разделу Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки.
• Если в организации уже используеться электронный способ ведения трудовых книжек, необходимо убедиться, что в справочнике Сотрудники у выбранного работника указано «Электронная трудовая книжка» или «Бумажная трудовая книжка» – в зависимости от текущего статуса.

Создание заявления в 1С

2.1 Открываем нужный раздел

1. В главном меню выбираем Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки.
2. Откроется форма «Электронные трудовые книжки». В ней отображаются все сотрудники, у которых уже есть сформированные заявления.

2.2 Добавляем новое заявление

1. Нажимаем кнопку «Создать» (или «Добавить запись» в зависимости от версии).
2. В открывшейся форме Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности заполняем поля:
• Сотрудник – выбираем нужного работника из списка.
• Дата заявления – указываем текущую дату (по умолчанию будет подставлена системная).
• Вид заявления – Ведение бумажной трудовой книжки.
• Основание – обычно «Заявление сотрудника»; при необходимости можно указать «Перевод из электронного формата».
3. Сохраняем запись (Ctrl+S или кнопка «Записать и закрыть»).

2.3 Проверка корректности

После сохранения в таблице «Электронные трудовые книжки» в колонке Вид заявления у выбранного сотрудника должно отобразиться «Ведение бумажной трудовой книжки». Если вместо этого указано «Электронная», значит заявление сформировано неверно – проверьте поле «Вид заявления».

Редактирование и отозвание заявления

3.1 Как отозвать заявление о электронной трудовой книжке

1. В том же списке «Электронные трудовые книжки» найдите строку с сотрудником, у которого уже есть заявление на электронный способ.
2. В колонке Отозвано поставьте галочку ✓. При этом система автоматически создаст запись «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в СФР.
3. Сохраните изменения.

3.2 Изменение способа после отзыва

После того как заявление об электронном способе отозвано, вы можете создать новое заявление (см. пункт 2.2) с выбором «Ведение бумажной трудовой книжки». Таким образом, процесс полностью соответствует требованиям ФЗ «О персональных данных» и приказам Минтруда РФ.

Отчётность и проверка данных

4.1 Формирование отчёта по способу ведения трудовых книжек

1. В меню Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки нажмите кнопку «Отчет» (или выберите готовый отчёт «Список сотрудников с выбранным способом ведения трудовых книжек»).
2. В параметрах отчёта укажите период (обычно – текущий месяц) и нажмите «Сформировать».
3. В полученном документе проверьте, что у нужных сотрудников в колонке Вид заявления указано «Ведение бумажной трудовой книжки».

4.2 Проверка в бухгалтерском учёте (при необходимости)

Если в вашей организации бумажные трудовые книжки учитываются в составе материальных ценностей (МПЗ), то:

• Убедитесь, что в Регистре бухгалтерского учета «Материальные ценности» отражена операция «Приём в эксплуатацию» в дату передачи книжки.
• НДС начисляется на дату передачи, и эту операцию необходимо отразить в Книге продаж (см. пункт 7 июля 2023 г. в исходных данных).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно иметь два заявления (на бумажную и электронную книжку) у одного сотрудника?

Нет. По законодательству каждый сотрудник может выбрать только один способ ведения трудовой книжки. При выборе нового способа необходимо отозвать предыдущее заявление.

Как отразить изменение способа в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0?

В 1С:Бухгалтерия 3.0 процесс аналогичен: в разделе Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки выбираете сотрудника, меняете поле Вид заявления и сохраняете. При этом в справочнике Сотрудники автоматически обновляется атрибут «Способ ведения трудовой книжки».

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной книжки после её выдачи?

Необходимо оформить отзыв заявления в колонке «Отозвано», а затем создать новое заявление с выбором «Электронная трудовая книжка». При этом бумажную книжку следует вернуть в архив и оформить соответствующий акт возврата.

Где хранится электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки хранятся в Социальном фонде России (СФР). При формировании заявления 1С автоматически передаёт необходимые сведения в СФР через интеграцию (в случае наличия подключения).

Отражение в 1С заявления на бумажную трудовую книжку – процесс, который состоит из трёх основных шагов:

1. Подготовка (проверка прав доступа и текущего статуса сотрудника).
2. Создание заявления в разделе Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки с указанием «Ведение бумажной трудовой книжки».
3. Контроль и отчётность (проверка в отчётах, при необходимости отозвание старых заявлений).

Следуя описанным инструкциям, вы сможете без ошибок оформить нужный документ, обеспечить соответствие требованиям законодательства и поддерживать актуальность данных в системе 1С.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к администратору 1С или в службу технической поддержки вашего программного продукта.